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Web会議ユーザーが重視する「Web会議を選ぶ5つのポイント」

2019.04.09

Web会議ユーザーが重視する「Web会議を選ぶ5つのポイント」

パソコンやインターネットの進化、スマートフォンやタブレットの一般化で身近になってきたWeb会議。場所や時間にとらわれず、さまざまなデバイスを介してコミュニケーションが取れるWeb会議によって、生産性向上や労働時間削減を実現しようとしている企業も多いのではないでしょうか。

とはいえ、現在はさまざまなベンダーからWeb会議システムが販売されており、一見するだけではどれを選べばいいのかわからない、という声を耳にします。そこで本記事では、ブイキューブのお客様がWeb会議を比較・選定する過程で重視した「5つのポイント」を解説します。

国内・国外問わず、十分な画質・音質を確保できる

相手の顔や資料が見づらい、話し声が途切れてよく聞こえないWeb会議は、コミュニケーションツールとしては成立しません。特にビジネスシーンにおいては、肝心なところで接続が途切れてしまうと、業務に支障をきたしてしまいます。

クラウドサービスであるWeb会議の品質は、回線の混み具合や端末の性能に影響される一面があるため、例え接続数が増えようとも、海外と接続しようとも、安定した音声と映像を届けてくれることが重要です。そこで、帯域に合わせて映像品質を最適化させる機能や、回線帯域が低下した際に映像を止めて音声のみ届ける機能を備えたWeb会議が選ばれています。

国内・国外問わず、十分な画質・音質を確保できる

Web会議では、画質が荒くなるよりも音声が途切れたりして会話ができなくなる方が、会議に支障が出てしまいます。どんな環境下でも自動で最適な品質に調整してくれる、特に音質が安定していて会話が途切れないWeb会議を選べば、安心して使うことができます。

困ったときのサポートが充実している

Web会議を利用する人たちは、必ずしもITスキルが高い人ばかりではありません。ITに不慣れな方がWeb会議を行うこともあります。

そういった方々がトラブルなどに直面した際には、社内の情報システム部門(情シス)やヘルプデスクに問い合わせるでしょう。しかし情シスやヘルプデスクは、いつでもすぐに対応できるわけではありません。その際に、ユーザーがWeb会議ベンダーに直接問い合わせて解決できること、つまりサポートが充実していることが重要です。

ITスキルが高くない人にとって、不具合の原因を切り分けて説明することはとても困難です。円滑にコミュニケーションを行い、困っているユーザーの課題を的確に解決してくれる窓口があること、24時間365日問い合わせが可能で、期待する対応をしてくれることがポイントになります。

セキュリティがきちんと担保されている

Web会議上で、社外秘の情報や機密文書を共有することもあるでしょう。インターネットでやり取りする以上、セキュリティ対策がしっかりしたシステムであることは必須条件です。

当然ながら、文字通り「誰でも」アクセスできてしまうWeb会議は避けるべきです。決められたメンバーや招待された人など、参加者がある程度限定され、AESやSSLでの暗号化によるセキュアな通信上でコミュニケーションが行われている。つまり、セキュリティがきちんと担保されていることが肝要です。

セキュリティがきちんと担保されている

具体的には、「インターネット回線を含め、音声や映像などの通信が暗号化されている」「Web会議へ参加する際にパスワードや暗証番号が求められる」といった機能が必須です。また、Web会議そのものが記録として残り、何かあったときに確認できること――例えばアクセスログ機能、録画機能などが搭載されていると、より安全かつ安心して使用することができます。

既存のテレビ会議・電話会議とシームレスに接続できる

テレビ会議は2011年を機に普及しており、既に導入している企業も多いのではないでしょうか。既存のテレビ会議システムと接続できるWeb会議を選べば、社内の資産を活用しながら遠隔会議への参加者を増やすことが可能です。

また、意外と知られていないかもしれませんが、電話会議と接続できるWeb会議システムもあります。国外とのやり取りに電話会議を使用している企業は、その電話会議との接続可否もポイントになるでしょう。いずれにせよ「Web会議かそれ以外か」の二者択一ではなく、既存の資産と共存できることを選択のポイントに置いてみましょう。

会議以外の用途にも使える

Web会議はコミュニケーションツールです。ただ会議するだけでなく、採用面接や人事面接、メンタルヘルスケア、作業現場の遠隔支援、拠点間の情報共有、お客様への対応など、さまざまな用途に活用することができます。

だからこそ、誰でも使えるシンプルなインターフェイスであることが重要になります。例えばWeb会議で遠隔商談を行う際に、招待された外部の人が直感的に使うことができれば、商談内容とは違うところで印象を悪くすることもないでしょう。

インターフェイスがシンプルであれば、ITスキルが高くない人も使いやすいので、情シスやヘルプデスクへの問い合わせが減るでしょう。また利用頻度も高くなり、費用対効果も見込めます。

まとめ

以上が、Web会議を選ぶ際にブイキューブのお客様が重視されたポイントです。これらを押さえるために、選定時に機能などを営業担当者から説明を受けるだけでなく、デモやトライアルなどで実際に使ってみることをおすすめします。既存システムへの接続や使いやすさ、自社環境での安定度を確認し、自社に適したWeb会議システムを導入しましょう。

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