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熊本市役所 様

熊本地震の被災で実感した“庁舎内での情報共有強化”のために
ブイキューブの電子黒板と遠隔会議システムを導入

■熊本市 政策局危機管理防災総室

危機管理及び防災対策に係る企画や地域防災計画、災害対策基本法、武力攻撃事態等における国民の保護のための措置などに関する業務を行う。

市庁舎内の3部屋にまたがる災害対策本部におけるリアルタイムでの情報共有に電子黒板を導入

熊本市役所では市庁舎の構造上、災害対策本部が「指揮室」「情報調整室」「本部室」の3部屋に分かれて設置され、特に「本部室」はフロアも異なる。2016年4月の熊本地震被災の際、ホワイトボードや紙に記載した情報が、各部屋の間でリアルタイムで共有できないことが大きな課題であったことから、有事の際の情報共有のしくみを整備。電子黒板「xSync Board」を各部屋に配置し、遠隔会議 ソリューション「xSync Prime Collaboration」により、すべての部屋で同じ情報を共有。リアルタイムで書き込みを行いながら、瞬時の判断が求められる災害時に備えている。

災害時における情報共有の課題

ホワイトボードや紙はスペースに制約

情報量が一定量を超えると、書き込めるスペースがなくなる。写真に保存してから書き込みを消し、続きを書いていたが、時間と手間がかかる。

アナログとデジタルの情報が集約できない

ホワイトボードに書き込んだ内容や、地図上に貼った付箋などのアナログ情報とメールやデジカメ画像などのデジタルデータが混在し、情報の俯瞰、集約や整理が困難。

異なる部屋との間では情報共有が困難

ホワイトボードへの書き込みや紙の地図は、離れた場所ではリアルタイムに情報が共有できない。場合によっては紙の資料を別の部屋に持参するケースも。

「xSync Board」+「xSync Prime Collaboration」でこう解決!

スペースの制約を気にすることなく多数の情報を書き込める

スペースの制約を気にすることなく多数の情報を書き込める

電子黒板は書き込みで余白スペースがなくなれば、画面を切り替えて次のページに続きを書き込めるため、物理的な制約を気にせずに、集まってきた情報を記入できる。

書き込んだ情報を変更したり、時系列で記載したい情報の順の入れ替えや、文字の拡大・縮小もできる。画面上のスペースを自由に活用できるので、情報把握がしやすくなる。

電子黒板への手書き情報をデジタルデータとして集約できる

電子黒板への手書き情報をデジタルデータとして集約できる

ホワイトボードへ書き込んだ文字情報も、画像としてデジタルデータ化することで、メールやデジカメ画像などのデジタルデータと集約できる。

被災状況の写真や地図に手書きでマーキングした内容をデジタルデータとして保存、共有し、必要なタイミングで電子黒板に表示できる。

異なる部屋でも同じ画面を閲覧でき書き込みもリアルタイムで共有

異なる部屋でも同じ画面を閲覧でき書き込みもリアルタイムで共有

遠隔会議システムで3つの部屋の電子黒板に接続することで、同じ内容を表示しながらディスカッションができ、書き込んだ内容もリアルタイムで共有できる。

電子黒板と遠隔会議システムを組み合わせることで、実際には離れた部屋にいながら、あたかも同じ場所にいるようなディスカッションが可能。瞬時に正確な判断を行いやすくなる。

「xSync Board」+「xSync Prime Collaboration」選定のポイントは?

画像や音声がクリアで途切れない品質であるか?

緊急時の判断のベースとなる情報を共有するため、画面に表示される画像のクリアさや、遠隔会議の音声が途切れないクオリティであること。

  • 大画面でクリアな画像表示ができ、指で拡大も可能
  • 帯域不足の環境でも音声が途切れにくい技術を採用

災害などの緊急時に使用するため、誰でも簡単に使える操作性であるか?

緊急時にも戸惑うことなく、スピーディーかつ正確に扱える操作性であること。

  • 電子黒板「xSync Board」には付属のペンや指でホワイトボード同様に書き込みが可能
  • 遠隔会議ソリューション「xSync Prime Collaboration」は必要な機能が集約された操作パネルを画面に表示

お客様の声

震災対処実動訓練で活用してみて情報共有のスムーズさを改めて実感

村上 孝之 氏

熊本市政策局危機管理防災総室 室長 村上 孝之 氏

本来、災害対策本部はワンフロアに集約されているのがベストですが、熊本市役所では市庁舎のスペース上、2つのフロアにまたがった3つの部屋に分散しているのが実情です。

「xSync Board」と「xSync Prime Collaboration」の選定段階では、何よりも「誰もが使えて操作が簡単であるか」を重視し、私自身もデモで実機を触っていたため、ある程度の効果は想定できていました。2018年4月に実施した震災対処実動訓練で両製品を活用したところ、改めて「離れた部屋での情報共有に電子黒板と遠隔会議の組み合わせは有効」ということを実感しました。

有事でスムーズに使うためには、日常での会議でも幅広く活用

伊藤 暢章 氏

熊本市政策局危機管理防災総室 技術主幹 伊藤 暢章 氏

震災対処実動訓練の災害対策本部会議で市長から、電子黒板を利用した遠隔会議による情報共有は災害時に有効であり、いざ緊急時に活用するためには日常的な会議でも使用しておくといいのではないかという指摘がありました。

現在、多部署で活用する方向を検討しており、平時で利用することで緊急時にもスムーズに運用できればと思っています。まだ導入直後であり十分に使いこなせているとは言えませんが、今後は県庁や消防など外部との情報共有も、電子黒板経由でできるのが理想と考えています。

熊本市役所様における
「xSync Board」+「xSync Prime Collaboration」活用法

熊本地震発生から2年目となる2018年4月15日、熊本市では震災対処実動訓練を実施した。この訓練では、庁舎内にフロアをまたいで分散した災害対策本部「指揮室」「情報調整室」「本部室」の各部屋に電子黒板「xSync Board」を設置。3台の「xSync Board」を遠隔会議ソリューション「xSync Prime Collaboration」で接続し、2年前の震災で課題となった“離れた部屋の間での情報共有”をスムーズに行えるか検証した。

熊本市役所における災害対策本部の設置状況

熊本市役所における災害対策本部の設置状況

「xSync Board」を活用したやり取りの例①

「xSync Board」を活用したやり取りの例①

「xSync Board」を活用したやり取りの例②

「xSync Board」を活用したやり取りの例②

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組織名
熊本市役所 様
URL
https://www.city.kumamoto.jp/
住所
熊本市中央区手取本町1-1

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