移動時間や交通費を大幅に削減できるテレビ会議システムは、複数の拠点を持つ企業に欠かせないツールとなりつつあります。しかし、拠点ごとに異なるシステムの導入を進めた結果、テレビ会議開催が困難になるといった問題が生じる場合があります。
本コラムでは、テレビ会議システムを導入して大きな成果を挙げている事例や、導入にあたって留意すべきポイントを紹介しています。
働き方改革が始まり、「何から手をつければ良いかがわからない……」そうお困りの企業担当者さまも多いことでしょう。そのような課題解決の一手として導入を検討していきたいのが、テレワークです。
テレワークの導入には以下のようなメリットがあります。
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テレビ会議システムは、互いに離れた場所にいても臨場感溢れる会議が開催できるため、意思決定スピードが向上するなどの効果を期待できます。現段階でテレビ会議システムを導入する企業は増えているものの、選定には下記の点について慎重に検討する必要があります。
テレビ会議システムには、会議室据え置き型の「テレビ会議」と、普段使用しているパソコンで会議ができる「Web会議」の2種類のシステムがあります。
テレビ会議とWeb会議の比較
| テレビ会議 | Web会議 | |
|---|---|---|
| 導入形態 | 専用機材の購入 | アプリケーションのインストール |
| 利用デバイス | 会議室に設置された専用機材 | PC、タブレット、スマートフォン |
| 会議用途 | グループ対グループによる接続 | 個人による複数拠点の接続 |
| 会議への参加場所 | 機材が設置されている会議室 |
いつでも、どこでも、どんなデバイスからでも |
| 初期費用 | 専用機材の購入などでかさみがち | アプリケーションをインストールするだけで 導入できるので低く抑えられる |
| メリット |
・画質、音質などの安定性が高い ・あらかじめ設定されている ・必要な周辺機器が準備されてい |
・テレビ会議に比べて初期費用を抑えられる ・気軽に始められる ・モバイル対応 |
| デメリット |
・Web会議に比べて初期費用がかさむ ・利用する場所が限られる ・サーバー管理や機材のメンテナンスが必要 |
・セットアップが必要 ・品質が機材のスペックや通信回線に左右される |
テレビ会議システムに比べ、Web会議システムは導入費用を安く抑えることができ、スマートフォンからの利用も可能であることなどがメリットです。反面、通信品質が各々使用しているデバイスのスペックや通信回線に左右されます。
どちらを導入するのかについては、予算、用途、企業の実状等に応じて検討する必要があります。
自社に最適なテレビ会議システムを選択する上で活用いただけるコンテンツを、以下のカテゴリーに分けてご紹介します。
社会福祉法人正勇会様は、北九州・遠賀・直方に6ヵ所の特別養護老人ホーム、2ヵ所のサービス付き高齢者向け住宅、2ヵ所の保育園を運営されています。
理事長、事務長、総務課長などの幹部は、ほぼ毎日、各拠点で開催される同内容の会議や研修に出席されていました。幹部が本来の業務に割く時間が制約されるだけではなく、移動のための人件費や交通費が課題になっていました。
これらの課題解決のため全拠点を結ぶテレビ会議システムを導入し、下記の成果が得られました。
4つのキャンパスで7学部、6研究科を設置している愛媛大学様では、拠点ごとにシステムを個別で導入、メーカーや仕様の異なるハードは63台にも上っていました。既存システム間での相互接続が困難な上に、導入時の担当者がいなくなったことで稼働率が低下していました。
学長の英断でリプレイスが実施され、汎用性の高いテレビ会議システムとWeb会議システムを導入、これらをHUBとして既存システムとの相互接続が実現しました。教員や学生が研究室や自宅のPCからも利用できるようになり、Web会議の開催回数が大幅に増加しました。
九州電力向けおよび一般企業向けの電力サポート事業を手掛けるニシム電子工業株式会社様には、本社、工場のほかに東京、大阪、広島など17拠点があり、テレビ会議システムが導入されていました。
しかし、仮設拠点からは会議に参加できない、操作が難しい
などの問題を抱えており、これらの問題点を解決するため、新たにテレビ会議システム・Web会議システムを導入しました。
その結果、仮設拠点や、普段使用しているパソコンからリモコンの簡単操作ですぐにテレビ会議に参加できるようになりました。遠隔会議開催頻度が高くなり、拠点間でのコミュニケーションが活性化するといった成果を生んでいます。
調剤薬局903店舗、ドラッグストア52店舗（2016年8月末）を展開する株式会社アインホールディングス様では、多拠点の接続を行うMCUのコスト高が壁となり、必要拠点数が20拠点のところ、最大10拠点までのテレビ会議の開催が限度となっていました。
そこで、クラウド上で最大100拠点以上の接続が可能なMCUを提供するテレビ会議システムを導入。20拠点が参加するテレビ会議を、スムーズに実行できるようになりました。このシステムでは、ファームウェアのアップデートも自動的にクラウド側で実行されます。24時間のサポート対応により、安心して運用できるのが特長です。
国内線、国際線における旅客、貨物の運送事業を行う国内大手航空会社である日本航空株式会社様では、毎朝15拠点の担当者を集めた会議をテレビ会議で行っていましたが、音声が聞こえなかったり不安定だったりしたことから参加者のストレスとなっていました。また、遠隔会議はテレビ会議システムを設置している会議室でしか開催できなかったため、先約がいるために緊急性の高い遠隔会議を開催できないこともありました。整備現場でも利用できないため、リアルタイムでの映像共有も課題でした。
