テレビ会議とは？ Web会議との違いやよくある疑問を徹底解説
場所や時間にしばられない働き方がより一層求められる時代になってきた昨今、働き方の一つとしてテレワーク（「tele = 離れた所」と「work = 働く」をあわせた造語）を取り入れる企業が増えています。
そんな場所や時間にとらわれずに働けるテレワークの必需品が、テレビ会議システムです。
遠隔会議システムには、会議室に据え置き型の「テレビ会議」と、普段使用しているパソコンやモバイルで利用できる「Web会議」の2種類があります。
しかし、働き方改革が進みテレワークが普及すると同時に、テレビ会議一つをとっても、Web会議やオンライン会議、遠隔会議など、多種多様な言葉と混在して使われがちです。
今回の記事では、テレビ会議の導入を検討している企業担当者のよくあるお悩みを解決すべく、以下の問題について詳しく解説していきます。
Web会議もテレビ会議もおまかせ！Zoomで実現するハイブリッドワーク
数あるWeb会議システムの中でも特に知名度が高く利用者が多いZoom。自宅や外出先から使えるのはもちろん、会議室に設置する据え置き型タイプも。状況に応じて使い分けて、より快適なオンラインコミュニケーションを実現しませんか。
Zoomが提供する3つのシステムをご紹介していますので、ぜひご活用ください。
テレビ会議の導入における問題
- テレビ会議やWeb会議など、それぞれの言葉の意味を正しく理解したい
- それぞれのメリット・デメリットを知った上で、自社のニーズにあった会議システムを選びたい
- 導入する上での課題やそれに応じた対策を学びたい
本記事を参考にしていただきつつ、自社に合ったテレビ会議システムの導入にご活用ください。
テレビ会議システムの導入に力を入れるべき6つの理由
自社に新規システムを導入する際には、費用や人的工数がかかるものです。
特にテレビ会議システムは、費用や専用デバイスの設置が求められる場合もあるため、導入にあたって高いハードルを感じている人は少なくないかもしれません。しかしテレビ会議システムには、企業がそうした手間や費用をかけてでも導入すべきメリットがあります。
1．対面時と同等のコミュニケーションが可能
テレビ会議の特徴の一つは、画面を通じて、お互いの表情を確認できることです。そのため、まるで同じ空間で対面しているかのように、スムーズなやり取りをすることができます。
コミュニケーションにおいて他人に最も影響を与えるのは、視覚情報とも言われています（メラビアンの法則）。相手の顔を見ながらジェスチャーを交えて会話できる環境は、双方の感情や意図を把握することが大切なミーティングにおいては欠かせない利点でしょう。
2．これまで掛かっていた時間的コストを削減し、リソースを有効活用できる
2016年に行なわれた総務省統計局の調査によると、通勤時間の日本全国平均は【1時間19分】でした。もしテレビ会議システムが家の近くの拠点に導入されれば、移動時間に掛かっていたコストが減らせ、その分を別の生産活動に充てることが可能です。
またそれによる効果として家からオフィスまでの移動だけでなく、顧客との打ち合わせのための移動コスト（営業職など）や、現場確認のための移動（管理職など）コストなど、多くの時間的・人的リソースを有効活用することができるでしょう。（参考：総務省統計局｜『通勤・通学時間が長い！？ランキング』（エクセル：38KB））
3．予期せぬ事態でも業務上の素早い判断・対応が可能
移動をせずにその場でコミュニケーションが可能なテレビ会議は、急な自然災害や電車遅延や交通機関の遮断といった理由で打ち合わせがなくなってしまうリスクを回避することができます。例えば台風によってオフィス出社への経路が途絶えてしまったとしても、自宅から通常通りミーティングを行うことができます。
また従業員の安全を随時確認することもできるので、マネージャー層にとっては全体状況を素早く把握しやすいという利点もあるでしょう。
4．経費削減の助けになる
