全国知事会は、定例開催の「全国知事会議」をはじめとした会議で、地方に影響を及ぼす国の施策への対応や共通する課題等について都道府県知事が議論し、方針などを決定する。これまでは対面での会議開催に重きをおいて実施していたが、新型コロナウイルスの影響でリアル開催が難しくなる中で、Web会議を活用するように。利用環境に左右されず誰でも簡単に操作でき、安定して高画質・高音質を共有できることが重視される中で、以前から導入していた「V-CUBE Box」「V-CUBE ミーティング」を積極的に活用している。
全国知事会では、東京都千代田区の都道府県会館等に、一堂に会し年2～3回開催する「全国知事会議」の他、常任委員会、特別委員会等年20回以上の会議を開催している。多忙な知事が参加できる日程を押さえるのは難しい。数カ月前から予定を確認しても、多忙でスケジュールが合わない場合も多い。
一堂に会する会議開催の場合、遠方の知事は移動に時間がかかり、丸一日拘束されることも。結果、知事本人ではなく代理出席も増えてしまう。
リアル開催から遠隔会議での開催にすることで、「新型コロナウイルス緊急対策本部会議」を高い頻度で開催、緊急広域災害対策本部も発災後すみやかに開催。
全国知事会事務局（東京）ではテレビ会議システム「V-CUBE Box」を設置。各地の知事はWeb会議システム「V-CUBE ミーティング」を使用して遠隔会議に参加。安定した通信、高画質・高音質で共有可能で、途切れることなく会議に出席できる。
移動時間がかからないおかげで、予定を調整しやすくなった。急遽開催通知を出して緊急会議を開いた実績も。
日程調整が簡単になるだけでなく、誰でも簡単に使えるような操作性だからこそ、スムーズに会議を実施できる。複数拠点での同時接続も問題なく可能で、緊急会議であってもすぐに開催できる。
代理出席が多かった会議も、35〜40名ほどの知事が参加できるように。知事本人の発言内容が、映像つきでメディアで報じられることも増えた。
遠隔参加の知事を大画面スクリーンに映し出すことで、会場参加の知事も顔を見ながら発言できる。知事同士が話し合うことで議論が深まるため、代理出席ではなく本人が出席するWeb会議は効率が良い。
ネットワーク負荷がかかりすぎず、マルチデバイスで接続が可能であること。
安定して複数拠点から同時接続できること。誰でも簡単に操作できること。
全国知事会は年２～3回の「全国知事会議」や常任委員会、本部会議等を定期的に開催し、地方に関わる国の施策への対応などについて、都道府県知事が議論し方針を決定しています。都内の全国知事会会議室等、1カ所に知事が集まって開催していましたが、スケジュール調整は難しく、代理出席が増えたり、高い頻度で開催することが難しかったりと、課題がありました。
「V-CUBE Box」「V-CUBE ミーティング」は、以前利用していたWeb会議システムの切り替えのタイミングで導入しました。決め手は、高い安定性と操作性です。複数拠点から同時接続することもあり、高画質・高音質で共有できることは重要です。また、知事や職員でも簡単に使いこなせるように、分かりやすいインターフェースであることもポイントでした。
全国知事会主催の会議だけでなく、地域ブロック単位でのオンライン会議の開催でも活用しております。隣接する都道府県の知事同士の打合せにおいて、移動することなく簡単に会議を開催できるので便利です。
今回、新型コロナウイルスの影響により、刻一刻と状況が変化する中で、知事の迅速な判断・意思決定が求められることが増えました。そんな中、全国各地から知事が東京に集まって話し合う場を設けることは難しく、オンラインでの会議開催へと切り替えることにしました。
まず、オフライン開催からオンライン開催に変更することで、知事本人の出席率が高まりました。特に令和2年度は新型コロナウイルス緊急対策本部会議を高い頻度で開催し、12月までに14回開催しています。往復の移動時間がかからない分、日程調整しやすく各回35〜40名ほどの知事が参加し、意思決定のスピードが上がっています。また、一堂に集まる会議では数カ月ほど前から日程調整しないと開催が難しい一方、緊急会議が増える現在ではWeb会議を積極的に活用しています。
誰でも簡単に使える「V-CUBE Box」「V-CUBE ミーティング」は、利用環境にも左右されにくいため、各地のネットワーク環境や、接続する端末・視聴環境などを気にせずに会議を行うことができるのも便利です。今後はオフライン開催の良さも踏まえながら、Web会議も取り入れた迅速かつ的確な判断をしてまいります。
全国知事会では、新型コロナウイルス緊急対策本部会議の開催が高い頻度で求められるようになった中で、積極的にWeb会議を活用し始めた。高い安定性、高画質・高音質といった点で導入した「V-CUBE Box」「V-CUBE ミーティング」を活用することで、知事本人の出席率が高い会議を高頻度で開催。マルチデバイス対応だからこそ、利用環境に左右されずスムーズに利用できる。
シンプルなリモコンで簡単に操作でき、安定した接続を実現できるテレビ会議システムで会議を開催。事務局のスタッフのほか、東京に出張中の知事が「V-CUBE Box」を設置した会議室で会議に参加することも可能。
都道府県により接続する端末はPC、タブレットなど様々な上、必ずしも庁舎内からではなく外出先からでも会議に参加できるため、各地の知事はWeb会議を活用して遠隔会議に出席。
スケジュール調整に時間がかかるオフライン会議とは異なり、オンライン会議であればフレキシブルな会議開催が実現。全国各地から「V-CUBE ミーティング」に接続し、リアルタイムに会議に出席できるため、代理参加ではなく知事本人の出席率も向上した。