テレワークで日本を変える|Web会議・テレビ会議(TV会議)のブイキューブ

テレワークで日本を変える|テレビ会議(TV会議)・Web会議・電話会議のブイキューブ

Web会議とは?13企業の成功事例と共におすすめのシステムを紹介

働き方改革のインフラを担うWeb会議イメージ

「Web会議」とは、複数拠点からのコミュニケーションを可能にするお役立ちツールです。

時間や場所を選ばない働き方(=テレワーク)が推奨される昨今において、組織の「ホウレンソウ(報告・連絡・相談)」や「打ち合わせ」を活性化させることで注目を集めています。
普段使用しているパソコンやスマートフォン、タブレットなどお持ちのデバイスで利用できるため、難しい手続きや高価なコストもかかりません。

しかしそれだけでなく、自社のコスト削減や、優秀な人材の確保などに貢献することもご存知でしょうか?

今回は、改めて知っておきたいWeb会議の基本と、混乱しやすいテレビ会議との違い、また企業にとっての導入メリットについて詳しくご紹介します。


企業がWeb会議を導入するメリットは、時間や支出の節約とコミュニケーションの取りやすさ

Web会議・カメラマイクのイメージ

Web会議は、オフィスに縛られない柔軟な働き方を実現するためのコミュニケーションツールです。

専用アプリをダウンロードするだけで使える無料タイプと、通信の安定性ならびに録画・国際電話・オンラインストレージといった追加機能を備えた有料タイプの2種類があります。

無料版 有料版
zoom, Skype, Whereby, Googleハングアウト など V-CUBE ミーティング, zoom, Cisco WebEx, Microsoft Teams など

どちらのプランでも、インターネット回線に接続した端末(パソコン、モバイル、タブレットなど)を使うことに代わりはありません。

では、実際にWeb会議を導入することで、どのようなメリットが期待できるのでしょうか。

打ち合わせをする際など、双方が対面で必ず顔を合わせる必要があった従来のコミュニケーションと、Web会議を活用したコミュニケーションを比較してみましょう。


比較1: 事前準備(移動や場所確保)の大変さ

Web会議は、移動や資料準備・場所の確保などの事前準備にかかる負荷を軽減してくれます。

例えば、既存顧客とのオフラインで契約更新の打ち合わせが週2日入っている、営業担当の社員を想定してみてください。
仮に、打ち合わせ場所への片道の移動時間が30分だとします。すると、週に2回のアポイントメントでも、行き帰りで2時間のロスが発生しています。これが1年続けば、単純計算で合計96時間です。この時間を、例えば営業資料作成やセミナー参加といった他の作業にあてられれば、中長期的には生産性の向上だけでなく、残業時間の削減が見込めるでしょう。

対面の場合

  • 打ち合わせ場所への移動と、そのための支度
  • 打ち合わせスペースの確保
  • 資料の印刷

-> 打ち合わせ本題に入る前に数時間の準備時間を要する

Web会議の場合

  • インターネット回線に接続した端末(パソコン、モバイル、タブレットなど)
    ※Webカメラとマイク付きのものを推奨

-> 思い立ったその時にいつでも、どこでも、打ち合わせ可能


比較2: かかってくる費用

同じく、週に2回の対面アポイントが入っている従業員を例に考えてみましょう。
交通費の片道を300円と見積もると、1週間で1,200円、1年間分では、なんと57,600円にも及びます。
一方でWeb会議システムには、運用コストがかからないものもあります。有料版でも、一人当たり月に2,000円程度から導入可能です。すると年間でかかるコストは、多く見積もっても2万円前後です。これだけでも、従業員一人につき、年に3万円弱の節約となります。

またWeb会議なら、打ち合わせ回数の上限もなく、思い立ったときに、好きな場所で、何分間でも会話を繋げることができます。

対面の場合

  • 高額

-> 拠点や研修会場に集まるための交通費、会場利用費などで、
1回あたり数千〜数万円に及ぶこともある

Web会議の場合

  • 少額

-> 無料、もしくは一人当たり年間数百円〜程度で、回数制限はなし


比較3: 会議にかかる所要時間

Web会議を利用することで、従来型の会議と比べて所要時間を大きく短縮することが可能となります。

対面で行う会議の場合、開催場所までの移動時間も実質的な会議時間に含まれます。つまり、拠点が遠ければ遠いほど会議時間が長くなるのです。また、移動に付随する業務、例えば交通費精算であったり移動手段の確保であったりという業務にかかる時間も発生します。会議の主催者は、出席者のスケジュールを調整をして開催日時と会場を決めるという手間(=時間)も発生します。

