北海道帯広市を中心にバス事業などを展開している十勝バスでは、月例で開催している役員会が、一部役員の出張などで延期になることが頻発していた。経営判断の遅れを懸念していた同社の代表取締役社長の野村文吾氏が偶然目にしたのが、海外出張に同行していた知人がV-CUBE ミーティングでWeb会議を行っているシーンだった。
5名の役員による月例会議が、一部の役員の出張などで延期になることが多く、経営判断が遅れてしまいがち。
相手の表情がわからないので、報告に対し相手がどのように思っているか、などのニュアンスが伝わらず、意思共有がしにくい。
業務のために導入していたソフトに付随したWeb会議のツールを使用したが、映像が不安定で、役員会をスムーズに進行するには不安があった。
出張先のホテルの部屋からでも役員会に遠隔で参加できるため、会議開催のスケジュール調整がスムーズに。
役員会の開催延期がなくなり、経営判断のスピードが格段に向上。定例以外の会議も、必要なタイミングで設定することができるようになった。
文字や声だけでは伝わりにくい“相手の表情”がわかることで、細かいニュアンスの伝達が可能に。
「自信を持って報告しているのか」「報告に対して相手がどのように感じているのか」などが表情によって伝わるため、意思が正確に共有できるようになった。
映像の途切れやタイミングのズレがないため、離れた場所にいながら対面と同じコミュニケーションを取ることができる。
業務のために導入済みのソフトに付随していたWeb会議ツールは、追加料金が発生しないものの映像が不安定で活用には至らなかったが、V-CUBE ミーティングは映像がクリア。
ストレスなくコミュニケーションを取ることのできる、クリアな映像であること。
北海道以外の地域からの人材採用など、幅広い業務で活用できるツールであること。
十勝バス株式会社 常務取締役 藤田 昭好 氏
役員会は経営を左右するため迅速性が重視されます。今後も、経営判断のスピードをあげるためには、V-CUBE ミーティングによるWeb会議はますます欠かせないものになるでしょう。私はM&Aにより取得した企業の役員も兼務することになるため、両社の間での情報共有という点でも、今後は利用頻度が上がることが想定されます。
現状は役員会での活用だけですが、今後は様々なシーンでの活用も視野に入れています。例えば、北海道という地域特性から、特に冬場の降雪時期は事故が起こりやすくなります。幸いにして大きい事故はここ何年かありませんが、万一の有事に現場の状況を乗員のスマートフォンからリアルタイムで確認するといったことも可能になるのではと思っています。
十勝バス株式会社 管理本部 総務部 総務課 課長 本間 雅崇 氏
展示会でデモを体験するなど、V-CUBE ミーティングの導入時から携わってきました。役員会のスムーズな開催という直近の課題解決のために導入しましたが、人事関係の業務を行っている私としては採用活動にも活用していきたいと思っております。
現在、道内だけではなく全国に対象を広げて募集活動を行っており、大都市で開かれるエキスポに出展もしていますが、常時東京や大阪に行くことはできません。SNSで拡散しながら、希望者がいれば瞬時に個別面談をWeb会議で行いたい。書面や履歴書を見るだけでは採用活動は難しいですが、実際に求職者を目で見て話しながら会社概要を説明し、マッチングすれば北海道へ…と話を進めていきたい。そのためには画質の良いものを使う必要があると感じています。
クリアな映像にこだわりV-CUBE ミーティングを導入した十勝バスでは、現在5名の役員による役員会でWeb会議を開催し、意思疎通と決断が速くなった。今後は、社内で利用者の裾野を拡大していくことや、情報共有や採用活動など社内外のコミュニケーションにおいてもV-CUBE ミーティングの活用を視野に入れている。
月例の役員会の開催日時を決めても、一部の役員の出張により開催が延期になり、経営判断が遅れてしまうということが課題であった十勝バス。
V-CUBE ミーティングの導入により、出張先から遠隔で役員会に参加できるようになり、意思決定のスピードが向上した。
「役員会という性質上、会議の内容が外に漏れないように出張先のホテルの部屋から参加することが多いです。社長が海外出張中にWeb会議で役員会に出席しましたが、通信も安定していて、これまで困ったことはありません。」（藤田氏）
V-CUBE ミーティング導入後、外部のコンサルタントが役員会へWeb会議で参加した実績は既にある。藤田氏は買収した企業の役員を兼務することから、執務場所が異なるグループ企業の業務に活用することも想定している。
バス事業以外も展開している十勝バスでは、本社以外にも車で20分程度の場所に別棟がある。離れた拠点間で行う業務を効率化するためにも社内での利用者拡大を視野に入れている。
ドライバー不足が深刻な課題となっており、SNSを活用するなど全国を対象とした採用活動を行う予定である。道外からの応募に対して、V-CUBE ミーティングであれば移動時間や場所を気にせずに面接や会社の説明を行うことができる。
万一の事故発生の際、本社で迅速な判断や指示を行うために、現場のスマートフォンで、車両の状況や乗員・乗客の負傷の度合いなどの情報をリアルタイムに共有することも想定している。