従来は自社で電話環境を構築するビジネスフォンが主流でした。しかし、従来のビジネスフォンには、「管理やメンテナンスに手間やコストがかかる」「電話応対のために出社が必要でテレワークを導入できない」といった課題があります。これらの課題を解決するのが、「ビジネスフォンのクラウド化」です。
ビジネスフォンをクラウド化するとスマートフォンやパソコンから会社の外線・内線を利用できるようになり、それぞれの自宅から電話を使用できるようになります。テレワーク対応も可能となり、ビジネスフォンの利便性が大幅に高まるでしょう。
本記事では、ビジネスフォンをクラウド化するメリット・デメリットや、クラウドビジネスフォンの選定ポイントなどを解説します。ビジネスフォン環境の見直しを進めている企業担当者の方は、ぜひ参考にしてください。
はじめに、ビジネスフォンをクラウド化する4つのメリットから見ていきましょう。
ビジネスフォンをクラウド化することで、スマートフォンやPCなどの様々な端末で電話を利用できるようになります。また、それらを内線化することも可能なため、オフィスの固定電話で受電した電話を在宅勤務の従業員へ取り次ぎ、転送することなども可能です。
どこからでも、どのような端末からでも利用できる便利さが、クラウド化による大きなメリットだと言えます。
ビジネスフォンをクラウド化すると、オフィスにPBXの設置や電話回線工事をする必要がなくなります。クラウドサービスは事業者と契約するだけで使用開始できることから、初期費用はかなり抑えられるでしょう。また、PBX本体の管理やメンテナンスを行うのは、クラウドサービスを提供する事業者です。
自社でメンテナンスを行おうとすると新たに人材を採用したり、外注したりしなくてはなりません。クラウドサービスであればそういったことは必要なく、導入時だけでなく運用中の手間やコストも抑えられます。
クラウド化したビジネスフォンは、通話に電話回線でなくインターネット回線を使います。電話回線を物理的につながなければならない従来のビジネスフォンの場合、オフィスの移転やレイアウト変更の際には大規模な配線工事が必要でした。しかし、クラウド化すると電話回線のための配線工事は不要で、レイアウト変更にも柔軟に対応できます。
クラウド電話は拡張性の高さも特徴で、ライセンスの追加や解約などWeb上の手続きだけで回線数を変更可能です。人材の採用や会社の合併などで電話回線を増やす必要がある場合でも、拡張にかかる手続きの手間は少なく済みます。
クラウドサービスの特徴は、サーバーなどのメンテナンスをサービス提供事業者が担当する点です。利用者側で電話環境の運用・保守を行う必要はないため、ビジネスフォンをクラウド化すると管理やメンテナンスの手間がかからないというメリットがあります。
電話環境を自社で構築している場合、PBXの設置工事やメンテナンス、トラブル対応やリプレイス作業など、すべて自社で行わなければなりません。一方クラウド化しておけば、これらの作業はサービス提供事業者にすべて任せられます。
ビジネスフォンをクラウド化するには、以下の3つの方法があります。
上記3つの方法について、以下で解説します。
クラウドPBXサービスは、クラウド上に設置されたPBXを使って通話ができるサービスです。パソコンやスマートフォン、IP電話機など、インターネットに接続できる端末で利用できます。クラウドPBXは、サービスにもよりますが電話帳の共有やWeb会議ツールとの連携、文字起こしや会話内容の分析、自動音声によるアナウンスなど、多彩な機能が提供されてます。
そのため、テレワークではなくオフィスで電話業務を行う企業にもおすすめです。
VoIPとはインターネット回線を使った通話を可能にする技術のことです。パソコンやスマートフォンからインターネット回線を利用して通話できるVoIPサービス・アプリは多く提供されていて、個人向けサービスとして広く使われている「LINE」や「Skype」もその1つです。
これらは基本的に「インターネット上での音声通話」だけを提供し、PBXの機能である代表電話での着信・発信や転送に対応していないサービスもあります。ビジネスフォンとして利用するなら、内線や転送といった機能を提供しているビジネス向けのVoIPサービスを選びましょう。
UCaaSとは、音声通話・メール・Web会議・チャットなどのコミュニケーションツールをまとめて提供するクラウドサービスのことです。1つのプラットフォーム上に複数のコミュニケーション手段が用意されていて、用途によってアプリを切り替える必要がありません。
オフィスの電話環境だけをクラウド化したい場合には、クラウドPBXやVoIPサービスでも対応できます。一方、社内のコミュニケーション基盤を大きく見直す場合には、UCaaSの導入で複数のツールを1つにまとめるのも選択肢の1つでしょう。
クラウドビジネスフォンには、先ほど紹介した通りさまざまなメリットがあります。しかし、導入検討時にはデメリットや注意点についても把握しておかなければなりません。ここでは、ビジネスフォンをクラウド化する際に知っておくべきデメリット・注意点を3つ紹介します。
クラウドビジネスフォンはインターネット回線を使って通話するため、インターネット回線への依存度が高くなる点に注意が必要です。万が一インターネットにつながらなくなると、電話・メール・チャット・Web会議などほとんどのコミュニケーションツールが使えなくなってしまいます。
