中国の3拠点（香港、深圳、上海）のほか、ベトナム、タイ、フィリピンにも現地法人を持つ株式会社タイセイは従来、出張による会議や、本社での決定事項をメールで通達する形での情報共有を行っていたが、円滑なコミュニケーションのためにWeb会議を導入。 しかし、当初導入していたWeb会議システムは、音声が途切れがちで会議にならず、“音の途切れないWeb会議”という視点で選定したのが「V-CUBE ミーティング」であった。
スケジュール的にも出張コスト的にも、海外出張を頻繁に行うわけにはいかず、現地法人との会議の頻度は限られたものになりがちだった。
本社での決定事項を海外拠点にメールで通達すると、取り繕った文面になってしまい、本当に伝えたいことの温度感が伝わらない 。
Web会議により、海外拠点とも定例会議を開催できるようにしたが、特に帯域が不安定な現地法人では音が途切れてしまい、結局、会議にならなかった 。
全拠点のスタッフが参加する 定例会を月１回開催
海外に出張しなくても、気軽にWeb会議が開催できるので、全拠点のメンバーが参加する会議を定例で開催可能に。
従来は難しかった全拠点のメンバーが一堂に集まっての会議も開催しやすくなり、月1回と定例化。海外在住のメンバーすべても参加しやすくなった 。
顔を見ながら話せるので 真意やニュアンスが伝わる
メールの文面ではなく表情と肉声だと、発言者の思いや熱意も伝わり、密度の濃いコミュニケーションが可能になる 。
メールのように取り繕った言葉ではなく、発言者の言葉のニュアンスなども伝わりやすくなる。また、音声のみの電話とも異なり、画面を通じて顔を見ながら話すことにより、伝えたい内容がはっきりと全メンバーに伝わる 。
選定時のテストでも音声は 途切れず、画質も想像以上
当初導入したWeb会議は、音声が途切れてしまったため「音質」重視で選定したところV-CUBE ミーティングを採用。
帯域の不安定な海外拠点でも、とりあえず音だけでもつながっていれば、最低限のコミュニケーションは可能。V-CUBE ミーティングは、さらに画質も安定している。
当初導入していたWeb会議は、海外拠点との通信が途切れてしまっていたため、とにかく「音が途切れない」ことは最重視 。
電話、または簡単なメールで使用方法を説明できるレベルで、誰でも使える操作性であること 。
月1回の全体での定例会以外でも活用することで、コストパフォーマンスを高めることができること 。
株式会社タイセイ 管理本部 総務部 田中 敬士 氏
アジアで複数の現地法人を展開する中、以前は、本社から現地、あるいは現地から本社という海外出張を行い、会議を行っていましたが、どうしても会議の開催頻度が限られてしまいます。
そこで、Web会議を導入してみたのですが、当初導入したサービスは音声品質が悪く、正直言って会議になりませんでした。そこで、「音の途切れないWeb会議」を探したところ、出会ったのがV-CUBE ミーティングでした。
同じ時にもう1製品試したのですが、そちらはテスト時に音が途切れ、しかも操作が難しかったので、すぐにV-CUBE ミーティングに決定しました。音が途切れないという条件だけでなく、画質も思った以上に良かったのも決め手です。
人間はどうしてもメールだと改まってしまい、取り繕った文面になりがちです。しかし、Web会議を通じた肉声では、第一声が自分の思っている言葉になりやすいので、Web会議による本音が伝わるコミュニケーションは重要です。
もっとも、すべてをWeb会議で…とは思っていません。やはり実際に会って話すことの良さもありますので、時には「本社に出張で来て」と依頼することもあります。それぞれの良さを使い分けていければと思っています。
国内3拠点、アジア6拠点で展開しているタイセイでは、特に海外現地法人とのコミュニケーション活性化のためにV-CUBE ミーティングを活用。毎月1回の定例会では、本社会議室の大画面モニターの前に本社スタッフが集合。海外拠点からはパソコンを通じて、全拠点のスタッフが一堂に会したWeb会議を行っている。さらに海外拠点間の会議や営業活動でも、V-CUBE ミーティングの活用は広がった。
Web会議導入前には実現が難しかった「全拠点の全スタッフ」による会議を定期的に開催
ベトナムとフィリピンのように近い商圏の拠点同士が、お互いの状況を密に共有するためのWeb会議も開催
営業担当が顧客訪問の際にパソコンを持参し、技術担当がV- CUBE ミーティングを通じて営業をサポート