自社に合うのはどれ？価格帯から考えるWeb会議／テレビ会議のメリット・デメリット

「とりあえず、コミュニケーションが取れれば簡易なツールで安く使いたい」「費用をかけても、対面の会議と遜色ない形で使いたい」…昨今、数多くのWeb会議／テレビ会議システムが登場していますが、価格によってそれぞれどのような違いがあるのでしょうか。今回は、主にWeb会議／テレビ会議システムを、無償または安価、クラウド型の比較的低価格＆月額利用、高価な据置き型の大規模システムの3つの価格帯から考えます。

Web会議／テレビ会議システムを大きく3つの価格帯に分けると

「無償で利用できるツール」のメリット・デメリット

近年、無料の通話アプリ（ビデオチャットなど）が人気です。スマートフォンなどにソフトウェア（アプリ）をダウンロードすれば、手軽に使えるサービスがいくつも提供されています。

まずそのメリットは、普段使っているデバイスがあれば、特にコストをかけることなく、互いに顔を見ながら気軽にコミュニケーションができる点にあります。特別な契約を交わすことなく、慣れ親しんだデバイスを使ってすぐに始められますので、少人数で顔を見ながら会話をする程度であれば、非常に便利なツールです。

気軽に利用できる一方、デメリットも存在します。そもそも、無償のコミュニケーションツールは個人利用向けのものが多く、そもそも企業利用に適していないものがほとんどです。企業における会議では、資料を共有しつつ顔を見ながら議論をするというのがスタンダードですが、資料共有の機能が備わっていない場合があります。またセキュリティの観点では、その通信内容の機密性についてサービスの提供者が何らかの責任を持つというものではありません。無料ツールはユーザー同士のつながりを管理できず、ログも追えないですし、部外者に機密ファイルを誤送信してしまうリスクもあります。またPtoP型通信のため、多拠点通信に対応していない場合もあり、全国拠点で会議を開催しようとすると、会議が途切れてしまう等のリスクがあります。ほかにも、サポート体制が整っていない場合が多く、接続不具合などがあった場合の運用も担保されていません。

「比較的低価格のクラウド型Web会議」のメリット・デメリット

Web会議／テレビ会議は、クラウド型、オンプレミス型などの提供形態がありますが、多くの企業が利用しやすいのは、クラウド型のWeb会議サービスではないでしょうか。

クラウド型Web会議の場合、自社内にサーバーを設置することなく、自前のPCやスマートデバイスとネットワーク環境さえあれば、イニシャルコストを抑えながら、比較的レベルの高い遠隔コミュニケーションが可能です。クラウド課金なので、毎月数千円～という利用料金で、企業における会議で必要な機能や、セキュリティが担保されたサービスを利用できるというメリットがまず、挙げられます。また、接続トラブルなどが発生した場合にも、サポートを受けることができ、中には24時間365日対応のサポートサービスを提供しているベンダーもあります。

他にもそのメリットとして、

• ソフトウェアのインストールが不要なサービスもある。
• クラウドサービスなので、システムのアップデートを行う必要がない。
• PC端末から会議に参加できるので、1つの部屋に集まらずに、自席から参加できる。
• チャットなどコミュニケーションツールとシームレスに連携して活用できるサービスもある。

などが挙げられます。

次に、そのデメリットを見てみましょう。
ネットワーク環境や利用端末のスペック、周辺機材などに、少なからず依存する部分があるため、

• 画像／音声の遅延や停止などが発生する場合がある。
• 回線状況の変化で画像／音声のクオリティが変動しやすい。
• パブリック回線を利用する場合、回線への負荷率が高い。
• 自社の環境に合わせて自由にカスタマイズしにくい。

などが挙げられます。
多拠点で会議を開催する場合、接続端末数が多い場合には、ネットワーク帯域をそれなりに使ってしまうということについては認識しておくとよいでしょう。

「高価格帯のテレビ会議システム」のメリット・デメリット

高価格帯のテレビ会議システムは、専用ハードウェアやサーバーを設置する必要があるため、初期費用+保守費用で年間数百万円という価格帯中心でしょうか（もちろんメーカー、製品のグレードにより数倍の差はあります）。

テレビ会議システムの場合、社内にサーバーを設置し、オンプレミスで運用する、プライベートクラウドなどで運用するというケースが多く、そのメリットとしては、何と言っても、専用ネットワーク内での通信ですから、画質・音質・接続性が優れていることです。経営会議など、拠点毎のメンバーの表情まで克明に確認したい場合や、製造業など設計図やイメージを正確に共有することが必須の業界などに適しています。また社内イントラにサーバーがあるため、自社のセキュリティポリシーに適した運用管理ができるという点が挙げられるでしょう。また、自社の環境や利用シーンに合わせて、カスタマイズすることも可能です。

そのほか、テレビ会議システムのメリットとしては、

• 全社的な活用が進めば進むほど、コストメリットが大きい。

一方、デメリットとしては

• 導入コストがかかる。専用端末、サーバー以外にも、周辺機器の購入が必要となったり、大規模なネットワーク変更が必要となったりする場合も。
• 自社でのサーバー管理・メンテナンスが必要になるので、管理負荷が増える。管理を任せる場合、保守費用がかさむ。
• 一度導入したら、使い続けなければならない。運用に乗らない場合に簡単にやめられない。
• 拠点を増やす場合、高額な拠点装置を設置しなければならない。
• Web会議システムよりも、利用開始まで時間を要する。

などが挙げられます。

まとめ

「Web会議／TV会議システム」と一口に言っても、様々な種類があり、それぞれメリット・デメリットがあります。「無料のツールで十分」という前に、「どのような目的で遠隔コミュニケーションツールを導入したいのか、セキュリティや業務効率化を考える上でどのような配慮が必要か」といったポイントを的確に見定め、この記事をヒントに製品選定を進めてはいかがでしょうか。