Web会議とは？13企業の成功事例と共におすすめのシステムを紹介
Web会議とは情報通信システムを活用し行われる会議です。Web会議を活用することで複数拠点からのコミュニケーションが可能となり、テレワーク中や複数拠点での、社内外の「ホウレンソウ（報告・連絡・相談）」や「打ち合わせ」を活性化できます。
企業では支社間での連絡や、コロナウイルス等によるテレワーク時の連絡手段として活用されています。
Web会議は普段使用しているパソコンやスマートフォン、タブレットなどのデバイスから利用できるため、新たに通信機器を購入する必要なく利用可能です。
Web会議もテレビ会議もおまかせ！Zoomで実現するハイブリッドワーク
数あるWeb会議システムの中でも特に知名度が高く利用者が多いZoom。自宅や外出先から使えるのはもちろん、会議室に設置する据え置き型タイプも。状況に応じて使い分けて、より快適なオンラインコミュニケーションを実現しませんか。
Zoomが提供する3つのシステムをご紹介していますので、ぜひご活用ください。
Web会議のメリット
Web会議を導入するメリットは大きく以下の6つです。
- 事前準備（移動や場所確保）の解消
- 交通費・会場費等のコスト削減
- 会議の所要時間の削減
- どこからでもリアルタイムに会話できる
- プロジェクトの進行速度向上
- 多様な働き方の実現
１つひとつ解説します。
事前準備（移動や場所確保）の解消
Web会議は、移動や資料準備・場所の確保などの事前準備にかかる負荷を軽減してくれます。
例えば、既存顧客とのオフラインで契約更新の打ち合わせが週2日入っている、営業担当の社員を想定してみてください。
仮に、打ち合わせ場所への片道の移動時間が30分だとします。すると、週に2回のアポイントメントでも、行き帰りで2時間のロスが発生しています。これが1年続けば、単純計算で合計96時間です。この時間を、例えば営業資料作成やセミナー参加といった他の作業にあてられれば、中長期的には生産性の向上だけでなく、残業時間の削減が見込めるでしょう。
対面の場合
- 打ち合わせ場所への移動と、そのための支度
- 打ち合わせスペースの確保
- 資料の印刷
-> 打ち合わせ本題に入る前に数時間の準備時間を要する
Web会議の場合
- インターネット回線に接続した端末（パソコン、モバイル、タブレットなど）
※Webカメラとマイク付きのものを推奨
-> 思い立ったその時にいつでも、どこでも、打ち合わせ可能
交通費・会場費のコスト削減
同じく、週に2回の対面アポイントが入っている従業員を例に考えてみましょう。
交通費の片道を300円と見積もると、1週間で1,200円、1年間分では、なんと57,600円にも及びます。
一方でWeb会議システムには、運用コストがかからないものもあります。有料版でも、一人当たり月に2,000円程度から導入可能です。すると年間でかかるコストは、多く見積もっても2万円前後です。これだけでも、従業員一人につき、年に3万円弱の節約となります。
またWeb会議なら、打ち合わせ回数の上限もなく、思い立ったときに、好きな場所で、何分間でも会話を繋げることができます。
対面の場合
- 高額
-> 拠点や研修会場に集まるための交通費、会場利用費などで、
1回あたり数千〜数万円に及ぶこともある
Web会議の場合
- 少額
-> 無料、もしくは一人当たり年間数百円〜程度で、回数制限はなし
会議の所要時間の削減
Web会議を利用することで、従来型の会議と比べて所要時間を大きく短縮することが可能となります。
対面で行う会議の場合、開催場所までの移動時間も実質的な会議時間に含まれます。つまり、拠点が遠ければ遠いほど会議時間が長くなるのです。また、移動に付随する業務、例えば交通費精算であったり移動手段の確保であったりという業務にかかる時間も発生します。会議の主催者は、出席者のスケジュールを調整をして開催日時と会場を決めるという手間（＝時間）も発生します。
これら会議に参加するための準備に賭ける時間と移動時間は、Web会議システムを利用する場合はほぼ発生しません。参加者は普段自分が作業しているデスクから参加することが出来るため、無駄な時間を費やさずに済みます。主催者も開催時間を決めるだけで会議を開催することが可能となります。
