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今さら聞けない「Web会議とは?」|おすすめツール・導入事例も紹介

2021.08.12

今さら聞けない「Web会議とは?」|おすすめツール・導入事例も紹介

この記事をご覧になっている皆さんは、おそらく「働き方改革や新型感染症の感染拡大と関連してよく目にする『Web会議』のことを具体的に知りたい」「導入を検討したいけど、具体的に何をすればいいの?」「Web会議は企業でどのように活用されているの?」などといった疑問を胸にページを開いたのではないでしょうか。

ここでは、

  • Web会議を導入した際のメリットやテレビ会議との違い
    • Web会議を導入すべき企業
  • 必要な周辺機器
  • ビジネスユースに適したWeb会議の特徴
  • テレワークへの活用法

など、Web会議に関する基本的な情報をまとめてお伝えします。

記事内にはより詳しいページへのリンクも掲載していますので、このページをスタート地点として、ぜひWeb会議への理解を深めてください。

働き方の実践!「ゼロから学べるテレワーク導入完全ガイド」

ゼロから学べるテレワーク導入完全ガイド

働き方改革が始まり、「何から手をつければ良いかがわからない……」そうお困りの企業担当者さまも多いことでしょう。そのような課題解決の一手として導入を検討していきたいのが、テレワークです。

テレワークの導入には以下のようなメリットがあります。

  • 災害や感染症の蔓延時にも通常と同じように業務を継続できる
  • 通勤や移動の時間を有効活用し、大幅なコスト削減につながる
  • 地方や海外にいる優秀な人材をスムーズに確保できる

自社の働き方改革を成功させるため、ぜひ「ゼロから学べるテレワーク導入完全ガイド」をご参考ください。資料は無料です。

Web会議とは

インターネット環境の発展とともに隆盛したWeb会議は、パソコンやスマートフォンなどのデバイスとネット環境によって、場所や時間を問わずに顔を合わせてコミュニケーションを取れるツールです。

最大の特長は、テレビ会議よりも手軽に導入できること。専用の機器ではなくアプリを使用するので、パソコンはもちろん、スマートフォンやタブレットからでも会議に参加することができます。

Web会議とは

「専用の機器・回線を用いるテレビ会議に比べると画質・音質が悪い」というイメージを抱く方もいらっしゃるかもしれませんが、現在は通信インフラの発達、Web会議システムそのものの進歩によって、音や映像が途切れにくく質の高いコミュニケーションが取れるようになっています。

その結果、今や遠隔会議のみならず、オンライン営業や学校の遠隔授業、Web面接、トップメッセージの全社配信、テレワーク(リモートワーク)中のコミュニケーションなど、さまざまな用途で活用されています。

Web会議を導入するメリット

Web会議を導入するメリットは多々ありますが、その最大の魅力は「1カ所へ集まることなくコミュニケーションが取れること」にあります。

この「集まる必要がない」ことが、下記のようにさまざまなメリットを生み出すのです。

  • 移動時間や交通費の削減
    • 優秀な人材の採用促進
  • 離職率の低下
    • スケジュール調整の簡易化
  • 働き方改革の推進
  • 災害時や感染症への対策

少し具体的に見ていきましょう。

1.移動時間、交通費など各種コストの削減

「集まる」という行為は、時間や費用など、何かとコストがかかるものです。

例えば、複数の離れた拠点をもつ企業が全社的な会議を開くと、多くの移動時間と交通費がかかります。あるいは、全国展開している小売業が全店舗にきめ細やかな情報共有を行うために、膨大な数の従業員を1カ所に集めるのは至難の業です。

しかしWeb会議なら、参加者が自分の職場にいるまま会議ができるので、場所やコストの制約がなくなります。転じて、営業担当者が出先から会議に参加し、さらにそのまま直帰するなど、後述の「働き方改革の推進」にもつながります。

また、移動にかかる時間や交通費を他の業務に充てることができるので、効率的で生産性も上がります。

2.優秀な人材の採用促進

「Web会議」を導入しテレワーク環境整えることで、今までオフィスのある地域だけに求人を出していた企業も、日本のみならず世界中を働く拠点とした求人を出すことができます。

Web会議の運用体制が整っていれば、オフィスの所在地を問わず、世界中のどこでも働くことが可能になるからです。

日本では東京・大阪・名古屋・福岡などの大都市に労働人口が集中する傾向がありますが、仮に求職者がこれら以外の地方都市を拠点としていても、優秀な人材にはテレワークで活躍してもらうことで、自社の採用促進につながります。

出典:パーソルキャリア

パーソルキャリアの「転職サービス「doda(デューダ)」2020年6月 転職求人倍率 1.66(前月比-0.37ポイント)~転職希望者数が過去最高値を更新。求人数も回復傾向に~」の記事によると、6月の転職動向は転職希望者数は前月比22.3%増え、2014年4月の集計定義変更後の最高となったと、パーソルキャリア(東京・千代田)が7月20日に発表しました。