場所を問わずどこからでも打ち合わせに参加できるテレビ会議システムは、経費削減にも繋がります。通常、特定の場所に参加者全員が集まるためにかかってしまっていた宿泊費や交通費、人件費などの費用は、一切必要ありません。
テレワークが移動コスト削減におよぼすインパクトを徹底解説！
テレビ会議導入のbefore/afterについては、関連記事「3つの成功事例から学ぶ、通勤時間の問題を解消するための7つの方法」も合わせてご覧ください。
5．地球環境に優しい
例えば、大阪から東京（羽田）への飛行機移動560kmでは、一人当たり約5.4kgの二酸化炭素を排出していることになります※。 テレビ会議を導入すれば、物理的に離れている複数拠点でもスムーズな打ち合わせをできるため、移動の必要がありません。結果、地球温暖化の防止といった国際課題の解決にも貢献できていることになります。
※飛行機移動でのCO2排出量を96g/ kmとして計算（参考：国土交通省｜運輸部門における二酸化炭素排出量）
6．意思決定者が遠隔地にいても重要事項の決定が滞らない
意思決定者の出張など、会議において欠かせないメンバーのスケジュール変更により、打ち合わせ自体を変更・延期せざるを得ないこともあるでしょう。テレビ会議やデバイスが設置している拠点からであれば、海外出張先や異なる支社からいつでも会議に参加できます。
そのため、打ち合わせメンバーの意思決定者に合わせて、全員のスケジュールまでもを変更せざるを得ないような手間や時間ロスを避けることができます。
遠隔会議システムは「テレビ会議」と「Web会議」に分かれる
テレビ会議システムの重要性について解説しましたが、ここで、「テレビ会議」とよく混在される「Web会議」（無料版・有料版）、についても説明したいと思います。
なぜなら、利用する環境や目的によって、どのシステムを導入するのが望ましいかが異なるからです。
それぞれの言葉の意味を正しく理解し、自社にとって本当に必要なサービスを選べるようにしましょう。
テレビ会議｜会議室に据え置き型の専用機材を用いて会議を行う
そもそもテレビ会議とは、専用機材と専用回線を用いて、離れた場所にいる相手と画像および音声でコミュニケーションを取ることができるツールのことです。クリアな音声と映像をリアルタイムで配信することにより、遠く離れていてもまるで一つの同じ部屋にいるかのような臨場感を出すことができます。利用シーンとしては、以下のようなものが考えられます。
- 会議
- 社員研修
- 表彰式・周年記念式などの社内イベント
- 国際会議・フォーラムなどの社外イベント（海外拠点含む）
- 現場（建設現場、病院、コンサート会場など）の状況共有
Web会議｜普段使用しているパソコンやスマートフォンで会議を行う
テレビ会議とよく間違われるのが、冒頭でお話をしたWeb会議です。Web会議とは、テレビ会議と同様に映像（ビデオ）と音声を使って、遠方の相手とのコミュニケーションを可能にするツールです。
代表的なWeb会議には、Skype、Whereby、zoomなどがあり、無料版か有料版といった契約プランによって利用できるサービスが異なります。
利用方法は簡単です。専用の機材の代わりに、手持ちのパソコンやスマートフォンで、いつでもどこでも会話に参加することができます。手軽に連絡を取り合えるため、1対1や、社内会議や採用面接といった少人数の打ち合わせには最適でしょう。
一方で、きめ細やかな画像を共有できなかったり、複数拠点での通信にはネット障害がボトルネックになったりと、テレビ会議の規模感には劣る面もあります。
下記の表に、それぞれの違いを比較できるポイントをまとめました。
| 会議 システム の種類 |
テレビ会議 | Web会議 | |
|---|---|---|---|
| 無料Web会議 | 有料Web会議 | ||
| 利用 ニーズ |
|
|
|
| 想定利用 シーン |
経営会議、海外支部との打ち合わせ、国際会議、フォーラム、現場の状況共有など | 移動中の打ち合わせ（社内確認）、上司や部下との1 on 1、採用面接など | 取引先やクライアントとのミーティング、複数人での部署会議など |