独立行政法人 労働政策研究・研修機構が平成29年7月に発表した「イノベーションへの対応状況調査」【企業調査】によると、テレビ会議（WEB 会議や音声会議等を含む）の効果として最も多く挙げられていたのは「移動時間の短縮・効率化」となっています。調査対象企業中、約54%もの企業がこの回答を挙げており、Web会議システムの導入が会議にかかる所要時間の短縮に大きく貢献していることがうかがえます。
どこからでもリアルタイムで会話できる
Web会議では、使用するデバイスの画面を通して、会話に参加しているメンバーの表情やジェスチャーを相互に確認できます。
今までは非対面のコミュニケーションの場合、電話であれば音声、メールであれば文面というように、情報を得る術がどちらかに偏っていました。
しかしWeb会議を使えば、直接会っているかのように、相手の感情をより汲み取りやすいでしょう。
対面の場合
-> 直接会わないと、メール（文面）か電話（音声）のどちらか
Web会議の場合
-> お互いの表情や反応を見ながらリアルタイムに会話できる
このようにWeb会議は、今まで移動にかかっていた時間とコストを大幅に削減してくれる社会インフラ的な役割を担っていると同時に、よりスムーズなコミュニケーションも実現することがわかります。
ビジネスの様々な面で、メリットを享受できるのです。
プロジェクトの進行速度向上
Web会議の活用によりプロジェクトの進行速度も格段に向上します。
というのも、Web会議では会議の様子をレコーディングすることができるため、やむを得ぬ事情で参加できなかったメンバーも後で見直すことが出来るのです。
これにより、会議の内容を事細かに知ることが出来るのと同時に、不参加メンバーのために再度会議を行うといった手間も省け、プロジェクトがスムーズに回るようになります。
従来型の対面会議の場合、会議の内容は通常「議事録」という形で文章にして保管し、不参加メンバーはその議事録を見て内容を把握します。また、参加メンバーから個別に内容を聞いて把握することもあるでしょう。
ただし、議事録に書かれてあるのは会議の決定事項であり、その空気感までは伝わりません。また、議事録作成者にも個性があるため、同じ会議でも違う議事録が出来上がることもあるでしょう。このような状態ではプロジェクトの一体感を醸成することは難しいといえます。
Web会議システムの場合は、レコーディングされた会議の様子を見ることで、不参加メンバーもその内容を臨場感を持って受け止めることができます。また、レコーディングデータはクラウド上に保存されているため、好きな時間に好きな端末で確認することも可能となります。結果、プロジェクトメンバーの理解促進及び業務効率化にも貢献することとなります。
Web会議のデメリット
便利なWeb会議ですが実施する際はその場の通信環境に動作が左右されてしまう、というデメリットも存在します。
Web会議システムはその名の通り、インターネット接続によって通信するため、電波の良し悪し、帯域などによっては「画面が止まる」「音が途切れて聞こえる」といった問題が生じます。
これは利用しているインターネット回線によって改善できるケースがほとんどですので、導入の際には、高速通信が可能なインターネット環境を整える必要があるでしょう。
また、音声だけを優先して送受信する仕組みを持ったWeb会議システムや、電話から参加できるものもあるので、検討の際にはチェックしてみるとよいでしょう。
なぜWeb会議が広まっているのか
普及が進むWeb会議ですが、その背景には以下のような要因があります。
- 働き方改革
- 感染症対策
- 営業活動
- 採用活動
事例を踏まえて１つずつ解説していきます。
働き方改革
2019年に施行された「働き方改革関連法案」を代表する働き方改革により、生産性の向上やテレワークの導入を理由にWeb会議の利用が進んでいます。
Web会議を利用することで、前述の移動時間の削減による生産性向上や採用力の強化、テレワークの導入などが可能となります。
感染症対策
2020年には新型コロナウイルスの感染拡大防止のため、テレワークでWeb会議を活用する企業が増加しました。
