2020年に起こった新型コロナウイルス感染症の流行により、オフィスに出社して働くスタイルは当たり前ではなくなり、急速にテレワークが導入されるようになりました。東京都の調査では、2020年3月には24.0％だったテレワークの実施率は、2020年4月には62.7％に急増し、2022年7月も52.3％を維持しています。
テレワークは従業員の感染症対策になるほか、オフィス縮小による固定費削減、従業員へ支払う交通費削減等などのメリットがあります。そのため、新型コロナウイルス感染症が終息したとしても、テレワークや、テレワークと出社を組み合わせるハイブリットワークを続ける企業も多くあるでしょう。
テレワークは従業員同士が離れて仕事をするため、インターネットを介してコミュニケーションをとらなければなりません。そのときに役立つものの1つがWeb会議です。
Web会議は離れた場所にいてもお互いの顔を見ながら会話できるものです。テレワークは従業員同士のコミュニケーションは取りにくくなりますが、Web会議により、対面して行う会話に近い形でやり取りできるようになります。
また、自社がテレワークを実施していなくても、取引先や顧客がテレワークとなっているケースも多く、テレワークを導入していない企業も商談のためにWeb会議の必要性を感じる企業もあるでしょう。すでにWeb会議システムを導入していても、もっと使い勝手がよいものに変更したいと検討することもありますよね。
そこでこの記事では、Web会議システムを選ぶときに見るポイントや必要な機能について詳しく解説します。
2020年は新型コロナウイルス感染症が流行し、多くの企業がテレワークを導入せざるを得なくなりました。テレワークを導入すると、従業員同士は離れた場所で業務を進めることになるため、チャットツールなどのコミュニケーションツールが必要になります。
なかでも必要性が高いものがWeb会議システムです。Web会議システムは2019年の東京オリンピックに向けたテレワーク推進のときと、2020年の新型コロナウイルス感染症により導入率は大きく上がりました。矢野経済研究所の調査によると、2019年には前年度比104.7％の405億円であり、2020年にはさらに120.4％の487億5,000万円になると予測されていました。
同調査では、Web会議を使用したことがある人の割合はテレワークをしている人の約8割であり、テレワークの普及とともにWeb会議システムの普及も進んでいる状況といえます。
Web会議システムはテレワークを行う企業にとって必要性が高いものです。そのようなWeb会議システムにはどのような特徴があるのか解説します。
Web会議システムは対面することなく、お互いの顔を見て会話できます。そのため、遠隔地にいてもお互いの表情を確認しつつ、身振り手振りを交えたコミュニケーションが可能です。チャットやメール、電話よりも情報量が多くなり、お互いに誤解が生まれにくくなるでしょう。
また、一般的なWeb会議システムには、自分のPCに映っている画面を会議に参加している人たちと共有できる機能もあります。この機能を利用すると手持ちの資料を示しながら説明可能で、画像や表、グラフを用いた資料でも、相手に分かりやすく伝えられます。
Web会議システムによっては添付ファイルを参加者に一斉に配布できるファイル共有機能があるものもあり、共有した資料のデータもかんたんに送付可能です。
Web会議システムはインターネット環境が整っていて、スマートフォンやタブレット、PCなどの端末があればどこでも利用できます。自宅でのテレワークはもちろん、サテライトオフィスなどの外出先でも接続可能です。そのため、テレワークを導入している企業でも顔を見ながらミーティングを行えます。
ただし、機密情報を扱う会議では人の目につかない場所でWeb会議システムに接続しなければなりません。情報漏洩などの事故が起きないように、従業員へWeb会議システムの利用ルールを徹底することが必要です。
Web会議システムによっては、Web会議の様子の録画や録音ができます。録画するのであれば、話している人の表情、共有された資料などすべてそのまま保存でき、会議をすべて記録したいときに便利でしょう。記録した動画はあとから見返せるため、欠席者へ共有するとき、議事録を作るときに活用できます。
Web会議システムによっては、録画した動画をそのままクラウドに保存できるものもあります。クラウドに保存できると、URLを送付するだけで動画をほかの人に共有可能です。そのため、自分の端末に動画を保存したあとに圧縮して送付する、といった手間はかかりません。動画共有の手間を大幅に減らせます。
Web会議システムの活用方法はWeb会議だけではありません。「カメラで写した映像をリアルタイムで複数人で共有する」というWeb会議の特性から、セミナーやイベントの様子をインターネットで配信するときにも利用可能です。