| 利用可能 人数 |
大人数（数百名規模も可能） | 1 対 1 | 〜6名程度 |
| 通信 体制 |
専用線を導入する必要あり | 既設のインターネット回線で利用可能 | |
| コスト | 高い | 安い | 安い |
| 安全性 | 高 | 低 | 中 |
| 利用場所 | 専用機器が設置してあるスペースで利用する | 場所を選ばず、どこからでも利用可能 | |
テレビ会議とWeb会議の長所を兼ね備えた「Zoom Rooms」とは
近年、テレワークが急速に普及した一方で、出社する必要がある人も少なからずいます。同じ企業や組織内でもテレワークメンバーと出社メンバー間でWeb会議を行うケースが増えており、会議室に常設できるテレビ会議システムに魅力を感じる企業様も多いことでしょう。
こうしたケースにおすすめなのが「Zoom Rooms」です。会議室据え置き型の専用機タイプであるものの、専用回線は必要なく、インターネット回線を使ってすぐに運用を始められます。出社しているメンバーはZoom Roomsを設置した会議室から、テレワークメンバーはZoomミーティングを使ってそれぞれの場所から参加すれば、円滑に会議を進めることができます。
また、Zoom Roomsは既存のテレビ会議システムの入替・拡張にも有効です。テレビ会議システムとの連携が可能※なので、既存システムを活かしながら徐々に移行を進めていくことができます。
※オプション契約が必要です。
テレビ会議とWeb会議のメリットとデメリットから考える、自社にとって本当に必要なシステムとは
働く現場のさまざまなケースに応じて利用できる、テレビ会議とWeb会議（無料版・有料版）。自社にとってどの会議システムを導入すれば良いかについては、予算や用途、自社のニーズ等に応じて検討する必要があります。
そこで導入にあたっては、自社でどのようなサービスをどこまで必要としているか考え、下記の点について慎重に検討する必要があります。
- 連絡を取りたい全拠点で同時接続できるか
- 映像や音声がクリアで遅延や切断を生じないか（画面解像度や通信速度）
- 画面共有や資料送付といった追加機能は必要か
- 出張や移動中にはスマートフォンやノートパソコンなどで接続できるか
これらを踏まえた上で、それぞれの違いを見ていきましょう。
テレビ会議｜安定したネットワーク環境なので数十人以上の大規模な会議や国際会議、打ち合わせにおすすめ
テレビ会議は、海外を交えての複数拠点や、経営会議、あるいは大人数が集まる場での映像共有といった規模感で用いられることが多いです。一般的なWeb会議と比べて、映像や音声の品質が優れており、接続の安定性も高いです。そのため、工事現場・医療現場やオフィスの空間共有ツールとしても利用されることがあります。
メリット
- リモコン一本で操作できるため、テレビ視聴のような感覚でパソコンが苦手でも使える
- ネットワークの安定性が高い
- 映像の解像度が高いため、画面越しの相手の表情がよく読み取れる
- 音声がクリアなため、聞き返すこともほとんどなくコミュニケーションがスムーズに
デメリット
- Web会議よりも高い運用コスト、導入費＋ハードウェアの保守や接続拠点の拡大といった設備費を負担する必要有
- 機材の保守期間切れや老化状態によっては、買い替えも検討する必要有
オススメの活用法
- 医療現場
- 工事現場
- 国際会議
無料Web会議｜通信そのものが不安定になりやすいが、コストを削減したい方、1対1や少人数での会議におすすめ
メリット
- コストがかからない
- 専用機材がいらず、手持ちのPCやスマートフォンでどこからでも会議に参加できる
- 資料送付やパソコン画面の共有が可能
デメリット
- 2名以上の多拠点や国際通信の場合、通信そのものが不安定になる恐れがある
- 日本語によるサポート・プログラムがない、お問い合わせ窓口の対応時間が限られているなど、トラブル時に不安を感じることがある
オススメの活用法
- 移動中の打ち合わせ（社内確認）
- 上司や部下との1 on 1