そこで、場所を選ばず遠隔会議を開催でき、高品質な映像・音声を実現しているテレビ会議システムを導入。音声品質のほか、モニタを通じても後方の参加者の顔までくっきりと表示されるほど映像品質も改善し、ストレスフリーな遠隔会議を実現しました。さらに、専用機がなくともパソコンやタブレットで利用できるWeb会議も導入したことで、場所を選ばす遠隔会議を実施できるようになったほか、整備現場との間で、リアルタイムで映像を共有できるようになりました。
「プラントエンジニアリング事業」と「サービスソリューション事業」の二大事業を核に東京千代田区の本社のほか、国内外に事業所、営業所、開発拠点、関連会社などを多数展開しているメタウォーター株式会社様では、テレビ会議システムを利用していました。しかし、設置された会議室に先約があり遠隔会議を開催できないことも多く、日程や場所の調整が難しいという課題に直面していました。また、周辺機器やハードの故障時に代替品の調達が困難なことも課題でした。
そこで、マイクやスピーカーなどの周辺機器に幅広く対応しているテレビ会議システムを導入。さらに、Web会議システムも導入して、パソコンやタブレットなどからも会議に参加でき、場所にこだわらずに柔軟に会議を開催できるようにしました。パートナー企業のメンバーを集めた関連会社の取締役会も、全国各地から一堂に会することなく遠隔会議に参加できるようになったため、日程の調整が容易になり、会場の確保も不要に。さらに、配属面接や健康診断後のカウンセリングにも活用の幅を広げた結果、移動時間の短縮やコストの削減につながりました。
宮崎市に本店を置き、国内本支店は73拠点、出張所は23拠点を数える株式会社宮崎銀行様では、新商品に関する勉強会を10地区に分けてほぼ毎月開催していました。テレビ会議システムやWeb会議システムの導入を検討したものの、テレビ会議システムはコスト面、Web会議システムでは音声や画像が途切れることから見送っていました。
そこで、低コストのテレビ会議システムと、高音質、高画質のWeb会議システムを導入。その結果、研修の遠隔開催を実現し、勉強会に出席するための交通費、宿泊費といったコストを大幅に削減できました。また、開催時間の自由度も増し、日時調整が格段にしやすくなりました。
東京本社、大阪本社、西部本社、名古屋本社、北海道支社をはじめ、海外を含む計317の総局・支局を取材拠点としている（2015年4月現在）株式会社朝日新聞社様では、社内コミュニケーションの強化に向けてテレビ会議の充実を検討。しかし、すでに導入しているテレビ会議の台数を増やすのはコスト面で現実的ではありませんでした。また、台数増によって管理部門への問い合わせが増えてしまい、業務負担が増えることも懸念されました。さらに、専用機の場合には設置された会議室でしか利用できないという場所の制約も課題でした。
そこで、より低コストで導入できるテレビ会議を導入。機能が絞り込まれているため、これまでのところ操作性に関する管理部門への問い合わせは1件も発生していません。また、キャスターつきのラックにテレビ会議本体とモニタやカメラといった周辺機器をまとめて設置することで、好きな場所に移動して利用できるようにしました。5つの本支社本部に共用端末と部門専用端末の計13台を配置したことで、遠隔会議を頻繁に行えるようになり、出張経費の削減につながりました。
他にも、様々な課題解決のために弊社サービスが利用されている事例を紹介しています。こちらもぜひご覧ください。
テレビ会議、ビデオ会議システムの利用において、運用コストの削減のために以下の3つの大きなポイントを紹介しています。
テレビ会議システムを導入すると、メーカーサポート期間が過ぎていても同じ機器を活用されるケースがあります。しかし今は問題がなくても、長く使っているうちに不調が続く、突然壊れて動かない、といった事態が起こり得ます。
万が一、重要な取引先との会議中、あるいは会議の直前に突然テレビ会議ができなくなる、という事態が起きれば、社内のみならず先方にまで迷惑がかかり、今後の事業に悪影響を及ぼしかねません。
そこで、新しいテレビ会議システムの入れ替えをリスク回避の選択肢の１つとして検討することを、本コラムでは紹介しています。
ここでは、一般的な無料Web会議、有料Web会議、テレビ会議の違いや比較ポイントなどをまとめています。
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V-CUBE Boxとポリコム社HDX8000の相互接続が違和感なく実現すること、また資料の共有も行えることを詳細にレポートしています。
株式会社ブイキューブが定期的に開催している、テレビ会議システムの導入・追加・リプレイスをご検討中の方を対象にした「V-CUBE Box 体験セミナー」の様子を紹介しています。
テレビ会議システム、Web会議システムは、全社的なコミュニケーションを効率的に進めるために必要不可欠なツールとなっています。しかし、導入前の検討が不充分で導入後に課題を残すケースも少なくありません。そもそも、導入前の検討事項がわからない、という声もいただきます。
導入前にこれらのシステムの性能を評価するためには、体験セミナーに参加し、実際に機器に触れ、その性能を確かめることが一番の早道です。お客様個々の状況に合わせた解決策を、一緒に検討させていただきます。テレビ会議システムやWeb会議システムの導入・リプレイスをお考えの方は、ぜひ無料体験セミナーをご活用いただき、自社に最適なシステム導入をご検討ください。
働き方改革が始まり、「何から手をつければ良いかがわからない……」そうお困りの企業担当者さまも多いことでしょう。そのような課題解決の一手として導入を検討していきたいのが、テレワークです。
テレワークの導入には以下のようなメリットがあります。
自社の働き方改革を成功させるため、ぜひ「ゼロから学べるテレワーク導入完全ガイド」をご参考ください。資料は無料です。