Web会議はクラウドを介して相手の顔を観ながらコミュニケーションができるサービスだという認識は高まっているものの、Web会議サービスの上でビジネスを行った際の価値は『生産性向上』に顕著に表れます。Web会議を使ったビジネスの現場で何が起きているのか、改めて整理してみましょう。
働き方改革が始まり、「何から手をつければ良いかがわからない……」そうお困りの企業担当者さまも多いことでしょう。そのような課題解決の一手として導入を検討していきたいのが、テレワークです。
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ところで、ビジネスの相手に直接会いに行って会議室で対面して打ち合わせをするメリットとは何でしょうか。相手の顔が見えることで、表情や会話の中で気になる部分を確認しながら円滑な意思疎通ができること、その場の流れで必要な資料を見せたりデモンストレーションをしたりなど、臨機応変な状況対応ができること、ホワイトボードなどにメモを残してその場でアイデアを煮詰めることができること……、これらはすべて当てはまるのではないでしょうか。
確かに、電話や通話アプリなど音声通話のみでの打ち合わせでは、先ほど挙げたようなメリットを実現することができません。またテレビ会議では画面上に打ち合わせの相手が映し出されることで「相手の顔が見えること」というメリットは高品質に満たしてくれますが、臨機応変な対応やメモの共有などには向いていません。しかし、Web会議ではこれらのメリットを実現する細やかな機能が用意され、対面して行う打ち合わせと同じ生産性を実現することができるのです。
Web会議には、相手の顔を映し出して音声通話を可能にする以外にも、様々な機能が実装されています。
例えば、会話をしながらウェブサイトのURLやテキスト情報をシェアしたい場合にはテキストチャット機能を使いましょう。メールに添付するには少しファイルサイズが大きい会議資料を打合せ参加者に共有したい場合にはファイル送信機能を使えば、簡単に必要な資料を相手に見せることが可能で、印刷物ではなくデジタルデータなので保存や再利用も簡単です。外出先からWeb会議に参加して、スマートフォンやタブレットで撮影した写真の共有も簡単なタッチ操作でできるため、伝えたい現場の様子を高精細な写真で共有することもできるでしょう。
会議室で打ち合せをするように、資料を２人で見ながらディスカッションしたい場合には、画面に映し出して共有し、資料画面をホワイトボードのように使って、書き込みや手書きメモを残すこともできます。参加者が共有できるテキストエディタを使って、書記を持ち回りにして議事録を共有することも可能です。さらに、お互いのパソコンへのリモートアクセスを可能にする機能を使って、相手に自分のパソコンを操作してもらい課題を解決することもできます。
このように、“遠隔コミュニケーションだからできないこと”をあらゆる機能で解決し、時間や空間の制約を飛び越えてリアルなコミュニケーションと同じ臨場感を実現することができるのが、Web会議のメリットです。意思疎通を支える幅広い機能を活用することで、コミュニケーションの生産性が向上し、ビジネスを加速させることができるでしょう。
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