現在、5拠点を有するトヨタ自動車東日本は拠点間のテレビ会議時の動画資料共有やトップメッセージの共有をはじめ、社員教育への動画活用などの課題があった。「Qumu」を導入したことで、これらがタイムリーに、簡単に行えるようになっただけでなく、各部署が自分たちで動画資料を制作する環境が整い、さまざまなコンテンツを作って「Qumu」にアップするように。情報システム部発のITに関する教育コンテンツも、動画にすることで視聴率が上がり、研修や社内の活性化に「Qumu」が貢献している。
全社で動画を共有したいニーズが増えているが、メール添付できず、動画ポータルサイトもないので共有に手間がかかっていた。
社内のIT研修などを紙ベースのテキストで行っていたが、人によって学習の進み方に差があり、全員が学びやすい方法を探していた。
会場で行うイベントは場所の問題から参加人数が限られてしまうが、もっと多くの人にイベントに参加してもらうことでインナーブランドを強化したい。
トップメッセージや動画資料も視聴権限を切り分けてセキュアに共有できるように。
拠点間の動画共有がタイムリーに簡単にできるようになり、業務スピードの向上に貢献。動画によって言葉以上のメッセージが伝わるようになった。
動画教育コンテンツによって、難しい内容もわかりやすく表現できるように。
Excelの操作を動画で解説したコンテンツや重要なポイントをキャプチャで見せることで、テキストだけではわかりにくかった内容の研修もわかりやすくなり、後から何度でも見返すことができるので、理解度が向上した。
会場で行う社内行事は参加できる人数に制限があったが、動画配信によって多くの人が視聴可能に。
新車のラインオフ式のライブ配信に他拠点から参加、社内イベントのオンデマンド配信など、多くの人が社内イベントに参加したり、視聴できるように。動画配信により、会社の一体感醸成に貢献している。
ネットワークが安定しており、セキュアな環境で動画を共有できること。
動画の管理・共有がしやすく、コンテンツごとに権限付与ができること。
動画のメリットは、テキストで書かれたものよりも訴求力が高く、メッセージや教育コンテンツの内容が伝わるということです。リモートワークが進む環境下においては、対面で会話できない分、こうした動画の役割がより重要になってくるのではないでしょうか。
今後、5Gの環境が整い、オンラインでの映像制作や視聴がより進んでくると、もっと少人数の単位で映像を用いて資料を作成したり、メッセージを発信することが当たり前になると思います。オンデマンド配信とライブ配信の特長を生かしながら、多様な動画の活用にさらに取り組んでいきたいと考えています。
トヨタ自動車東日本株式会社 情報システム部
部長 佐藤 郁男 氏
動画共有が検討され始めたのは2014年頃からで、社内のテレビ会議時に資料として見る動画などを簡単にセキュアに共有したいという課題がありました。しかし、動画の共有システムは費用対効果がわかりにくく、一旦検討が見送られたものの、親会社からの動画資料の共有が増えたり、イントラネットでの情報発信についても動画を使いたいという声が各部署から上がったりするなかで、再度検討することとなりました。
システムを導入するうえで重要だったのは社内ネットワークに負荷がかからない、セキュアな方法で動画を共有できるということでした。「Qumu」はこれらの条件を満たしているうえに、動画編集がブラウザ上で簡単にでき、サイトのテンプレートがあり、動画の公開も容易であることが選択の決め手となりました。現在、コンテンツ数は約400となり、トップメッセージをはじめITの研修など、さまざまな目的で活用されています。
トヨタ自動車東日本株式会社 情報システム部
IT活用推進グループ グループ長 菅原 吉規 氏
「Qumu」を導入して以降、オンデマンド配信を中心に活用してきましたが、2020年3月に初めてライブ配信を行うことになりました。岩手工場で新車YARIS（ヤリス）の最初の1台が完成するというラインオフ式に、社内外の関係者が出席するというイベントです。各拠点の社員がリアルタイムで視聴するというこれまでにないイベントであり、難易度が高いため、何度もリハーサルを繰り返しました。この配信は社内でもとても好評で、ライブ配信をやった甲斐がありました。次回は、多拠点からのライブ配信が検討されています。さらに配信のハードルが上がりますが、準備を入念にし、本番に臨みたいと考えています。
トヨタ自動車東日本株式会社 情報システム部
IT活用推進グループ 主任 後藤 佑介 氏
「Qumu」を検討し始めた当初は、動画資料の共有が主な目的だったトヨタ自動車東日本。現在は、トップメッセージ、社内のIT研修、入社式などをはじめとするイベントの配信に幅広く活用されている。テキストでは伝えきれなかったイベントの様子や難しかった研修内容も訴求力が高まり、全社の一体感の醸成にも「Qumu」が貢献している。
これまで静止画とテキストで配信されていたトップメッセージが動画になることで、言葉以上の訴求力を持つように。トップが自分の声で語りかけることで、文字では伝わらなかったメッセージが届くようになってきている。
テキストによる研修はアプリケーションの操作などがわかりにくかったが、動画にすることでスムーズに理解できるように。動画のキャプチャをもとに資料を作成することで、社内研修資料がさらに充実。視聴率もわかるので、研修の受講率なども把握しやすくなった。
グループウェアでのスケジュール入力の方法を動画キャプチャで説明
画面操作を「Qumu」で録画する方法も動画コンテンツとして共有されている
オールトヨタで毎年行うTQM（Total Quality Management）大会予選の様子や入社式、新型車両の生産が工場で始まる際に実施されるラインオフ式のような会社にとって重要な式典も、ライブ配信・オンデマンド配信で全社員が見られるように。会場の人数制限で参加できなかったイベントにも、多くの人が参加できるようになった。