「テレビ会議」と「Web会議」の違いがわからないという方も多いのではないでしょうか？ 今回は、「テレビ会議」と「Web会議」それぞれの特長を挙げながら、両者の違いについて整理してみます。
“離れた場所同士を繋いで相手の顔を見ながらコミュニケーションができる”という意味では、「テレビ会議」と「Web会議」は同じ価値を提供します。しかし、それぞれが提供する具体的な利点は大きく異なります。
「テレビ会議」は、一般的に専用の通信機材やサーバーといったテレビ会議専用の環境を企業内に構築する必要があります。大抵の場合は、大型ディスプレイなどを備えた会議室に専用機材を用意して、そこに参加者が集まってテレビ会議をすることが多いのではないでしょうか。
専用の環境を用意するコストは決して安くはありませんが、テレビ会議は映像、音声の品質が高く、専用サーバーを介して行うため通信の安定性も高いのが特長です。例えば、重要な経営会議や株主総会、重要な取引先との会議など“絶対に不具合があってはならない会議”の場合は、安定性がある程度担保されているテレビ会議のほうが安心して利用できると言えるでしょう。
一方、「Web会議」は十分な品質のビジュアルコミュニケーションを提供しながら、これに“シームレス性”と“手軽さ”という付加価値が加わります。いつでも、どこでも、誰でも安価で利用できるのがWeb会議の特長です。
専用環境を必要とするテレビ会議は、会議室など１か所に参加者全員が集まらないと利用できませんが、Web会議はインターネットに繋がったパソコン、スマートフォン、タブレット端末さえあれば、オフィス、自宅、外出先などどこでも利用が可能。出張中や、外回りで直行直帰する場面でも、オフィスに行くことなく会議室にいるのと同じように会議に参加することが可能です。社員にとっては会議のためにオフィスに帰社する手間が省けて時間の有効活用になり、複数の参加者によるスケジュール調整もしやすくなります。
また、Web会議は専用ソフトを必要とせずWebブラウザだけで使用できるため、ITリテラシーの低い人でも手軽に利用できる点も大きな特長です。例えば、サービスを利用するために専用のソフトを必要とする場合には、大きな企業ですとシステム管理者とソフト導入について調整したりしなければならないことがありますが、ブラウザでインターネットが利用できれば問題ないため社内での調整なども軽減されます。面倒な設定などもなく、誰でもすぐに利用することができるのです。
そして、テレビ会議で必要とされた専用機器、専用サーバーも不要のため、導入コストがテレビ会議に比べて圧倒的に安価な点も特長のひとつ。社員の増減に合わせたユーザーの追加や入れ替えも柔軟に行うことができ、クラウドサービスのためメンテナンスコストも掛かりません。この「低コストで誰でも利用できる生産性の高いコミュニケーションツールである」という点は大きなポイントだと言えるでしょう。
ちなみに、既にテレビ会議を導入している企業でも、Web会議はテレビ会議の環境と連携させることが可能です。例えば、社内で行っているテレビ会議に出張先・外出先から参加者がWeb会議を通じて参加するという利用シーンも実現でき、コミュニケーション・ロスの低減や生産性の更なる向上が期待できます。テレビ会議とWeb会議それぞれの利点を活かしたコミュニケーション環境の構築も、今後拡大していくものと思われます