6つのキャンパスのほか、東京センター、附属校などの多拠点が点在する近畿大学では、10年以上前からテレビ会議システムを導入していた。しかし、導入した学部・部署によりメーカーもまちまちで、テレビ会議を実施できる場所にも制約があったことから、V-CUBE ミーティングによるWeb会議を導入した。
画像が荒かったり、音声が届かなかったり、共有資料が遅れて表示される製品は、会議時のストレスが強くなってしまう。
会議の予約から実施まで、操作や設定が複雑で、開催する職員の業務負荷が大きかった。
無料のツールではID登録をしたうえで、友達にならないとコミュニケーションが取れないなど、ビジネス用途には不向きだった。
映像や音声に不満のあった製品は、プロキシ環境でなければ品質に問題なかったが、毎回設定を変えるのは現実的ではなかった。
V-CUBE ミーティングはデモを行った際に、プロキシ環境下でも映像、音声、資料共有が高品質だった。
初めてでもわかりやすいインターフェースのため、詳細な説明をせずとも誰もが使いこなせる。
参加者は招待メールをクリックする簡単な作業でアクセスできるため、会議開催を担当する職員は、メールを送るだけなので運用が楽に。カメラ、ミュートなどのアイコンもわかりやすい。また、チャットについても特に説明をしなくても使っている参加者が多い。
セキュリティ面でも安心できるビジネス向きツールでありながら、留学中の学生や学外の業者とのコミュニケーションなど、活用の幅が広い。
学内での職員会議など、ビジネス用途でのコミュニケーションがスムーズなうえ、留学中の国際学部の学生と、入学式会場とをWeb会議でつなぎ、新入生に留学の様子をライブで伝えるなど、新しい活用法が次々と生まれている。また、学外の広告代理店やITベンダも、キャンパスを訪問することなく打ち合わせが可能に。
利用者視点で見て、直感的に使いこなせるインターフェースや操作性であること。
働き方改革のために、キャンパスに来ずともコミュニケーションが取れること。また、通信教育部における遠隔授業などにも活用できること。
特に音声が途切れると遠隔会議が成り立たないため、高品質での通信が可能であること。
近畿大学 総合情報システム部 教育システム課 技術主任 高木 純平 氏
部署横断・学部横断プロジェクトに携わっていたり出張の多い人ほど、移動中や出先にスマホを活用してV-CUBE ミーティングでのWeb会議を活用しています。導入時に、他製品と比較しましたが、ある製品は映像が荒かったり音声がまったく聞こえなかったり、資料が遅れて表示されるなど、遠隔会議が成り立ちませんでした。原因を突き詰めて行くと、プロキシを外せば問題ないことはわかったのですが、毎回設定を変えるイレギュラー環境にするのは非現実的でした。V-CUBE ミーティングはプロキシ環境において試したデモにおいても高画質、高音質でしたし、資料共有もスムーズだったことが導入の決め手です。
近畿大学 総合情報システム部 教育システム課 前川 昌則 氏
近畿圏内の拠点間の移動でも片道1時間以上ということはざらにあるので、移動時間や交通費はばかになりません。V-CUBE ミーティングにより移動時間やコストが削減できたのは目に見えてのメリットです。最近の学生は、Skypeなどのコンシューマ向けサービスで、動画でのコミュニケーションは普通になっているため、留学中の学生と担当教員がWeb会議で面談したりすることにも、まったく抵抗はありません。通信教育部での遠隔授業を試験的に行うなど、今後も活用の場は広がっていく予定です。
西日本の6つのキャンパスのほか、東京センター、幼稚園から高校までの附属校など、離れた多数の拠点を持つため、教職員が打ち合わせのため、東京、広島、福岡などへ出張するケースが多かった。