テレワークではオフィスへ出勤する必要がなくなるため、満員電車や人混みを避けられるため、感染・感染拡大の防止へ効果を発揮しました。
営業活動
営業活動においても、Web会議は利用されています。
テレアポとWeb会議を組み合わせることで、資料等を見せながらの電話営業が可能となるほか、遠方の取引先との商談をWeb会議を用いることで、移動コストの削減、商談数の増加などの効果が見込めます。
また、集客を目的としたセミナーもWeb会議を用いてオンライン化することで、会場費の削減や実施回数の増加が見込めます。
>> Web会議を使う営業とは？ そのメリット・デメリットと商談の流れを解説
採用活動
企業の採用活動にもWeb会議は活用されています。説明会や面接等、これまで実地開催していた採用活動をWeb形式にすることで交通費の削減や、求職者の負担軽減などに貢献します。
Web会議システムの基礎知識
テレビ会議との違い
Web会議とよく混同されるテレビ会議との違いを解説します。
利用する環境や目的によって、適切なシステムが異なるため、それぞれの言葉の意味を正しく理解し、自社にとって本当に必要なサービスを選べるようにしておくと、ツール選定の失敗が少ないでしょう。
Web会議
Web会議は、これまで説明したように映像（ビデオ）と音声を使って遠方の相手とのコミュニケーションを可能にするツールです。
その中でも特に専用機材を必要とせず、手持ちのパソコンやスマートフォンを使っていつでもどこでも会話に参加できるものをWeb会議と弊社では定義しています。手軽に連絡を取り合えるため、1対1や社内会議、採用面接といった少人数の打ち合わせに最適です。
専用機材が不要なためコストが抑えられ、パソコンやスマーフォンを使ってどこからでも会議に参加できるメリットがある一方で、会議室に常設する場合はパソコンごと盗難されてしまうリスクがあるほか、映像や音声のクオリティが下がる、といったデメリットもあります。
テレビ会議
テレビ会議は専用機材を用いて、離れた場所にいる相手と画像及び音声でコミュニケーションを可能にするツールです。専用機材によるクリアな音声と映像をリアルタイムで配信することで、遠く離れていてもまるで一つの部屋にいるかのような臨場感を感じられます。
- 会議
- 社員研修
- 表彰式・周年記念式などの社内イベント
- 国際会議・フォーラムなどの社外イベント（海外拠点含む）
- 現場（建設現場、病院、コンサート会場など）の状況共有
Web会議システムと比べて、よりクリアな音声と映像でコミュニケーションができる反面、より高額な初期費用、運用コストがかかってしまうデメリットがあります。また、中には機材の保守期間切れや廊下状態によって買い替えを検討しなければならない場合もあります。
>> テレビ会議の5つの活用方法・事例を紹介！拠点間の会議以外にも！
Web会議システムとテレビ会議システムの比較
Web会議システムとテレビ会議システムの特徴をまとめると以下のようになります。
利用する環境や目的に応じて適したシステムを選びましょう。
| Web会議 | テレビ会議 | |
|---|---|---|
| 利用人数 |
|
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| 利用シーン |
|
|
| 利用場所 | どこでも可能 | 専用デバイスの設置された空間
（会議室やサテライトオフィスなどの整備が必要） |
| 必要なデバイス | 普段使いのパソコンやモバイル | 専用機器（スクリーン、カメラ、マイク、回線ルータ等を含むハードウェア） |
| 映像解像度 | サービスにより違いがある | 高解像度 |
| 通信速度 | 通信場所のネット環境に左右される | 専用ラインや機材の導入で安定したネットを敷くことができる |
| 価格 | 無料、もしくは有料でも比較的安価 | 年間で数百万円ほど（※メーカーやプランによる） |
| 特徴的な機能 | 資料送付や画面の共有ができる | ダイナミックかつ解像度の高い映像共有が可能なため、現場確認や防犯カメラといった空間共有デバイスにもなる |
機能