- 採用面接
オススメのツール
- Zoom
有料Web会議｜手持ちのパソコンで会議をしたい、無料版Web会議よりも安定した通信やサポート、大人数での会議をのぞむ場合におすすめ
メリット
- 無料版と比べて、高画質や高音質、かつ接続の安定性が保証されている
- 手持ちのデバイスで使用でき、導入・運用のコストがかからない・初期設定時や運用時に、電話やメールでのトラブルサポートを受けらることがある
- 録画機能やホワイトボード機能、他社サービスとの連携機能を活用し、よりフレキシブルに自社のニーズに合わせたカスタマイズが可能
デメリット
- 少額でも一定の費用が発生し続ける
- テレビ会議よりは、映像と音声の品質が劣る
オススメの活用法
- 取引先やクライアントとのミーティング
- 複数人での部署会議
オススメのツール
テレビ会議を活用して事業課題を解決した4つの企業事例
導入コストはかかっても高画質・通信安定・使いやすさが特徴的なテレビ会議システムは、様々な場面で仕事の効率性を高める効果を発揮しています。本章では、テレビ会議システムの活用事例をご紹介します。
※「V-CUBE Box」は2021年12月で販売終了しました。なお、会議室据え置き型のWeb会議システムとしては「Zoom Rooms」を販売しております。
【社内研修】テレビ会議の導入で年間数百万円規模のコスト削減｜社会福祉法人 正勇会 様
社会福祉法人 正勇会は、北九州・遠賀・直方に6ヵ所の特別養護老人ホーム、2ヵ所のサービス付き高齢者向け住宅、2ヵ所の保育園を運営されています。
理事長、事務長、総務課長などの幹部は、ほぼ毎日、各拠点で開催される同内容の会議や研修に出席されていました。幹部が本来の業務に割く時間が制約されるだけではなく、移動のための人件費や交通費が課題になっていました。
これらの課題解決のため全拠点を結ぶテレビ会議システムを導入し、下記の成果が得られました。
- 同内容の会議や研修は全施設同時開催で1回に集約
- 幹部の移動が不要になり、本来業務に集中
- 移動時間や交通費が不要になり、年間数百万円単位のコスト削減が実現
【現場の効率アップ】国内外拠点間のコミュニケーション品質が大幅に向上｜日本航空株式会社（JAL） 様
国内線、国際線における旅客、貨物の運送事業を行う国内大手航空会社である日本航空株式会社では、毎朝15拠点の担当者を集めた会議をテレビ会議で行っていましたが、音声が聞こえなかったり不安定だったりしたことから参加者のストレスとなっていました。また、遠隔会議はテレビ会議システムを設置している会議室でしか開催できなかったため、先約がいるために緊急性の高い遠隔会議を開催できないこともありました。整備現場でも利用できないため、リアルタイムでの映像共有も課題でした。
そこで、場所を選ばず遠隔会議を開催でき、高品質な映像・音声を実現しているテレビ会議システム「V-Cube Box」を導入。音声品質のほか、モニタを通じても後方の参加者の顔までくっきりと表示されるほど映像品質も改善し、ストレスフリーな遠隔会議を実現しました。さらに、専用機がなくともパソコンやタブレットで利用できるWeb会議も導入したことで、場所を選ばす遠隔会議を実施できるようになったほか、整備現場との間で、リアルタイムで映像を共有できるようになりました。
【社内会議の利便性向上】コンパクトなシステムで自由移動式のテレビ会議を実現｜株式会社朝日新聞社 様
株式会社朝日新聞社では、海外含む計300以上の拠点での社内コミュニケーションの強化に向けて、テレビ会議の拡充を検討していました。しかし、すでに導入しているテレビ会議の台数を増やすのはコスト面で現実的ではありませんでした。また、台数増によって管理部門への問い合わせが増えてしまい、業務負担が増えることも懸念されました。さらに、専用機の場合には設置された会議室でしか利用できないという場所の制約も課題でした。