これら会議に参加するための準備に賭ける時間と移動時間は、Web会議システムを利用する場合はほぼ発生しません。参加者は普段自分が作業しているデスクから参加することが出来るため、無駄な時間を費やさずに済みます。主催者も開催時間を決めるだけで会議を開催することが可能となります。

テレワークを実施する上での問題や課題

(画像引用元:「イノベーションへの対応状況調査」【企業調査】

独立行政法人 労働政策研究・研修機構が平成29年7月に発表した「イノベーションへの対応状況調査」【企業調査】によると、テレビ会議(WEB 会議や音声会議等を含む)の効果として最も多く挙げられていたのは「移動時間の短縮・効率化」となっています。調査対象企業中、約54%もの企業がこの回答を挙げており、Web会議システムの導入が会議にかかる所要時間の短縮に大きく貢献していることがうかがえます。


比較4: コミュニケーションの取りやすさ

Web会議では、使用するデバイスの画面を通して、会話に参加しているメンバーの表情やジェスチャーを相互に確認できます。
今までは非対面のコミュニケーションの場合、電話であれば音声、メールであれば文面というように、情報を得る術がどちらかに偏っていました。
しかしWeb会議を使えば、直接会っているかのように、相手の感情をより汲み取りやすいでしょう。

対面の場合

-> 直接会わないと、メール(文面)か電話(音声)のどちらか

Web会議の場合

-> お互いの表情や反応を見ながらリアルタイムに会話できる

このようにWeb会議は、今まで移動にかかっていた時間とコストを大幅に削減してくれる社会インフラ的な役割を担っていると同時に、よりスムーズなコミュニケーションも実現することがわかります。
ビジネスの様々な面で、メリットを享受できるのです。


比較5: プロジェクトの進行速度

Web会議の活用によりプロジェクトの進行速度も格段に向上します。

というのも、Web会議では会議の様子をレコーディングすることができるため、やむを得ぬ事情で参加できなかったメンバーも後で見直すことが出来るのです。

これにより、会議の内容を事細かに知ることが出来るのと同時に、不参加メンバーのために再度会議を行うといった手間も省け、プロジェクトがスムーズに回るようになります。
従来型の対面会議の場合、会議の内容は通常「議事録」という形で文章にして保管し、不参加メンバーはその議事録を見て内容を把握します。また、参加メンバーから個別に内容を聞いて把握することもあるでしょう。

ただし、議事録に書かれてあるのは会議の決定事項であり、その空気感までは伝わりません。また、議事録作成者にも個性があるため、同じ会議でも違う議事録が出来上がることもあるでしょう。このような状態ではプロジェクトの一体感を醸成することは難しいといえます。

Web会議システムの場合は、レコーディングされた会議の様子を見ることで、不参加メンバーもその内容を臨場感を持って受け止めることができます。また、レコーディングデータはクラウド上に保存されているため、好きな時間に好きな端末で確認することも可能となります。結果、プロジェクトメンバーの理解促進及び業務効率化にも貢献することとなります。


「Web会議」と「テレビ会議」は別物!利用シーンや各機能について比べてみた

Web会議のメリットイメージ

「Web会議」と混同されやすい会議システムに、「テレビ会議」があります。
インターネットに繋いだデバイスを使って複数拠点からコミュニケーションをとる点は、両者に共通する一方で、利用シーンや使い勝手は、全く異なります。
どちらを導入べきか正しく検討するために、それぞれの特徴を改めて整理してみましょう。

端的にまとめると、多拠点での大規模は会議には「テレビ会議システム」1対1から複数名(2〜3名)程度の場合には「Web会議システム」が適しているといった違いがあります。

Web会議 テレビ会議
利用人数 1 対 1〜複数人程度 大人数
利用シーン 営業や採用面接など、小規模な打ち合わせ 経営会議、国際フォーラムなど、複数拠点や複数企業の大規模な打ち合わせ
利用場所 どこでも可能 専用デバイスの設置された空間
(会議室やサテライトオフィスなどの整備が必要)
必要なデバイス 普段使いのパソコンやモバイル 専用機器(スクリーン、カメラ、マイク、回線ルータ等を含むハードウェア)
映像解像度 サービスにより違いがある 高解像度
通信速度 通信場所のネット環境に左右される 専用ラインや機材の導入で安定したネットを敷くことができる
価格 無料、もしくは有料でも比較的安価 年間で数百万円ほど(※メーカーやプランによる)
特徴的な機能 資料送付や画面の共有ができる ダイナミックかつ解像度の高い映像共有が可能なため、現場確認や防犯カメラといった空間共有デバイスにもなる