Web会議システムは、遠隔地での双方向のコミュニケーションを可能とするツールです。基本的な機能はテレビ電話のような映像と音声の通信ですが、それ以外にもコミュニケーションをより円滑にするものや、セキュリティをより強固なものにする以下のような機能を搭載しているシステムもあります。
- 画面共有機能
- 録音・録画機能
- チャット機能
- アンケート機能
- セキュリティ機能
一つずつ詳しく見ていきましょう。
画面共有機能
PCのウィンドウやデスクトップを画面に写して共有する機能です。議論に関する資料やデータを確認しながら会議を進められます。
また、共有中の画面内にポインターを表示できる機能を備えたWeb会議システムもあり、資料や図面などを修正しながら進める打ち合わせなどでは、修正箇所を素早く正確に指し示せるため、よりスムーズなコミュニケーションが可能です。
録画・録音機能
会議中の画面や音声を録画・録音することで会議の記録を残せる機能です。これらの記録は議事録として後から会議の内容を確認する場合や、会議の欠席者への共有資料として活用できます。また、商談の様子を新入社員に見せるなど、教育用途のオンデマンドコンテンツとしても活用できます。
チャット機能
チャット機能では、会議中にURLやテキスト情報を共有したい場合などにテキスト形式で情報を共有できます。他にも、外出中や移動中で声を発しにくい場合に会議に意見を出したい場合や、プレゼン中の発言者へ質問をしたい場合などに便利です。
アンケート機能
アンケート機能を活用することで、会議中に画面上でアンケートを実施できます。会議中の決議が必要な場合に活用することで意思決定を迅速化させられるだけでなく、オンラインセミナーの満足度調査などにも活用できます。
>> Webセミナー・オンラインセミナーとは
セキュリティ機能
会議参加へのパスワードの設定やIPアドレスの制限などを設定することで、不正アクセスを防ぎ、より強固なセキュリティ環境で会議を利用できます。
オンプレミス型とクラウド型
Web会議システムの選定において知っておきたいのが「オンプレミス型」と「クラウド（ASP）型」の製品タイプです。
これら2つのタイプはWeb会議を利用する際のサーバーによって異なっています。
オンプレミス型のWeb会議システムは自社内に専用のサーバーを設置し、そのサーバーを用いて映像や音声のやり取りを行います。一方でクラウド（ASP）型のWeb会議システムはインターネット経由でシステム提供社の用意した共有のサーバーを介して送受信を行います。
オンプレミス型のWeb会議システムは、自社内のサーバーを利用するため独自のセキュリティ環境を構築でき、より安全な環境でWeb会議を利用できるほか、使用用途に応じたカスタマイズも可能です。その一方で、初期費用が高額であったり、自社での保守・メンテナンスが必要であるなどのデメリットもあります。
対するクラウド（ASP）型のWeb会議システムは、セキュリティ対策をシステム提供者に委ねることになりますが、安価かつ簡単にシステムを導入できるメリットがあります。
それぞれの特徴をまとめると以下のようになります。
必要な要件と照らし合わせて適切なタイプのWeb会議システムを選びましょう。
| オンプレミス型 | クラウド()ASP型 | |
|---|---|---|
| 使用するサーバー | 自社内の専用サーバー | システム提供社の共有サーバー |
| カスタマイズ | 可能 | 不可能 |
| 費用 | 高額 | 安価 |
| 保守 | 自社でメンテナンスが必要 | メンテナンス不要 |
>> オンプレミス型Web会議システムとは？メリットやクラウドとの違いを解説
Web会議システムの選び方
ここまでWeb会議システムの機能や特徴を解説しましたが、ここからは実際にWeb会議システムを選定する際のポイントをご紹介します。
まず使用用途を確認する
Web会議システムを利用する際は、まずどのような用途で使用するのかを確認しましょう。
先程解説したとおり、使用用途や人数によってはテレビ会議システムを利用した方が打ち合わせなどがスムーズに進むケースや、もあります。まずは、どのような用途でどれくらいの人数が利用するのかを確認しましょう。
また、用途に応じて必要な機能も決まってきます。画面共有やアンケートなど必要な機能を洗い出すと良いでしょう。