従来の電話回線を利用するビジネスフォンなら、インターネット回線に何らかの問題が発生したとしても、電話回線に影響がなければ電話は問題なく利用できます。インターネットが一切使えなくなるような事態に陥ることは稀ですが、このようなリスクを想定したマニュアル作成などが必要でしょう。
先ほどインターネット回線への依存度の高さを注意点として挙げましたが、通話品質もインターネット接続の安定性に左右されます。データ通信量が多くインターネット接続が不安定になりやすい時間帯などは、音声が途切れたり通話が途中で終了してしまったりすることがあります。
ただし、光回線の普及や5Gの登場など、近年は高速で安定性の高いインターネット回線が広く使えるようになりました。そのため、従来のビジネスフォンと比較してクラウドビジネスフォンの通話品質が極端に劣るわけではありません。
また、社内ネットワークでは音声データを優先的に流す「優先制御」や、音声データ用の帯域を確保しておく「帯域制御」など、通話品質を維持するための対策も可能です。
ビジネスフォンをクラウド化すると、社内ネットワーク外のサーバーに通話記録や電話帳などのデータを保存することになります。そのため、不正アクセスやアカウントの乗っ取りといったセキュリティリスクが高まる点にも注意が必要です。
サーバーの管理・メンテナンスと同様、セキュリティ対策も基本的に事業者任せになるため、しっかりと対策をしているサービスを選ばなければなりません。また、従業員へのセキュリティ教育や注意喚起など、自社でできるセキュリティ対策に力を入れることも大切です。
クラウドビジネスフォンはさまざまなサービスがあるため、選定ポイントも押さえておきましょう。ここでは、クラウドビジネスフォンの選定時にどのような点をチェックすべきなのか解説します。
外線・内線・転送といったビジネスフォンに必要となる基本的な機能は、多くのサービスで提供されています。「電話さえできれば問題ない」という場合は、どのサービスを選んでも機能面の問題はないでしょう。
一方、上記のような基本機能以外も必要な職場や、コミュニケーション基盤を大幅に見直したい企業では、サービスごとの機能比較が必要です。例えばWeb会議ツールとしてZoomを使っている場合、クラウドPBXサービス「Zoom Phone」を導入すると電話とWeb会議・チャットの機能をシームレスに連携できます。
このようにサービスごとに機能の特徴があるため、自社が求める機能を明らかにしたうえでサービスを比較してください。
クラウドビジネスフォンにかかる主なコストは、初期費用・月額利用料・通話料の主に3つです。初期費用としては、電話機の購入費用やサーバー設定費用などがかかります。ただし、すでに利用中のパソコンやスマートフォンを活用するなら電話機の購入費用は不要ですし、サーバー設定費用がかからないサービスもあるため、初期費用0円で導入できるケースもあります。
月額利用料はサービスごとに異なるため、必要な機能を提供しているサービス・プランごとの料金を比較してみてください。
月額利用料のほかには、外線発信の通話料がかかります。外線発信が多く発生する職場では、外線発信が定額制のプランや、外線発信が無料になるオプションサービスなどの利用を検討しましょう。
クラウドサービスはシステムの管理やメンテナンスを事業者にすべて任せるため、サポート体制も確認しておくべきポイントの1つです。サポート体制が不十分なサービスを選んでしまうと、「メールの問い合わせ窓口しかなく問い合わせへの返信が遅い」「トラブルが発生しているのに必要な対応をしてもらえない」といった事態に陥る可能性があります。
サポート体制がしっかりしている事業者なら、使い方が分からないときやトラブルが発生したときでも早急に対応するため安心です。また、最適なプランの提案や導入時の機能説明などを受けられる事業者を選べば、導入からスムーズに進められます。
先ほど紹介した通り、ビジネスフォンをクラウド化する際にはセキュリティリスクにも注意が必要です。通話内容の盗聴やアカウントの乗っ取りなどが起きると、個人情報や機密情報が流出してしまうおそれがあります。通信の暗号化や二段階認証など、セキュリティ対策をしっかり実施しているサービスを選びましょう。
導入が簡単なサービスを選べば、最小限の手間でビジネスフォンのクラウド化が可能です。例えば、サポート体制が手厚くプランの提案や機能説明をする事業者であれば、迷うポイントが少なくスピーディーに導入できます。
クラウドビジネスフォンは電話回線の工事などが不要なため、基本的にどのサービスを選んでも従来のビジネスフォンより導入は簡単です。UCaaSの導入でビジネスフォンの利用をスマートフォンやパソコンに統合してしまえば、新たに電話機を購入する必要もありません。
クラウドPBXやUCaaSなど、ビジネスフォンをクラウド化できるサービスが登場しています。ビジネスフォンをクラウド化するとコスト削減や利便性の向上などメリットが多いため、ビジネスフォンのリプレイスやテレワーク対応が必要な職場ではクラウド化を検討してみてください。
ビジネスフォンをクラウド化できるサービスはさまざまな事業者が提供しているため、自社に合ったものを選ぶことが大切です。本記事で紹介したクラウドビジネスフォンの選定ポイントを参考に、ビジネスフォン環境の見直しを進めてください。