用途や機能について比較するとわかるように、テレビ会議はWeb会議よりも、利用シーンや価格帯の規模感が大きいことがわかりますね。
ただし導入時に高額な初期費用が必要で、会議室に集合しなければ会議に参加できないといったデメリットも考えられます。

そこで、特に専用機材を要さない小規模は打ち合わせには、Web会議システムがより適していると言えるでしょう。
「いつでも」「どこでも」「誰でも」参加できるのが、テレビ会議では実現できない、Web会議のメリットです。

Web会議であれば、導入やメンテナンスにかかるコストを抑制できる他、機材のセッティングや場所の確保も不要なため、社内で広く展開することができます。

有料版のWeb会議でも、無料のお試し期間を設けているサービスもあるので、導入にあたり検討してみても良いかもしれません。


Web会議を導入した企業の課題解決事例13選

Web会議を使うことで得られるメリットは、ただ場所を問わずに会議ができ、コストが削減されるだけではありません。

少子高齢化の進展により労働人口が減少し、人材確保の困難さが顕著化されてきました。
仕事と家庭の両立や、ワークライフバランスの重視といった求職者ニーズも高まる中で、優秀な人材を確保し続けることは、決して容易ではありません。

そんな中、企業がWeb会議を導入することは、自社の従業員に「働き方の自由」を認めることであり、結果的に下記のような企業課題の解決策となるのです。

企業が抱えている課題 Web会議の導入で実現できること
通勤、出張費用、サテライトオフィス等の設備費が増加 通勤に対するコストやデメリットの見直し
従業員の安全確保、通勤手当やオフィス設備費にかかる費用の削減、業務の効率化
子育てや介護などの生活の変化による離職・退職が相次いでいる 従業員の家事・子育て・介護と仕事の両立
既に自社の社風や業務に馴染んだ従業員の離職率低下
採用機能のある地域に住んでいる求職者以外にリーチアウトできない 採用力の強化
遠方在住者や物理的移動が困難な障がい者の採用数増加(Uターン、Iターン含む)