セキュリティ要件を確認する
次に確認するべきなのが必要なセキュリティ要件です。セキュリティは不正アクセスや情報流出を防ぐための重要な項目です。
クラウド型のWeb会議システムが多く提供されていますが、その要件によってはオンプレミス型でなければ対応できないかもしれないので、事前に確認しておくと良いでしょう。
Web会議のポイント・注意点
ここからは実際にWeb会議を利用する際のポイントを紹介します。
事前の準備
まず、Web会議を実施する前には、会議で使用するパソコンやカメラ、マイクの動作確認をしておくとよいでしょう。
それぞれの機器がきちんと接続されているか、故障は無いかを確認しておくことで会議が始まってから慌てる必要がなくなります。また、充電式のマイクイヤホンなどを利用している場合にはバッテリーの残量も確認しておくことが大切です。
可能であれば、事前にテストを行っておくと更に良いでしょう。特にイヤホンやヘッドホンを利用しない場合は、スピーカーから発せられた音をイヤホンが拾ってハウリングしてしまうケースもあります。ハウリングが発生してしまう場合には、音量のバランスや設置位置などを調節するほか、イヤホンの利用も検討しましょう。
Web会議中のポイント
Web会議が始まってからは、まず録画・録音の確認をすると良いでしょう。後から議事録として見返す必要がある場合や、欠席者への共有が必要な場合は録画・録音をしておきましょう。
次に会議中は発言者以外はマイクをミュートにしておくと良いでしょう。Web会議中には周囲の雑音や、キーボードの打鍵音など、多くの音が発生しています。
Web会議を導入した企業の課題解決事例13選
Web会議を使うことで得られるメリットは、ただ場所を問わずに会議ができ、コストが削減されるだけではありません。
少子高齢化の進展により労働人口が減少し、人材確保の困難さが顕著化されてきました。
仕事と家庭の両立や、ワークライフバランスの重視といった求職者ニーズも高まる中で、優秀な人材を確保し続けることは、決して容易ではありません。
そんな中、企業がWeb会議を導入することは、自社の従業員に「働き方の自由」を認めることであり、結果的に下記のような企業課題の解決策となるのです。
| 企業が抱えている課題 | Web会議の導入で実現できること | |
|---|---|---|
| １ | 通勤、出張費用、サテライトオフィス等の設備費が増加 | 通勤に対するコストやデメリットの見直し
従業員の安全確保、通勤手当やオフィス設備費にかかる費用の削減、業務の効率化 |
| ２ | 子育てや介護などの生活の変化による離職・退職が相次いでいる | 従業員の家事・子育て・介護と仕事の両立
既に自社の社風や業務に馴染んだ従業員の離職率低下 |
| ３ | 採用機能のある地域に住んでいる求職者以外にリーチアウトできない | 採用力の強化
遠方在住者や物理的移動が困難な障がい者の採用数増加（Uターン、Iターン含む） |
そこで最後に、以下1〜3に沿って、既にWeb会議を導入することで成果をあげている企業好事例をご紹介します。
Web会議によって、どのような組織改革が起こっているか、自社での導入の際の参考にしてみてください。
下記の記事では、テレワークの概要やメリット・デメリット、そして実際の導入事例について詳しくご紹介しています。ぜひ、合わせてご覧ください。
１.通勤や移動に対するコストやデメリットの見直し
2.家事・子育て・介護と仕事の両立
3.採用力の強化
4.出張費の削減
【番外編】会議以外にも広がるWeb会議の活用法
スマートグラスやドローンを活用した社会インフラのメンテナンス、災害時の情報共有など、Web会議の活用シーンはさらに広がっています。
例えば、インフラメンテナンスや工事現場で、作業者と指示者がWeb会議で現場の状況をリアルタイムに共有することで、作業品質の向上、移動時間や作業工数の短縮が見込めます。
迅速な情報共有と的確な指示が必要になる災害時は、資料や映像をリアルタイムで共有し、情報を集約することで、より精度の高い対策を練ることが可能です。
また、空間共有や商談に遠隔で同行するなど、Web会議はあらゆるシチュエーションで活用されます。
空間共有