そこで、より低コストで導入できるテレビ会議を導入。機能が絞り込まれているため、これまでのところ操作性に関する管理部門への問い合わせは1件も発生していません。また、キャスターつきのラックにテレビ会議本体とモニタやカメラといった周辺機器をまとめて設置することで、好きな場所に移動して利用できるようにしました。5つの本支社本部に共用端末と部門専用端末の計13台を配置したことで、遠隔会議を頻繁に行えるようになり、出張経費の削減につながりました。
【多拠点接続】既存テレビ会議システムではできなかった20拠点での多拠点接続を確立｜株式会社アインホールディングス 様
調剤薬局903店舗、ドラッグストア52店舗（2016年8月末）を展開する株式会社アインホールディングスでは、多地点接続装置（Multipoint Control Unit, MCU）のコスト高が壁となり、必要拠点数が20拠点のところ、最大10拠点までのテレビ会議の開催が限度となっていました。
そこで、クラウド上で最大100拠点以上の接続が可能なMCUを提供するテレビ会議システムを導入。20拠点が参加するテレビ会議を、スムーズに実行できるようになりました。このシステムでは、ファームウェアのアップデートも自動的にクラウド側で実行されます。24時間のサポート対応により、安心して運用できるのが特長です。
その他の詳しい導入事例については、関連記事「導入企業から学ぶテレビ会議システムの選び方」も合わせてご参照ください。
テレビ会議についてよくあるご質問
Q．テレビ会議とは何ですか？
テレビ会議とは、専用機材を用いて、離れた場所にいる相手と画像および音声でコミュニケーションを取ることができるツールのことです。
Q．どのような人や企業におすすめですか？
テレワーク・働き方改革に取り組む企業や、支店／支社とのコミュニケーションが多い企業におすすめです。社内会議、取引先との打ち合わせ、社員研修、表彰式・周年記念式などの社内イベント、国際会議・フォーラムなどの社外イベント（海外拠点含む）、Web面接、テレワーク、BCP/緊急対策など様々なシーンでご活用いただけます。
Q．無料/有料どちらにすべきですか？
無料でも利用は可能ですが、通信の品質やセキュリティ面・サポートの有無など、ビジネスユースに必要な機能は有料のものの方が充実しているでしょう。費用の詳細は、無料のWeb会議と有料のWeb会議を徹底比較でご紹介しています。
Q．テレビ会議のメリットは何ですか？
移動時間・交通費のコスト削減、スケジュール調整の簡易化、働き方改革の推進、離職防止・人材確保、企業イメージの向上などのように、離れた場所でコミュニケーションを取ることから、様々なメリットを得ることが可能です。
Q．セキュリティは大丈夫ですか？
情報漏えいのリスクはあるものの、サービスによっては暗号化通信を採用したりASP/SaaS情報開示制度に認定されているものがあるため、対策をすることは可能です。IPアドレス制限ができるサービスであれば、IPアドレスからのアクセスを制限することで不正アクセスを防ぎ、より強固なセキュリティ環境でWeb会議を開催できます。
Q．Web会議との違いは？
テレビ会議は会議室に設置した専用機材を使い、部屋と部屋をつなぐので、グループ対グループの会議に最適です。一方、Web会議はPCやスマートフォン、タブレットにアプリをインストールして使うので、インターネット環境があれば時間や場所を問わず会議が行えます。
Q．感染症などの緊急対策に有効ですか？
有効です。離れたところから映像・音声のやりとりができるため、移動せずに仕事をこなす「テレワーク」が容易になります。満員電車や人との接触を防げるので、感染症にかかるリスクを軽減できます。
Web会議もテレビ会議もおまかせ！Zoomで実現するハイブリッドワーク
数あるWeb会議システムの中でも特に知名度が高く利用者が多いZoom。自宅や外出先から使えるのはもちろん、会議室に設置する据え置き型タイプも。状況に応じて使い分けて、より快適なオンラインコミュニケーションを実現しませんか。
Zoomが提供する3つのシステムをご紹介していますので、ぜひご活用ください。
高品質のクラウド型Web会議、V-CUBE ミーティング