また日本経済新聞の「転職市場活況、求職者が増加」記事内で、エン・ジャパンの転職サイト「エン転職」では4月以降、「テレワーク」の検索数が19年比2倍に増加とも述べられています。

自由な働き方ができる企業はそれだけで魅力的にうつり、優秀な人材の採用促進にも繋がります。

3.離職率の低下

介護・子育てや、オフィスから遠方への移住といった従業員個々の事情で、優秀な人材が退職や転勤する悩みを抱えている企業も少なくないでしょう。

このようなケースに対して、Web会議を導入すると従業員は自宅から働くこともできるので、柔軟に働き方を選択でき退職を減らすことができます。育児休業明けで在宅勤務をしたい方にも、Web会議は職場復帰率で貢献します。

優秀な人材を継続雇用したい企業と、個々人の理由に合わせて柔軟に働きたい従業員の双方に大きなメリットをもたらします。

4.スケジュール調整の簡易化

度重なる出張などで多忙を極める役員クラスの定例会議も、Web会議ならパソコンやスマートフォンを介して、出張先から参加することが可能です。他のスケジュールに左右されにくく、延期せずに開催できるので、経営判断・意思決定がスピードアップします。

画質の良いWeb会議システムを使えば、表情やニュアンスなども伝わり、密なコミュニケーションを取ることが可能です。

5.働き方改革の推進

会社まで片道1時間以上かかるという方は、決して少なくないのではないでしょうか。Web会議が使えるようになれば、遠い自宅からでも社内ミーティングに参加することができます。

通勤時間やそれに伴うストレスを減らすだけでなく、テレワークしやすい環境を整え、自分の時間を有効に使える働き方、遠方に住む人や子育て真っ最中の社員も働きやすい職場づくりが実現します。

6.災害時や感染症への対策

Web会議は、2020年3月頃から日本でも注目されている新型コロナウイルス感染拡大のようなパンデミックや、地震・台風といった緊急事態が起こった場合のBCP対策としても効果を発揮します。

緊急事態下では公共交通機関が麻痺したり電話が繋がりにくくなったりしますが、Web会議システムを使えば、遠隔でも連絡が取り合えるので、安否確認にも使えるでしょう。

Web会議とテレビ会議との違いは?

同じモニター越しの遠隔会議ではありますが、Web会議とテレビ会議は得意分野が大きく異なっています。

テレビ会議は会議室に設置した専用機材を使い、部屋と部屋をつなぐので、グループ対グループの会議に最適です。

一方、Web会議はPCやスマートフォン、タブレットにアプリをインストールして使うので、インターネット環境があれば時間や場所を問わず会議が行えます。複数の個人がそれぞれの拠点から接続する形が得意と言えるでしょう。

両者の違いやメリット・デメリットのさらなる解説は、下記の記事をご参照ください。

Web会議は「すぐに遠隔会議環境を整えたい」企業におすすめ

Web会議の導入を検討している方にとっては、初期費用や必要な機材も気になるところだと思います。この点について、もう少し解説しましょう。

前述の通り、テレビ会議はその高い安定性ゆえ、経営会議などの重要な会議にはぴったりのソリューションです。しかし、その環境を構築するには、接続先と接続元の双方に専用機材を導入する必要があります。場合によっては専用回線も必要になり、Web会議と比べると初期費用が高くなります。さらに拠点が増えればその数も増加する上、システム保守やメンテナンス、故障時の修理交換も考慮しなくてはなりません。

一方でWeb会議は、パソコンないしスマートフォン、タブレットと、必要に応じてWebカメラやマイク、ヘッドセットを用意すれば早々に会議が可能です。また、クラウドサービスなのでメンテナンスも不要で、コストパフォーマンスを重視して遠隔コミュニケーションのソリューションをお探しの方にはぴったりと言えます。

 

クラウドサービス:データやソフトウェアをインターネット経由で利用できる仕組み。機材を購入したりシステムを構築・管理したりする必要がなくなり、業務効率化やコストダウンにつながる。

 

Web会議に必要な機材は?

Web会議を行うために必要なものは、パソコンやスマートフォン、タブレットといったWeb会議システムが使用できるデバイスと、Webカメラ、ヘッドセットだけです。

これら周辺機器のうち、Webカメラはデバイスのインカメラで、ヘッドセットはマイク付きイヤホンでまかなうことができます。ちなみにヘッドセットはBluetoothなどの無線接続ではなくUSBなどの有線接続の方が、安定性が向上します。

Web会議に必要な機材は?