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商談に遠隔で同行する
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Web会議で遠隔地でもスムーズなコミュニケーションを
Web会議の活用は、遠隔地からのコミュニケーションやテレワーク時の意思疎通など、多くの場面で円滑なコミュニケーションを実現できます。
自社の運用目的に沿ったツールを選んで、快適なWeb会議環境を整えましょう。
V-CUBE ミーティングについてよくあるご質問
Q.現在どのくらいの導入社数がありますか？
V-CUBE ミーティングは現在5,000社を超える企業に選ばれています。業種も製造業からサービス業、金融業、公的機関など幅広く、3000名以上の企業で導入されている事例もあります。
Q.セキュリティは万全ですか？
V-CUBE ミーティングの利用に際して、IPアドレス制限を設定することでより強固なセキュリティ環境でWeb会議を利用することが可能です。
Q.何拠点まで同時接続可能ですか？
最大100拠点が同時にWeb会議に参加することが出来ます。
Q.会議室同士での会議を実施できますか？
多カメラ・マイク・リモコンなどをパッケージにしたHD対応ビデオ会議システム「V-CUBE Box」をご利用いただくことで、会議室同士や拠点同士での会議も可能です。
Web会議についてよくあるご質問
Q.感染症の対策に有効ですか？
有効です。離れたところから映像・音声のやりとりができるため、満員電車や人との接触を避けたテレワークで、感染症にかかるリスクを軽減できます。
Q.Web会議とは何ですか？
PCやスマートフォンなどのデバイスとネット環境によって、場所や時間を問わずにFace to Faceのコミュニケーションができるツールです。
Q.どのような企業や人におすすめですか？
テレワーク・働き方改革に取り組む企業や、支店／支社とのコミュニケーションが多い企業におすすめです。外出先から会議に参加できるので、出張や移動の手間が省けるためです。社内会議や取引先との打ち合わせ、Web面接、テレワーク、現場の確認、BCP/緊急対策、オンライン営業 など、あらゆる業務シーンで役立ちます。
Q.無料/有料どちらにすべきですか？
無料でも利用は可能ですが、通信の品質やセキュリティ面、サポートの有無など、ビジネスユースに必要な機能は有料のものの方が充実しているでしょう。参考として「無料のWeb会議」vs「有料のWeb会議」を徹底比較を確認してみてください。
Q.Web会議のメリットは何ですか？
移動時間や交通費のコスト削減、スケジュール調整の簡易化、働き方改革の推進、離職防止・人材確保、企業イメージの向上、営業の効率化など様々です。参考としてWeb会議／テレビ会議のメリット・デメリットを確認してみてください。
Q.セキュリティは大丈夫ですか？
情報漏えいのリスクは0ではありませんが、サービスによっては暗号化通信を採用したりASP/SaaS情報開示制度に認定されているものがあるため、対策をすることは可能です。IPアドレス制限ができるサービスであれば、IPアドレスからのアクセスを制限することで不正アクセスを防ぎ、より強固なセキュリティ環境でWeb会議を開催できます。
Q.テレビ会議との違いは何ですか？
テレビ会議はテレビ会議は会議室に設置した専用機材を使い、部屋と部屋をつなぐので、グループ対グループの会議に最適です。一方、Web会議はPCやスマートフォン、タブレットにアプリをインストールして使うので、インターネット環境があれば時間や場所を問わず会議が行えます。複数の個人がそれぞれの拠点から接続する形が得意と言えるでしょう。参考としてテレビ会議とWeb会議の違いとは？を確認してみてください。
Web会議もテレビ会議もおまかせ！Zoomで実現するハイブリッドワーク
数あるWeb会議システムの中でも特に知名度が高く利用者が多いZoom。自宅や外出先から使えるのはもちろん、会議室に設置する据え置き型タイプも。状況に応じて使い分けて、より快適なオンラインコミュニケーションを実現しませんか。
Zoomが提供する3つのシステムをご紹介していますので、ぜひご活用ください。