参加者の映像とマイクをオフにし、映し出したい映像を表示するようにすれば、オンラインイベントの様子を複数人に配信できます。
Web会議システムと似ているものに、テレビ会議システムというものがあります。両者はどちらもインターネットを介してミーティングや対話をするためのものですが、使用方法は異なります。
Web会議システムはPCやスマートフォンなどのデバイスを利用するため、インターネット環境がある場所であればどこからでも参加可能です。一方テレビ会議システムは、会議室に専用にカメラやマイク、ディスプレイを設置して利用します。そのため、テレビ会議システムで会議をするときは専用の会議室に行かなければならず、出社は必須です。
また、PCのWebカメラやスマートフォン内蔵のカメラを利用したWeb会議は1～2人ほどしか映し出せませんが、テレビ会議システムは部屋全体の映像を映せます。そのため、テレビ会議システムは大人数同士の会議をするときに最適です。
テレビ会議システムは専用のカメラやマイクを利用するため高品質な映像にできることから、重要な会議を行うときにも向いているでしょう。
従来のテレビ会議システムはインターネット回線まで専用のものを必要とするものが多くありましたが、現在ではクラウド型のものが主流です。導入のときに専用回線開設のための工事も必要なく、より手軽にテレビ会議システムを導入できるようになっています。
Web会議システムを新たに導入する、もしくは違うWeb会議システムに入れ替えることを検討しているときは、次のポイントに注目しつつ選ぶとよいでしょう。Web会議システムはそれぞれ特徴が異なります。自社に合ったものを選ぶようにしてください。
Web会議はリアルタイムに動画のやり取りが必要なため、安定した速度が出るインターネット回線が必要です。しかし、なかにはインターネット回線に問題がなくても、映像が途切れる場合もあります。これは、使用するサーバーや帯域、ツールのデータ圧縮技術によって差がでるからです。
また、ブラウザからアクセスするものより、専用のアプリやソフトウェアを利用するほうが繋がりやすい傾向にあります。アプリやソフトウェアをインストールする手間はかかりますが、繋がりやすさを優先するのであれば、そういったものを選ぶとよいでしょう。
どのWeb会議システムが繋がりやすいのかは実際に使ってみないと分からない部分もあるので、無料のお試し期間などを利用して試してみてください。
Web会議システムには主に以下のような機能があります。
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デスクトップの共有 |
・デスクトップの画面を参加者に映し出す機能 ・画面をマウスで指しながらの説明ができる |
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音声や映像のオン・オフ |
・発言しないときは音声や映像をオフにできる ・発話者の話を聞くだけの参加もできる |
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会議映像の録画・録音 |
・映像をそのまま録画、録音する ・別途ボイスレコーダーや撮影用カメラを用意する必要がない |
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文字起こし |
・音声データをテキストに変換する機能 ・テキストデータとして内容を検索できるようになる |
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ホワイトボード機能 |
・画面に記号や文字を書き込める機能 ・複数人で同時に書き込める |
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チャット機能 |
・リアルタイムにテキストを送付できる ・話をさえぎらずに提案や質問ができる |
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外部ツールとの連携 |
・スケジュールアプリと連携しミーティング開始する ・MAやCRMなどのマーケティング支援ツールと連携して、顧客管理を円滑にする 等 |
企業によって必要な機能は異なるため、自社にとって何が必要かを洗い出し、どのような機能が必須なのか検討してみましょう。ただし、最近ではWeb会議システムによって搭載される機能に大きな差はなくなりつつあります。
ウェビナーとは、オンラインで配信するセミナーのことです。Web会議のように双方向にコミュニケーションするのではなく、パネリストの発表を複数人で視聴する形式となります。Web会議システムを使用してもウェビナーは配信できます。
