今更聞けない「Web会議」の基本！　働き方改革に最適なコミュニケーションツールを徹底解説

「Web会議」とは、複数拠点からのコミュニケーションを可能にするお役立ちツールです。

時間や場所を選ばない働き方（＝テレワーク）が推奨される昨今において、組織の「ホウレンソウ（報告・連絡・相談）」や「打ち合わせ」を活性化させることで注目を集めています。
普段使用しているパソコンやスマートフォン、タブレットなどお持ちのデバイスで利用できるため、難しい手続きや高価なコストもかかりません。

しかしそれだけでなく、自社のコスト削減や、優秀な人材の確保などに貢献することもご存知でしょうか？

今回は、改めて知っておきたいWeb会議の基本と、混乱しやすいテレビ会議との違い、また企業にとっての導入メリットについて詳しくご紹介します。

企業がWeb会議を導入するメリットは、時間や支出の節約とコミュニケーションの取りやすさ

Web会議は、オフィスに縛られない柔軟な働き方を実現するためのコミュニケーションツールです。

専用アプリをダウンロードするだけで使える無料タイプと、通信の安定性ならびに録画・国際電話・オンラインストレージといった追加機能を備えた有料タイプの2種類があります。

どちらのプランでも、インターネット回線に接続した端末（パソコン、モバイル、タブレットなど）を使うことに代わりはありません。

では、実際にWeb会議を導入することで、どのようなメリットが期待できるのでしょうか。

打ち合わせをする際など、双方が対面で必ず顔を合わせる必要があった従来のコミュニケーションと、Web会議を活用したコミュニケーションを比較してみましょう。

比較１： 事前準備（移動や場所確保）の大変さ

Web会議は、移動や資料準備・場所の確保などの事前準備にかかる負荷を軽減してくれます。

例えば、既存顧客とのオフラインで契約更新の打ち合わせが週2日入っている、営業担当の社員を想定してみてください。
仮に、打ち合わせ場所への片道の移動時間が30分だとします。すると、週に2回のアポイントメントでも、行き帰りで2時間のロスが発生しています。これが1年続けば、単純計算で合計96時間です。この時間を、例えば営業資料作成やセミナー参加といった他の作業にあてられれば、中長期的には生産性の向上だけでなく、残業時間の削減が見込めるでしょう。

比較２： かかってくる費用

同じく、週に2回の対面アポイントが入っている従業員を例に考えてみましょう。
交通費の片道を300円と見積もると、1週間で1,200円、1年間分では、なんと57,600円にも及びます。
一方でWeb会議システムには、運用コストがかからないものもあります。有料版でも、一人当たり月に2,000円程度から導入可能です。すると年間でかかるコストは、多く見積もっても2万円前後です。これだけでも、従業員一人につき、年に3万円弱の節約となります。

またWeb会議なら、打ち合わせ回数の上限もなく、思い立ったときに、好きな場所で、何分間でも会話を繋げることができます。

比較３： コミュニケーションの取りやすさ

Web会議では、使用するデバイスの画面を通して、会話に参加しているメンバーの表情やジェスチャーを相互に確認できます。
今までは非対面のコミュニケーションの場合、電話であれば音声、メールであれば文面というように、情報を得る術がどちらかに偏っていました。
しかしWeb会議を使えば、直接会っているかのように、相手の感情をより汲み取りやすいでしょう。

このようにWeb会議は、今まで移動にかかっていた時間とコストを大幅に削減してくれる社会インフラ的な役割を担っていると同時に、よりスムーズなコミュニケーションも実現することがわかります。
ビジネスの様々な面で、メリットを享受できるのです。

「Web会議」と「テレビ会議」は別物！利用シーンや各機能について比べてみた

「Web会議」と混同されやすい会議システムに、「テレビ会議」があります。
インターネットに繋いだデバイスを使って複数拠点からコミュニケーションをとる点は、両者に共通する一方で、利用シーンや使い勝手は、全く異なります。
どちらを導入べきか正しく検討するために、それぞれの特徴を改めて整理してみましょう。

端的にまとめると、多拠点での大規模は会議には「テレビ会議システム」、1対1から複数名（2〜3名）程度の場合には「Web会議システム」が適しているといった違いがあります。

用途や機能について比較するとわかるように、テレビ会議はWeb会議よりも、利用シーンや価格帯の規模感が大きいことがわかりますね。
ただし導入時に高額な初期費用が必要で、会議室に集合しなければ会議に参加できないといったデメリットも考えられます。

そこで、特に専用機材を要さない小規模は打ち合わせには、Web会議システムがより適していると言えるでしょう。
「いつでも」「どこでも」「誰でも」参加できるのが、テレビ会議では実現できない、Web会議のメリットです。

