テレビ会議システム最新事情…「設定や管理が難しい」という課題をいかに解決するか？

手軽なWeb会議サービスの普及が進む一方、経営会議や学術系のカンファレンスなど、品質や安定性が最優先という会議ではテレビ会議を選択したいというニーズも少なくありません。Web会議とテレビ会議の違いについては以前にも触れましたが、利用シーンに合わせて使い分けたり、連携したりというのが昨今の企業における使い方です。

しかし、テレビ会議システムは「高性能だけど操作が難しい」というイメージが浸透してしまっているのもまた事実です。そこで今回は「本当にテレビ会議はそんなに難しいのか」、その設定や管理の課題について考えてみましょう。

テレビ会議のよくある課題とは？

テレビ会議システムはこれまで、専用の通信機材やMCU（多地点接続装置）という高額の設備などが必要となる場合もあるため、設置に時間もコストもかかるのが一般的でした。その設定や操作も複雑で、ユーザーのための教育も必要です。Web会議サービスならば、使いなれた自分のPCで参加できますが、テレビ会議システムではそうはいきません。

「テレビ会議をはじめる時の操作が難しくて、会議が時間になっても始められない」「操作を覚えられず、誰かに教えてもらわなければスムーズにできない」など、会議の直前に設定がわからず焦ってしまうというユーザーも多いのではないでしょうか。

また、ボタンがたくさん配置された多機能リモコンも、中には「どこを操作してよいかわからず、つい気後れしてしまう、「うっかり設定を変えてしまいそうで、触るのが怖いという声もちらほら聞こえてきます。

このように、せっかく導入したテレビ会議システムが、操作性の問題でユーザーから敬遠され、結局は使われなくなってしまうのは避けたいものです。こんな残念な結果にしないために、どのようなテレビ会議システムを選んだらよいのでしょうか。

最新型テレビ会議システムの例で考える…「V-CUBE Box」の場合

※V-CUBE Boxは2021年12月をもって新規販売を終了しております。

テレビ会議システムは、いかにして「設定や管理が難しい」という“壁”を乗り越えるのでしょうか。今回はそんな観点から、2015年10月にリリースされた新しいテレビ会議システム「V-CUBE Box」を見てみましょう。これは、Web会議サービス「V-CUBE ミーティング」の映像・音声技術を応用した高画質・高音質のHD対応テレビ会議システムです。「Box」という名のとおり、1つのコンパクトな「箱を中心に、リモコン、カメラ、マイクスピーカーなどの周辺機器で構成されています。

とにかく設定が簡単なことがV-CUBE Boxの特長です。本体とモニター、周辺機器を接続し、あとはインターネット回線に接続すれば、すぐにテレビ会議をはじめることができます。

しかも、V-CUBE BoxはMCU（多地点接続装置）なしで、なんと100拠点以上の接続が可能。各会議室に設置されたV-CUBE Boxのネットワークに簡単に参加できます。次に、操作画面を見てみましょう。下図のように実にシンプルです。

上段に表示されているのは、「会議を開始する」「メンバーを招待する」の2項目。その下に、「本日の会議予約」の状況が一覧表示され、参加可能な会議室には「入室する」のボタンも表示されます。操作は基本的にリモコンで行いますが、これもボタン数を減らした極めてシンプルな設計。会議への参加は、方向キーで会議室を選んでワンクリックするだけというシンプルさです。