クラウドPBXは企業のコミュニケーションインフラとして、近年その存在感を増しています。従来のPBXでは、オフィス内に専用の通話設備を設置し、主に固定電話で運用するのが一般的でした。一方、クラウドPBXは場所にとらわれず、スマートフォンやパソコンでも電話機能を活用できる点が強みです。
特に、テレワークの普及した現代においては、業務環境を支える重要な役割を担っています。本記事では、クラウドPBXで利用できる電話機の種類と、各部門での使い分け事例を紹介します。クラウドPBXを導入する際の参考にしてください。
クラウドPBXは従来のオンプレミス型PBXと異なり、さまざまなデバイスを電話機として利用できる柔軟性が特徴です。クラウドPBXの場合、主に次のようなデバイスが使われます。
オフィスやコールセンターなど、クラウドPBXを固定電話機で利用するパターンです。クラウドPBXに対応したIP電話機を導入すれば、従来と同様の形状のまま、インターネット回線を利用した通話が可能となります。
スマートフォンやタブレット端末は、モバイルワークに適した選択肢です。クラウドPBXの専用アプリをインストールすることで、社員のデバイスをオフィス内の電話と同様に利用できます。これにより、どこにいても会社の番号で発着信が可能となるのがポイントです。
クラウドPBXは、パソコンでも利用可能です。ヘッドセットを使えば通話が可能なので、特にデスクワークを中心とした部門に向いているといえます。
※上記はあくまでも一般的な例です。クラウドPBXの提供事業者によって利用できるデバイスが異なるため、導入時は事前に確認するようにしてください。
クラウドPBXの強みは、複数のデバイスを統合管理し、シームレスな通話環境を実現できる点にあります。ここでは、それぞれのデバイスがどのように利用され、業務スタイルや業務効率にどう寄与するのかを見ていきましょう。
営業部門は顧客との連絡が頻繁に行われ、外出も多いという特徴があります。この場合、クラウドPBXはスマートフォンで利用するのが適しているでしょう。外出中でもオフィスにかかってきた電話を受けたり、会社の番号で顧客に電話をかけたりできるからです。
クラウドPBXをスマートフォンで利用することで、営業担当者は常に顧客とスムーズなコミュニケーションが取れるようになるため、顧客対応のスピードや信頼感のアップが期待できます。また、個人のスマートフォンの番号を顧客に知られずに済む点も安心感があるでしょう。
通話内容や履歴をクラウド上で管理しておけば、後で情報を確認しやすくなり、営業活動の効率化とフォローアップの質の向上にもつながります。
カスタマーサポートやコールセンター部門では、安定した通信環境が求められるため、固定電話機でクラウドPBXを利用することがあります。固定電話機であれば、有線LANでインターネット回線に接続でき、無線LANと比較して通信が安定するためです。
また、複数の電話機で同時に着信を受けることもできるので、大量の受電にも対応できます。固定電話機にヘッドセットをつなげば、通話をしながら入力作業なども可能です。
他にも、クラウドPBXは通話録音や内容分析などの機能を搭載したり、CRMと連携したりできます。長時間の通話や大量の問い合わせ対応でも、オペレーターの業務効率アップが目指せて、部門全体のパフォーマンス向上が期待できます。
企画・マーケティング部門では、在宅勤務やフレックスタイム制度を活用するシーンが多いため、複数のデバイスを使い分けるのがおすすめです。
例えば、外出時はスマートフォン、オフィスや在宅勤務時はパソコンといった具合に、フレキシブルな対応を行いましょう。クラウドPBXの内線機能によって、どこにいてもチーム間のコミュニケーションがスムーズとなり、プロジェクトのスピードや精度の向上が期待できます。
特に、マルチタスクで動くことの多い企画・マーケティング部門では、パソコンで通話をしながら、別画面で情報収集を行ったり、ドキュメントを編集したりできる点は利便性が高いです。通話履歴などの情報もクラウド上で一元管理されるので、業務の進捗状況を把握するのにも適しています。
クラウドPBXは、従来のPBXと比較して利便性が高く、さまざまなデバイスでの利用が可能です。各部門の業務内容に適したデバイスを選択することで、業務効率の向上が期待できるでしょう。クラウドPBXの導入を検討する際は、ぜひデバイスの種類も考慮してみてください。
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