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どこが違う?「無料のWeb会議」vs「有料のWeb会議」を徹底比較

2018.12.25

どこが違う?「無料のWeb会議」vs「有料のWeb会議」を徹底比較

スマホやパソコン画面を通じてビデオ通話が気軽にできるアプリなど、個人を中心に無料のコミュニケーションツールを利用することは、もはや珍しくはありません。この延長で、ビジネスシーンでも無料のツールをWeb会議として利用しているケースもあるでしょう。(会社として許可されていないのに、部門や個人で利用してしまっている、いわゆる“シャドーIT”かもしれませんが。)

では、ビジネスシーンで無料のツールを利用してWeb会議を行うことに課題はないのでしょうか?一般的な無料のサービスと有料のWeb会議ツールは、どのような点が異なるのかをまとめました。

メリット / デメリットを比較!「無料Web会議」 vs 「有料Web会議」

無料のコミュニケーションツールの良い点は、何よりもコストがかからないこと。Wi-Fiの普及により通信費を意識することなく「無料でWeb会議が行える」という感覚で、気軽にコミュニケーションを取ることが可能です。また、日常的に使っているアプリの1機能としてビデオ通話機能が搭載されているならば、特に新たなアプリをインストールする必要がなく、思い立ったときに使い始められる手軽さもメリットです。

一方、有料のWeb会議ツールは、ツールの利用料金がかかるものの「機能が豊富」「映像や音声が途切れない」「様々なセキュリティ対策」「サポートが安心」という4点がメリットとなります。

  一般的な無料のコミュニケーションツール 有料のWeb会議ツール(V-CUBE ミーティングの場合)
メリット

・コストをかけずにWeb会議を開催できる

・気軽に利用開始できる

・資料共有や事前登録、チャット、録画、テレビ会議との連携など、会議進行を手助けする機能が豊富

・参加人数や通信環境に関わらず、映像や音声が安定

・入室時のパスワード設定やIPアドレス制限などのセキュリティ

・24時間体制の日本語サポートや、導入時のカウンセリング、カスタマイズ

デメリット

・資料共有ができないなど会議向けの機能が不足

・映像や音声が途切れやすい

・セキュリティ面での不安

・サポートが不十分

・月額での利用料がかかる

それでは、V-CUBE ミーティングを例に「機能」「安定性」「セキュリティ」「サポート」について、詳しくみていきましょう。

1.ビジネスシーンで必要なWeb会議の機能とは

無料のコミュニケーションツールは、もともと個人間でのコミュニケーションのためのもので、ビジネスシーンでのWeb会議用に開発されたツールではありません。では、ビジネスシーンのWeb会議で必要な機能、とはどのようなものでしょうか。

Web会議のために開発されたV-CUBE ミーティングを例にご紹介します。

資料共有や画面共有

ビジネスシーンでは、同じ資料の同じ箇所を見ながら会議を進めるケースが多々あります。V-CUBE ミーティングでは、様々なファイル形式のパソコン上の資料(PowerPointやExcel、PDF、画像などのファイル)やWebブラウザなどのアプリケーション画面を共有することができます。

共有した資料、アプリケーションのどこを議論しているかを明確にする『指さし機能』は、離れた場所で共通認識を持って話し合うために便利な機能です。

また、会議予約時に、会議で使用する資料をアップロードして事前共有できる機能は、業務効率化、効果的な会議進行に役立ちます。

資料共有や画面共有

チャット機能

参考にしたいサイトのURLや議事メモなど、参加者と文字情報を共有するために必須の機能です。

また、移動中であったり周囲の音がうるさかったりして発言しにくい場合に、チャットで発言して会議に参加するという使い方も可能です。

チャット機能

録画機能

会議内容の録画は、議事録やマニュアルとして使えます。また、参加できなかったメンバーに録画を見てもらうことで情報共有ができます。このように、資料作成や情報共有のための時間が不要になり、業務効率化につながります。

テレビ会議との連携

ブイキューブが提供するテレビ会議システム「V-CUBE Box」はもちろん、他社製のテレビ会議専用端末との接続が可能で、既にある設備の活用範囲を広げることができます。

2.「映像や音声の安定」が求められる理由は?

無料のコミュニケーションツールは、1対1でのビデオ通話を想定して開発されたため、参加者の人数が増えると不安定になるという傾向が顕著です。

複数の参加者を想定して開発されたV-CUBE ミーティングは、H.264/SVC映像コーデックにより、クリアでなめらかな映像通信を実現。クリアなHD対応の高画質・高音質でWeb会議を実施することが可能です。

また、常に接続状況を把握し、電波状況が悪い場所でも送受信が可能な品質の映像に自動で調整。そのため、途切れることなくビデオ通話をすることができます。この「途切れることなくビデオ通話ができる」ことが、支障なく会議進行をするために必要なのです。

映像や音声の安定

3.有料サービスのセキュリティ対策とは

ビジネスでの利用ではセキュリティは重要なポイントとなりますが、無料のコミュニケーションツールはセキュリティ対策が不十分であったり、具体的なセキュリティ要件が不透明だったりするケースが多いのが実情です。

V-CUBE ミーティングでは、Web会議上でやり取りするデータがSSLやAESにより暗号化されています。また、個人のログインID・パスワードのほかに、Web会議ごとに設定できるパスワードを入力しないと会議に参加できない機能があります。さらに、IPアドレスを指定してWeb会議の参加を制限する機能があり、よりセキュリティを高めたWeb会議を開催できます。

有料サービスのセキュリティ対策

4.ビジネスシーンで求められるサポートとは

Web会議を開催しようとしたとき問題が起きる、思い通りにWeb会議が開催できない、ということは起こりえます。「今、問合せをしたい」ときに対応できるサポート体制があるのが、有料サービスのよさです。ブイキューブには、電話による24時間365日のサポートもあり、インターネット回線が不調でチャットやメールが使えないときでも、問い合わせが可能なサポートがあります。

また、ブイキューブは導入前にネットワーク環境のチェックや、周辺機器の提案も行っています。Web会議の導入前にも親身なサポートや、必要に応じたカスタマイズを受けられることも重要なポイントです。

無料の手軽さと有料の機能を兼ね備えたサービスも拡大中

ここまでWeb会議を「無料」「有料」という切り口で見てきましたが、「まずは無料版で活用してみて、機能に不足を感じるならば、より多機能の有料版に移行する」というスタンスの製品の活用も広まっています。

米国のZoom Video CommunicationsによるZoomミーティングは、「資料共有」「チャット」「録画」などの機能を備えたWeb会議ツールですが、品質、セキュリティは有料版と変わらないサービスです。

利用者から見て、無料版と有料版で一番大きな違いは、無料版では3名以上のWeb会議が40分以内に制限されていることでしょう。他にも「専用電話サポートの有無」などが有料のプランによって異なってきますが、まずは無料プランで試してみて、必要な機能を求めてアップグレードしていくという選択もできるようになっています。

このように、ビジネスシーンでWeb会議を利用する際は、、4つのポイントには注目しておく必要があります。

1.資料共有や事前登録、チャット、録画、テレビ会議との連携などの機能が豊富

2.参加者が複数だったり、電波状態が悪くても映像や音声が安定

3.入室時のパスワード設定やIPアドレス制限などセキュリティが強固

4.24時間体制の日本語サポートや、導入時のカウンセリング、カスタマイズ

自社に見合った要件を整理して、業務効率化や新しい働き方への転換を、“自社に適したWeb会議システム”で実現してください。

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