「テレビ会議」と「Web会議」、ビジュアルコミュニケーションを実現するふたつのインフラには、どのような特長の違いがあるのでしょうか。今回は『機動力』というキーワードをテーマに、テレビ会議とWeb会議の違いを整理してみましょう。
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テレビ会議とWeb会議の大きな違いのひとつが、その手軽さです。企業は、業務の円滑化に必要だと思ったら、すぐに低価格で信頼性の高いWeb会議が利用できるクラウドサービス環境を構築することができます。
確かに、テレビ会議は経営会議や株主総会などミスが絶対に許されない重要な会議でも安定した通信と高い臨場感が得られる点が大きな特長です。しかし、テレビ会議を実施する環境を構築するためには数万円から数十万円という高価な専用機器の導入、テレビ会議専用の通信回線、通信の相手方も同じく専用機器と回線接続の用意など膨大な設備投資を必要とします。
また、テレビ会議専用の環境一式は接続する相手方となる拠点を増やすたびに追加する必要があるため、ビジネス環境と共に設備投資の額は導入後にも膨れ上がる可能性が。さらに、システムの保守や機器のメンテナンス、故障時の交換にもコストが発生します。
対してWeb会議は、パソコンとインターネット回線、Webカメラ（内蔵されている場合が多い）とヘッドセット（数千円から販売している）を用意するだけ。パソコンとインターネット回線は概ね企業に導入されているので、追加で初期投資が必要なのはヘッドセットとカメラのみとなります。また、ユーザー数が増えた場合などもカメラ・ヘッドセットを必要数用意すればよいだけで柔軟に対応することができ、クラウドサービスなのでメンテナンス・フリー。利用開始後の追加投資もごくわずかなので、コスト投資する判断のハードルを下げてくれると言えるかもしれません。
Web会議の特長はネットに繋がり会話ができる環境が用意できれば、いつでもどこでもコミュニケーションをすることができるという点です。外出した際には、ノートパソコン、スマートフォン、タブレットを活用することで、社内の打ち合わせに遠隔参加し、必要な業務連絡を相手の顔と資料を同時に観ながら行うことができるのです。
また最近のWeb会議サービスは、会議室で行われるテレビ会議機器も同じクラウドサービスに接続することで、すでに利用しているテレビ会議機器を無駄にすること無く、遠隔会議を開催できるほか、電話会議サービスとの連携機能によって、Web会議に携帯電話などの一般電話回線を通して音声のみで複数人が参加することも可能になります。これらWeb会議のもつシームレス性は、外回りなど外出の多い社員を時間や場所の制約から解放し、ワークスタイルを変革させることが期待できます。Web会議の持つ「機動力」は、いつどこにいても社内外の円滑なコミュニケーションを可能にし、ビジネスのスピードや柔軟性を加速させる原動力となります。
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