ネット環境があれば誰でも簡単にビデオ通話ができるWeb会議の特長を知れば知るほど、「Skypeのような無料のメッセージツールでいいじゃないか」と感じるのではないでしょうか？しかし、企業向け有料サービスであるWeb会議と個人法人を問わず世界中に開かれたサービスである無料メッセージツールでは、大きな違いがあります。その違いを5つのポイントで整理してみましょう。
働き方改革が始まり、「何から手をつければ良いかがわからない……」そうお困りの企業担当者さまも多いことでしょう。そのような課題解決の一手として導入を検討していきたいのが、テレワークです。
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近年、無料メッセージツールの性能は飛躍的に向上し、Web会議に負けない程の高精細な動画・音声のやりとりが簡単にできるようになりました。しかし、注意すべき点はそのパフォーマンスが一切保証されていないということです。
無料メッセージツールを導入した場合には、サービスの不具合や不安定に対するリスクを抱えながらサービスを利用することになり、不具合が発生した場合にもその企業に特定のサポートをしてくれるわけではありません。
また、無料のメッセージツールはサービスを維持するサーバー環境の実態やセキュリティ対策の実態も不透明な場合が多く、機密性の高い情報のやりとりが生まれるビジネスのコミュニケーションではこの不透明感は高いリスクになると言えるでしょう。
ビジネスの現場では、常に安定したパフォーマンスと高いセキュリティでサービスが利用できる必要があり、利用しているサービスが不具合を起こした場合には具体的な損害や企業に対する信用低下が生まれる場合も考えられます。そうしたリスクを避けるためには、ユーザーの通信環境に合わせて安定したパフォーマンスが提供され、導入した企業へのサポートも充実しているWeb会議を検討するのが望ましいと言えます。
無料のメッセージツールには“できること”が限られているのも注意すべき点です。
ビジネスのコミュニケーションは決して音声や映像だけで済むわけではなく、資料を共有したりメモやホワイトボードを共有・共創したり、場合によってはお互いのパソコン画面を共有することで充実した内容にすることができるものです。しかし、無料のメッセージツールは個人間で会話を楽しむことを念頭に置いているものが多いため、音声・映像以上のコミュニケーションが困難な場合が多いのが現状です。
また、Web会議は同時に大人数が会話に参加しても安定したパフォーマンスが提供されるように設計・開発されている一方、無料のメッセージツールは1対1のみを想定しているため、3人以上での利用ができないか、利用できてもその品質が著しく低下することがあります。また、Web会議ではサービスを利用していない“ゲスト”の招待も簡単にできるのですが、無料のメッセージツールではそれもできません。ビジネスでの利用には不向きな面も多数存在します。
また、無料のメッセージツールはサポートしているデバイスにも制約がある場合が多いのも注意すべきでしょう。Web会議であればパソコン（Windows/Mac）、スマートフォンやタブレット（Android/iOS）などあらゆる環境でサービスを提供しています。
Web会議は多くの場合、標準的な通信機器やソフトウェアと互換性があり、相手が同じ環境でなくともコミュニケーションを生み出すことができます。例えば、Web会議を利用すれば、外出先で社員がオフィスの会議室で行われているテレビ会議に参加することも可能です。しかし、無料のメッセージツールは独自の通信技術をもとにサービスを提供している場合が多く、サービス外の人と通話するには有料プランを利用するか、または全く利用できない場合もあります。
Web会議はブラウザを利用（スマートフォン・タブレットではアプリを利用）して会議に参加するため専用の環境を用意する必要がありませんが、無料のメッセージツールはお互いは専用のソフトウェアを導入して会員IDを持ち、お互いがその会員IDを知っていなければコミュニケーションを行うことができません。とても閉ざされた環境でサービスを利用することになり、ビジネスで生まれるコミュニケーションの輪の広がりに対応できるとは言えないのです。
Web会議の特長のひとつは、直観的なユーザーインターフェイスにあると言えます。Web会議にはコミュニケーションを充実させるための様々な機能が満載されていますが、実際に利用する画面は直観的でリテラシーの低い人にもわかりやすくデザインされています。たとえば、今までWeb会議を全く使ったことがない人が参加しても、特に使い方をレクチャーすることなくすぐに使いこなすことができるでしょう。
前述の通り、無料のメッセージツールは専用の環境を用意してソフトウェアの使い方を知らなければすべての機能を使いこなすことはできず、オフィス内の社員に使いこなし方を理解してもらうためには、使い方のレクチャーや社内サポートは不可欠です。使い方がわからない社員は利用するのをあきらめ、導入に使った時間と労力が無駄になってしまいかねません。多くの社員が導入したサービスを使いこなすためには、直観的でわかりやすいサービスを導入することが望ましいのです。
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