日々、技術が進歩するITの世界では、数年間でツールやサービスの使い勝手は大きく変化します。Web会議サービスもその1つ。利用者も増加し、技術もますます進んでいる中、最新のWeb会議サービスを利用することはビジネスにどのような変化をもたらすのでしょうか。今回は、Web会議サービスの4つのポイントを中心に、ケーススタディで見ていきましょう。
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全国に事業所を持つ小売業A社。事業所間の連携と情報共有を徹底させるため、今から約5年前、試験的にWeb会議サービスを導入しました。しかし、導入直後、何度かWeb会議を実施したものの、当時のWeb会議サービスでは、A社が求める画像や音声品質に至らず、また操作も難しいという理由から、あまり積極的には使われなくなりました。
――それから数年後。国内だけでなく海外にも事業所を展開したA社。ますます、コストを抑えながら会議を実施できる環境作りが求められるようになりました。そこで再度、Web会議サービスの見直しを行うことになったのです。
その目的は2つあります。1つはコミュニケーションの活性化。場所を問わずに、ニーズに応じて会議を行うことで、意思決定や判断スピードの向上を目指しました。もう１つは、出張旅費などをかけずに経費削減を行うことです。しかし以前の失敗からWeb会議サービス活用については以下の4つの課題がありました。
（1）画質：画質が充分でなく、サンプルや見本など説明には向かなかった。
（2）音質：聞き取りにくい時があった、複数の参加者が同時に話すと良く聞こえなくなっていた。
（3）回線品質：ネットワーク環境によって、頻繁に画像や音声が途切れてしまう。
（4）操作性：習熟するまでに時間がかかり、難しいと感じる人が多く、使える人が限られていた。
A社ではまず、この4つのポイントをチェックするために、最新のWeb会議サービスのトライアルを利用することにしました。
A社が試用したWeb会議サービスは「V-CUBE ミーティング」。実際に使用してみると、A社はわずか数年の間にWeb会議サービスが大きく進化していることがわかりました。特に以前のサービス利用時に挙げた4つの課題がどれも解消されていたことに、驚きを隠せませんでした。それぞれについてまとめてみましょう。
以前は、会議で見たいサンプルや資料、ホワイトボードに書かれた文字が判読できない上、動いている被写体がブレることもありました。しかし「V-CUBE ミーティング」では、高画質な映像を実現し、映像が見えにくい、文字が読めないといったストレスを解消しています。
その背景にあるのが、少ないデータ量で動画を伝送するための動画圧縮規格であるH.264/SVC映像コーデックを採用したこと。高画質でのWeb会議が実現できるようになりました。
従来は反響やノイズなどの影響を受けやすく、相手の声が聞き取りにくいことも多くありました。しかし、これもIP電話や動画共有サービスなどでも採用されている音声圧縮コーデックであるSpeexを使うことでより鮮明でクリアな音質を実現しています。
A社が4つの課題の中でも特に重視していたのが、この項目。以前は画像や音声が途切れる、もしくはノイズが入って見えにくくなることがあり、会話しにくくなっていました。その点、「V-CUBE ミーティング」では、画像・音声が途切れることが格段に少なくなり、会議がスムーズに行えるようになりました。
このような高品質環境でWeb会議ができるのは、パケットロスが起きても、ほかのレイヤーのパケットで映像を補完することで、途切れやノイズを抑止する仕組みを採用したことが理由の１つ。ほかにも、映像帯域の最大値に合わせて、送受信する映像の品質を変化させる技術などを活用し、遅延、停止の抑止を実現したのです。
A社が以前に導入していたWeb会議サービスは、インターフェースが複雑と感じる人が多く、操作を覚えるのに時間を要していました。その点、「V-CUBE ミーティング」では、Webブラウザにアクセスすれば初心者でも簡単Web会議を始めることができます。また、Web会議中の画面もシンプルで、画面切り替えやPC画面共有も簡単。スマートフォン、タブレットでも手軽に利用できる点も大きな特長です。
A社ではその後、Web会議サービス「V-CUBE ミーティング」を正式に導入。大きく2つの効果を得ました。
1つ目は、会議の改善。
Web会議しやすい環境ができたことで会議数が増加するとともに、1回の会議時間は短縮。密度の濃い会議ができるようになりました。その結果、経営判断や意思決定が迅速に行えるようになったことで、ビジネスチャンスをより活かせるようになりました。
2つ目は、出張旅費など経費の節減と、移動時間の有効活用。移動など会議以外に使っていた時間を、営業など他の業務に回せるようになったことで業績アップに貢献しました。
A社では次のように考えています。
「新たなWeb会議サービスの進化を知らずにいたら、会議に無駄なコストや時間をかけていたし、ビジネスのスピード化も図れなかった。最新のサービスを利用することで、ビジネスが加速できて良かった。」
このように、最新のWeb会議サービスの魅力を知ることで、ビジネスチャンス拡大につながったA社。皆様も情報技術が日進月歩で進化する今、最新のWeb会議サービス情報をチェックしてみてはいかがでしょうか。
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