しかし、ウェビナーは映し出すのはパネリストだけの映像でよいこと、Web会議よりも参加者の数が多くなりがちなことなどから、Web会議システムよりもウェビナーに特化した機能があるもののほうが適切です。
ウェビナー機能があればパネリストだけを映し出すことが可能で、視聴者の画面はおろかアカウント名も表示されません。不特定多数が参加するウェビナーであっても、秘匿性が高く視聴者が安心して参加できます。
また、ウェビナー機能のほうが参加できる人数が増えるものも多く、比較的規模が大きなウェビナーを開催したいのであれば、ウェビナー機能はあったほうがよいでしょう。
Web会議システムのなかには、オプションとしてウェビナー機能もついているものもあります。そういったWeb会議システムであれば、ウェビナーのためにまた新たにツールやシステムを導入する必要はありません。Web会議だけでなく、ウェビナーも行いたいと考えている企業は、ウェビナー機能があるWeb会議システムを選ぶことがおすすめです。
Web会議システムとテレビ会議システムが連携できると、テレビ会議とWeb会議をつなげられます。出社とテレワークが混在する場合、出社している人はテレビ会議から、テレワークの人はWeb会議から会議に参加可能です。
現在すでにテレビ会議を利用しているのであれば、そのテレビ会議と連携できるWeb会議システムを選んだほうがよいでしょう。
また、テレビ会議を導入すると、複数人数でも1つの画面内におさめられる、質の高い映像を送れる、といったメリットがあります。現在テレビ会議を導入していない企業も、テレビ会議が必要となる可能性はゼロではありません。今後のために、テレビ会議と連携できるWeb会議システムを選ぶこともおすすめです。
Web会議で機密情報を扱うこともあるでしょうし、Web会議システムを選ぶ際はセキュリティ性の高さも確認したほうがよいでしょう。映像を暗号化して送信することはもちろん、以下のようなキュリティ性を高める機能があると安心です。
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パスワード設定 |
・会議に参加するときにパスワードを要求する ・パスワードを知っている人しか入室できない |
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待機室 |
・会議参加前には待機室で主催者の許可を待つようにす ・会議のURL流出などで部外者がアクセスしようとしても、会議参加前に入室拒否できる |
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入室許可ドメインを指定 |
・あらかじめ指定されたドメインを持つユーザーのみが入室できる ・社内で使用しているメールアドレスドメインのみを指定すれば、社内の人しか入出できない |
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ミーティングのロック |
・会議開始後にロックをかけ、新たに参加できないようにする |
Web会議システムとしておすすめなものは「Zoom ミーティング」です。Zoom ミーティングは日本で人気の高いWeb会議システムで、78.4％という高い利用率となっています（※）。そのため、取引先や顧客がZoom ミーティングを導入している可能性も高く、社内だけではなく社外とのWeb会議のときにも使いやすいでしょう。
Zoom ミーティングの大きな特徴として繋がりやすさがあります。映像や音声が途切れにくいため、ストレスなくWeb会議を進められます。また、 画面共有や録画録音、チャット、ホワイトボードといった主要な機能は揃っており、導入後に物足りなさを感じることもないでしょう。
オプションでウェビナー機能も利用できますし、テレビ会議システム「Zoom Rooms」との連携も可能です。Web会議のみならず、ウェビナーやテレビ会議など、幅広い使い方ができるでしょう。
Web会議システムを導入すると、インターネット環境とPC、スマートフォンさえあればどこからでもWeb会議に参加できます。そのため、テレワークを導入している企業であれば導入は必須ともいえるでしょう。
Web会議システムはそれぞれ特徴が異なるため、これから導入する、もしくはシステムの入れ替えを検討している場合は本記事で解説したポイントを参考に選んでみてください。Zoom ミーティングであれば、Web会議としての主要機能が揃っているほか、セキュリティ性を高める機能も充実しています。
ウェビナーに特化したZoom ウェビナー、テレビ会議システムであるZoom Roomsもありますし、幅広く活用でき便利です。