そこで最後に、以下1〜3に沿って、既にWeb会議を導入することで成果をあげている企業好事例をご紹介します。

Web会議によって、どのような組織改革が起こっているか、自社での導入の際の参考にしてみてください。

下記の記事では、テレワークの概要やメリット・デメリット、そして実際の導入事例について詳しくご紹介しています。ぜひ、合わせてご覧ください。

1.通勤や移動に対するコストやデメリットの見直し

経営判断のスピードアップと世界ブランド化促進のため創業120年以上の老舗がテレビ会議、Web会議をフル活用。

OKANO(株式会社岡野) 様

経営判断のスピードアップと世界ブランド化促進のため創業120年以上の老舗がテレビ会議、Web会議をフル活用。

全国展開する店舗スタッフとの定例会議をWeb会議化。20名以上が参加しても円滑なコミュニケーションを実現。

株式会社ドーム 様

全国展開する店舗スタッフとの定例会議をWeb会議化。20名以上が参加しても円滑なコミュニケーションを実現。

子ども向け医薬品の開発に向けて、製薬会社と全国の小児関連病院がWeb会議で情報共有

小児治験ネットワーク 様

子ども向け医薬品の開発に向けて、製薬会社と全国の小児関連病院がWeb会議で情報共有。

4つの銀行がWeb会議で分科会を開催。ノウハウを結集し四国創生に向けた施策を展開。

四国アライアンス(阿波銀行、百十四銀行、伊予銀行、四国銀行)様

4つの銀行がWeb会議で分科会を開催。ノウハウを結集し四国創生に向けた施策を展開。

2.家事・子育て・介護と仕事の両立

徳島県三好市にサテライトオフィスを開設。「オフィスを出ないですむ業務」は遠隔でもできる。

株式会社あしたのチーム 三好サテライトオフィス 様

徳島県三好市にサテライトオフィスを開設。「オフィスを出ないですむ業務」は遠隔でもできる。

勉強会の運営スタッフが週1回オンラインミーティング。勉強会終了後は自宅から“打ち上げ”に参加。

育休プチMBA勉強会 様

勉強会の運営スタッフが週1回オンラインミーティング。勉強会終了後は自宅から“打ち上げ”に参加。

顔を合わす機会はないけれども“会っていない感”はない!子育てママの在宅ワークをV-CUBE ミーティングでサポート。

ママグロースハッカーズ 様

顔を合わす機会はないけれども“会っていない感”はない!子育てママの在宅ワークをV-CUBE ミーティングでサポート。

3.採用力の強化

Web面接の導入で全国47都道府県におけるスピード採用を実現。

株式会社あしたのチーム 様

Web面接の導入で全国47都道府県におけるスピード採用を実現。

全国8拠点のスタッフがリモートで連携。鳥取から地方創生をめざし「V-CUBE ミーティング」を活用。

株株式会社LASSIC(ラシック) 様

全国8拠点のスタッフがリモートで連携。鳥取から地方創生をめざし「V-CUBE ミーティング」を活用。

4.出張費の削減

Web会議導入により、宮崎県内で広範囲に展開する拠点からの移動時間は年468時間、経費は60%以上削減。

宮崎電子機器株式会社 様

Web会議導入により、宮崎県内で広範囲に展開する拠点からの移動時間は年468時間、経費は60%以上削減。

社長から店舗スタッフまで幅広く「V-CUBE ミーティング」を活用。コミュニケーション活性化とコスト削減を同時に実現。

株式会社TSUTAYA STORES 様

社長から店舗スタッフまで幅広く「V-CUBE ミーティング」を活用。コミュニケーション活性化とコスト削減を同時に実現。

「店舗間会議のための移動が5時間」のムダを解消。会議の頻度アップで情報共有の質が向上。

株式会社トレーダー 様

「店舗間会議のための移動が5時間」のムダを解消。会議の頻度アップで情報共有の質が向上。

社内コミュニケーション強化に向けたテレビ会議の充実を目的にV-CUBE Boxを導入。

株式会社朝日新聞社 様

社内コミュニケーション強化に向けたテレビ会議の充実を目的にV-CUBE Boxを導入。


オンプレミス型とクラウド型のWeb会議

Web会議システムには、オンプレミス型とクラウド型の2つの利用形態(導入形態)があります。どちらもメリット・デメリットがあるため、利用シーンにあわせて選択することが重要です。

オンプレミス型は、自社内でWeb会議システムを保有し、自社内の設備によって運用することを意味します。インフラ構築にかけるコストが高く、また万が一の災害時のバックアップが弱いというデメリットがありますが、セキュリティに関しては非常に優れています。

一方のクラウド型はイニシャルコストやランニングコストが非常に安いというメリットがある代わりに、カスタマイズの制限やセキュリティ面の不安といったデメリットがあります。 このうち、セキュリティ面にフォーカスしてお話ししましょう。

一般的にWeb会議システムといえばクラウド型をイメージする方も多いでしょう。もちろん、クラウド型でもSSLによる暗号化や運営事業者によるJISQ27001:2006の取得など、セキュリティに関する十分な対策を実施しているため不安はありません。しかし、情報セキュリティに厳しい企業の場合はできるだけこの不安を排除しておきたいと考えるのは自然なことであり、結果的にWeb会議システムの導入に二の足を踏むことになるのではないでしょうか。
オンプレミス型であればこのようなセキュリティ面の不安もかなり軽減されます。

とはいえ、オンプレミス型は導入コストが高いため、近年ではオンプレミス型とクラウド型を組み合わせたハイブリッド型を採用する企業も増えてきています。無理にオンプレミス型かクラウド型かという選択をするのではなく、利用シーンに合わせて柔軟に選択することが重要ではないでしょうか。


【番外編】会議以外にも広がるWeb会議の活用法

スマートグラスやドローンを活用した社会インフラのメンテナンス、災害時の情報共有など、Web会議の活用シーンはさらに広がっています。

例えば、インフラメンテナンスや工事現場で、作業者と指示者がWeb会議で現場の状況をリアルタイムに共有することで、作業品質の向上、移動時間や作業工数の短縮が見込めます。

迅速な情報共有と的確な指示が必要になる災害時は、資料や映像をリアルタイムで共有し、情報を集約することで、より精度の高い対策を練ることが可能です。

また、空間共有や商談に遠隔で同行するなど、Web会議はあらゆるシチュエーションで活用されます。

空間共有

商談に遠隔で同行する


V-CUBE ミーティングについてよくあるご質問

Q.V-CUBE ミーティングが他社より優れている点は?

