昨今、数多くのWeb会議サービスが登場しています。多種多様の製品がリリースされている状況の下、どのように自社に合うものを見極めればよいのでしょうか。今回は、その選定ポイントを「機能」面からチェックする方法について紹介します。
「Web会議サービスは種類が多くて、どう選べばよいのかわからない…」自社に合うサービス選びを考えた時に、このような悩みを持つ方も多いかもしれません。そこでまず、製品・サービス選定の際に「機能」を軸とした考え方を整理してみましょう。機能自体をチェックするとはいえ、自社のWeb会議サービスを導入する「目的」を明確にしなければなりません。
「目的」を明確にして、その目的が達成できる機能を持っているかどうか、それが予算内で達成できるかどうかを検討していくのが、選定の流れとなります。この時、「目的」を選定・導入関係者全員で共有できていることが重要です。例えば目的は、
「複数拠点で資料のレビューを行いながら会議を行う」
「製造拠点での試作品を、本社からチェックするため」
「全社会議で、社長や役員の講和を全員自席で聴けるようにする」
「海外と交換授業を行いたい」
というように、企業や組織・団体によってそれぞれでしょう。しかし、目的を明確にすることで、間違いのない製品選定ができるという点は、どのような組織でも変わりないことでしょう。そして目的を定めたら、Web会議サービスに関する基本的な機能をチェックし、さらに会議を便利にする周辺の機能をチェックするというように、自社の目的が達成できるかどうかを考えて選定するようにします。では、どのような機能をチェックすべきなのか、次項から見ていきましょう。
Web会議サービスの基本的な機能の主なものとして、次のようなものが挙げられます。
各機能と、先述した導入の目的を照らし合わせて「どこまで必要なのか」を検討するために、それぞれの詳細をまとめてみましょう。
映像の解像度は高ければ良いというわけではありません。その分、ネットワーク帯域が必要となったり、利用コストが高くなったりする可能性があるからです。例えば、遠隔地にある製造拠点で、試作品の細部まで確認したい、というような場合には高解像度であることが求められるでしょう。反面、それぞれの顔がある程度、確認できれば良いならば解像度はあまりこだわる必要はありません。 また、映像が遅延なく表示されるかもチェックすべきでしょう。これはネットワーク環境にも左右される部分があるので、実際にWeb会議を実施する環境で試用して、違和感やストレスなく対話できるのか確認するのがおすすめです。
会議中に音声が途切れたり、聞き取りにくかったりすることは、円滑なコミュニケーションが阻害されると同時に、会議への集中力が低下する恐れもあります。そこで、音声がクリアに聞こえること、途切れずに聞こえること、遅延が少ないことなどは重要なポイントです。これも、音声品質を担保するスペック等数値的な情報に加えて、製品を試用してチェックするようにしましょう。
Web会議サービスやテレビ会議システム普及初期によくあったのが、接続の操作に時間がかかってしまい、会議時間が圧迫されてしまうこと。最近では技術の進歩やネットワーク環境の向上などもあり、接続しやすくなっていますが、誰でも時間をかけずに簡単な操作で会議が始められることは重要です。また、操作しやすいツールであれば、利用方法の教育や不明点のサポートにかかる時間の短縮にもつながります。
Web会議には複数人数（拠点）が参加することが一般的でしょう。その時に、何人まで同時参加できるかはチェックすべき事項です。また、社外のスタッフでもゲスト参加できる機能があるかなども参考にしましょう。
自社で使用しているWindowsやMacOSなどのOSのバージョン、自社で利用を推奨しているWebブラウザの種類・バージョンに対応しているか、サポートされているかということも重要。また、タブレット端末やスマートフォン、スマートウォッチなどスマートデバイスが普及している今。iOSやAndroid OS等へ対応していることもまた、チェックポイントとなります。
Web会議サービスの導入・管理を担当する、情報システム部門などにとって、セキュリティ面の考慮は必須。そもそも、関係者以外にはWeb会議サービスが利用できないことや、誰が利用したのか履歴が残るような仕組みを持つサービスを選ぶことがおすすめです。
Web会議サービス自体に関する機能と合わせてチェックしたいのが、Web会議を便利にする機能。その代表的なものが、下記のような機能です。
それぞれ詳細は次のようになります。
業務で用いるPDF、PowerPoint、Excel、Wordなどの資料を手軽に共有できることで、会議の効率化につながります。確かに、ファイルを「別途メールで送る」「オンラインストレージで共有する」という選択肢もありますが、確実に議題の内容を閲覧できるようになります。さらに、共有したファイルの強調部分をハイライトできたり、赤字を入れたりできる便利な機能が搭載されていると、会議がスムーズに進められることでしょう。
テキストチャット機能もまた、円滑な会議進行をサポートします。例えば、意見のまとめに使う、ホワイトボード代わりに使うといった使い方が考えられます。ほかにも参考URLなどを送信することができれば、口頭で細々とした説明をするよりも、会議が進みやすくなるといったように、様々な活用方法が考えられます。
Web会議サービス選定で重要なことは「すべてを網羅している」ことではありません。「目的の実現」に向けて機能を取捨選択して、最適なWeb会議サービスを選びましょう。まずは、上記の「基本的な機能」を参考に比較表などを作成して、目的達成できる機能を搭載しているかどうかを検討してみてはいかがでしょうか。