Web会議であれば、導入やメンテナンスにかかるコストを抑制できる他、機材のセッティングや場所の確保も不要なため、社内で広く展開することができます。

有料版のWeb会議でも、無料のお試し期間を設けているサービスもあるので、導入にあたり検討してみても良いかもしれません。

Web会議を導入した企業の課題解決事例13選

Web会議を使うことで得られるメリットは、ただ場所を問わずに会議ができ、コストが削減されるだけではありません。

少子高齢化の進展により労働人口が減少し、人材確保の困難さが顕著化されてきました。
仕事と家庭の両立や、ワークライフバランスの重視といった求職者ニーズも高まる中で、優秀な人材を確保し続けることは、決して容易ではありません。

そんな中、企業がWeb会議を導入することは、自社の従業員に「働き方の自由」を認めることであり、結果的に下記のような企業課題の解決策となるのです。

そこで最後に、以下1〜3に沿って、既にWeb会議を導入することで成果をあげている企業好事例をご紹介します。

Web会議によって、どのような組織改革が起こっているか、自社での導入の際の参考にしてみてください。

１.通勤や移動に対するコストやデメリットの見直し

OKANO（株式会社岡野） 様

経営判断のスピードアップと世界ブランド化促進のため創業120年以上の老舗がテレビ会議、Web会議をフル活用。

株式会社ドーム 様

全国展開する店舗スタッフとの定例会議をWeb会議化。20名以上が参加しても円滑なコミュニケーションを実現。

小児治験ネットワーク 様

子ども向け医薬品の開発に向けて、製薬会社と全国の小児関連病院がWeb会議で情報共有。

四国アライアンス（阿波銀行、百十四銀行、伊予銀行、四国銀行）様

4つの銀行がWeb会議で分科会を開催。ノウハウを結集し四国創生に向けた施策を展開。

2.家事・子育て・介護と仕事の両立

株式会社あしたのチーム 三好サテライトオフィス 様

徳島県三好市にサテライトオフィスを開設。「オフィスを出ないですむ業務」は遠隔でもできる。

育休プチMBA勉強会 様

勉強会の運営スタッフが週1回オンラインミーティング。勉強会終了後は自宅から“打ち上げ”に参加。

ママグロースハッカーズ 様

顔を合わす機会はないけれども“会っていない感”はない！子育てママの在宅ワークをV-CUBE ミーティングでサポート。

3.採用力の強化

株式会社あしたのチーム 様

Web面接の導入で全国47都道府県におけるスピード採用を実現。

株株式会社LASSIC（ラシック） 様

全国8拠点のスタッフがリモートで連携。鳥取から地方創生をめざし「V-CUBE ミーティング」を活用。

4.出張費の削減

宮崎電子機器株式会社 様

Web会議導入により、宮崎県内で広範囲に展開する拠点からの移動時間は年468時間、経費は60％以上削減。

株式会社TSUTAYA STORES 様

社長から店舗スタッフまで幅広く「V-CUBE ミーティング」を活用。コミュニケーション活性化とコスト削減を同時に実現。

株式会社トレーダー 様

「店舗間会議のための移動が5時間」のムダを解消。会議の頻度アップで情報共有の質が向上。

株式会社朝日新聞社 様

社内コミュニケーション強化に向けたテレビ会議の充実を目的にV-CUBE Boxを導入。

【番外編】会議以外にも広がるWeb会議の活用法

スマートグラスやドローンを活用した社会インフラのメンテナンス、災害時の情報共有など、Web会議の活用シーンはさらに広がっています。

例えば、インフラメンテナンスや工事現場で、作業者と指示者がWeb会議で現場の状況をリアルタイムに共有することで、作業品質の向上、移動時間や作業工数の短縮が見込めます。

迅速な情報共有と的確な指示が必要になる災害時は、資料や映像をリアルタイムで共有し、情報を集約することで、より精度の高い対策を練ることが可能です。

• 現場の状況をリアルタイムに把握し作業進捗と品質を向上

• 新しい情報共有の仕組みにより災害時のオペレーション力を強化

また、空間共有や商談に遠隔で同行するなど、Web会議はあらゆるシチュエーションで活用されます。

空間共有

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• システージ株式会社 様
• ニシム電子工業株式会社 様

商談に遠隔で同行する

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まとめ｜働き方の選択肢を増やす「Web会議」は人材確保の鍵となる

Web会議は、従業員、企業、そして地方の全てにとってメリットをもたらすコミュニケーションツールです。

少子高齢化が進み、労働人口が減少しつづける昨今、労働力や優秀な人材を確保するために「働き方改革」が叫ばれています。その軸となっているのが、場所や時間にしばられずに働く「テレワーク」の推進であり、Web会議はこのテレワーク環境の整備に効果的なソリューションとなることは否めないでしょう。
対面が基本だった従来のコミュニケーションのあり方を、個人の生活スタイルに合わせて柔軟化させるだけでなく、企業のコスト削減、生産性の向上、採用力の強化などのメリットも生み出します。

また、Web会議は、導入に当たってハードルが低いことも特徴です。
新しいシステムとはいえ、パソコンやモバイル端末といった、既に馴染みのある機材しか必要としません。

ぜひ一度、あなたの会社でも利用を検討してみてください。