多くの企業で導入されており、使い勝手や信頼性という点で高い評価を得ている点です。 V-CUBE ミーティングは、株式会社シード・プランニング「2019 ビデオ会議/Web会議の最新市場とクラウドビデオコミュニケーションの現状」で12年連続シェアNo.1を獲得しています。また弊社も総務省「テレワーク先駆者百選 総務大臣賞」に選出されるなど、数多くの高い評価を獲得していることが挙げられます。

Q.現在どのくらいの導入社数がありますか?

V-CUBE ミーティングは現在5,000社を超える企業に選ばれています。業種も製造業からサービス業、金融業、公的機関など幅広く、3000名以上の企業で導入されている事例もあります。

Q.セキュリティは万全ですか?

V-CUBE ミーティングの利用に際して、IPアドレス制限を設定することでより強固なセキュリティ環境でWeb会議を利用することが可能です。

Q.何拠点まで同時接続可能ですか?

最大100拠点が同時にWeb会議に参加することが出来ます。

Q.会議室同士での会議を実施できますか?

多カメラ・マイク・リモコンなどをパッケージにしたHD対応ビデオ会議システム「V-CUBE Box」をご利用いただくことで、会議室同士や拠点同士での会議も可能です。

Web会議についてよくあるご質問

Q.Web会議とは何ですか?

PCやスマートフォンなどのデバイスとネット環境によって、場所や時間を問わずにFace to Faceのコミュニケーションができるツールです。

Q.どのような企業や人におすすめですか?

テレワーク・働き方改革に取り組む企業や、支店/支社とのコミュニケーションが多い企業におすすめです。外出先から会議に参加できるので、出張や移動の手間が省けるためです。社内会議や取引先との打ち合わせ、Web面接、テレワーク、現場の確認、BCP/緊急対策、オンライン営業 など、あらゆる業務シーンで役立ちます。

Q.無料/有料どちらにすべきですか?

無料でも利用は可能ですが、通信の品質やセキュリティ面、サポートの有無など、ビジネスユースに必要な機能は有料のものの方が充実しているでしょう。参考として「無料のWeb会議」vs「有料のWeb会議」を徹底比較を確認してみてください。

Q.Web会議のメリットは何ですか?

移動時間や交通費のコスト削減、スケジュール調整の簡易化、働き方改革の推進、離職防止・人材確保、企業イメージの向上、営業の効率化など様々です。参考としてWeb会議/テレビ会議のメリット・デメリットを確認してみてください。

Q.セキュリティは大丈夫ですか?

情報漏えいのリスクは0ではありませんが、サービスによっては暗号化通信を採用したりASP/SaaS情報開示制度に認定されているものがあるため、対策をすることは可能です。IPアドレス制限ができるサービスであれば、IPアドレスからのアクセスを制限することで不正アクセスを防ぎ、より強固なセキュリティ環境でWeb会議を開催できます。

Q.テレビ会議との違いは何ですか?

テレビ会議はテレビ会議は会議室に設置した専用機材を使い、部屋と部屋をつなぐので、グループ対グループの会議に最適です。一方、Web会議はPCやスマートフォン、タブレットにアプリをインストールして使うので、インターネット環境があれば時間や場所を問わず会議が行えます。複数の個人がそれぞれの拠点から接続する形が得意と言えるでしょう。参考としてテレビ会議とWeb会議の違いとは?を確認してみてください。

Q.感染症などの緊急対策に有効ですか?

有効です。離れたところから映像・音声のやりとりができるため、出勤せずに仕事をこなす「テレワーク」が可能です。満員電車や外部との接触を防げるので、感染症にかかるリスクを軽減できます。


まとめ|働き方の選択肢を増やす「Web会議」は人材確保の鍵となる

Web会議は、従業員、企業、そして地方の全てにとってメリットをもたらすコミュニケーションツールです。

少子高齢化が進み、労働人口が減少しつづける昨今、労働力や優秀な人材を確保するために「働き方改革」が叫ばれています。その軸となっているのが、場所や時間にしばられずに働く「テレワーク」の推進であり、Web会議はこのテレワーク環境の整備に効果的なソリューションとなることは否めないでしょう。
対面が基本だった従来のコミュニケーションのあり方を、個人の生活スタイルに合わせて柔軟化させるだけでなく、企業のコスト削減、生産性の向上、採用力の強化などのメリットも生み出します。

また、Web会議は、導入に当たってハードルが低いことも特徴です。
新しいシステムとはいえ、パソコンやモバイル端末といった、既に馴染みのある機材しか必要としません。

ぜひ一度、あなたの会社でも利用を検討してみてください。

 

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