1対多、多対多でWeb会議を行う場合、複数人が参加するほうは、デバイス内蔵のマイクではなく、外付けマイク・スピーカーの使用を推奨します。参加者それぞれが自分のデバイス内蔵マイクを使用すると、他の人の声を拾ってしまい、ハウリングやエコーの原因になってしまうためです。

外付けマイク・スピーカーにはさまざまな種類がありますが、人数や部屋の広さに合わせて選びましょう。また、エコーキャンセラー搭載機種は大人数での会議にぴったりです。周辺機器の詳しい選び方、ブイキューブの推奨機器は、下記ページをご覧ください。ご利用のシチュエーションから機材を選べるようになっています。

Web会議におすすめのマイクスピーカー・カメラについては、関連記事おすすめのWeb会議用マイクスピーカー7選|製品選びのポイントとは?」「Web会議におすすめのカメラ6選!抑えておきたい3つのポイントと選びかたを解説」で詳しく解説しています。ぜひ、あわせてご覧ください。

ビジネスユースにおすすめのWeb会議は?選び方のポイント

Web会議には無料で利用できるものが多く存在します。確かに、無料のWeb会議にコスト面で勝るものはありません。

一方でブイキューブには、無料のWeb会議を使っているものの、さまざまな課題を抱えたお客様のご相談も多く寄せられています。その声を聞いていくと、ビジネスで使用する上で大切なWeb会議の機能が見えてきます。

本章ではビジネスユースにおすすめできるWeb会議システムのポイントとして、以下5点を解説します。

  1. 通話・映像の品質
  2. 操作性・マニュアルの有無
  3. セキュリティ
  4. サポート体制
  5. コミュニケーションを円滑にする機能

先におすすめのWeb会議システムを具体的に知りたい方はこちらからご覧ください。

1. 通話・映像の品質

無料で利用できるWeb会議システムには機能制限もあるため、基本的にビジネスユースであれば有料のシステムを使うことになるでしょう。お金を払う以上、通話や映像の品質にはこだわるべきです。

基本的な意思疎通であれば音声だけでもできますが、対面のWeb会議と同じように表情や動作を読み取れれば理想ですよね。株式会社イードが実施した「Web会議の困りごとと顔出しの状況」という調査では、Web会議で困ることのトップ3は以下でした。

1位:発言のタイミングがつかみづらい
2位:相手の表情を読み取りづらい
3位:相手の音声が聞きづらい

これらの困りごとは品質の高いWeb会議システムを導入すれば改善が期待できます。品質を見るには、サービスページで映像のスペック(解像度)を確認したり、トライアルに申し込んだりしてみましょう。

2. 操作性・マニュアルの有無


Web会議は社内だけでなく取引先など外部の方も参加する機会があるため、誰でも簡単に利用できる操作性が必要です。機能がたくさんついていても、使いこなせなければ意味がありません。

機能が多くても、インターフェイスはシンプルなものをおすすめします。

例)V-CUBE ミーティングの基本画像構成

また、従業員が多い場合はマニュアルの有無も重要です。わかりやすいマニュアルがないと、システムを導入する際に説明のために担当者のリソースがとられてしまいます。通話・映像の品質と同じように、インターフェイスとマニュアルの有無をサービスページやトライアルで確認してみてください。

3. セキュリティ

Web会議はインターネット上で行うため、不正アクセスやアカウントの流出といったセキュリティリスクがあります。セキュリティ性を高めたい方は、以下の機能やポイントをチェックしましょう。

  1. 暗号化
  2. IPアドレスによるアクセス制限
  3. 会議ルームへのセキュリティコード(暗証番号)付与
  4. オンプレミス型を利用


1:暗号化は、転送するファイルを外部から読み取れないよう暗号化する機能です。「SSL」や「AES」といった方式があります。Web会議システムによって暗号化の手段は異なるため、資料請求等をして確認するとよいでしょう。

4:のオンプレミス型は、サーバーやソフトウェア、ネットワーク環境などをすべて自社内で運用するシステムです。セキュリティポリシーに合わせてカスタマイズでき、初期費用と保守費用で導入できます。

オンプレミス型についてはこちらのページで解説していますので、自社ポリシーが厳しい場合は参考にしてみてください。

4. サポート体制

ビジネス用のWeb会議システムにはサポート体制が不可欠です。たとえば、以下のような状況に陥ったとき、サポートがないと自分で調べて解決しなければなりません。

「立ち上げるとブラウザが落ちてしまう」
「クライアントからミーティングルームに入れないと連絡が来た」
「急に音声が途切れるようになってしまった」

調べて改善できればよいものの、十分なシステムへの理解がないと難しい場合もあるでしょう。改善できなかった場合、調べた時間やスケジューリングも無駄になってしまいます。

「365日のサポート」や「電話でのサポート」があるWeb会議システムがおすすめです。

5. コミュニケーションを円滑化するための機能

Web会議システムには、会議を円滑に進めるためのさまざまな機能が搭載されています。画面共有機能やチャット機能、録画機能などは多くのシステムで利用できますが、ほかにも便利な機能があるものもあります。

例えば、V-CUBE ミーティングであれば、上記の機能に加えて以下の機能が利用可能です。

  • ホワイトボード(アップロードした資料または白紙にペンやテキストでの書き込み)
  • アンケート
  • 音声認識・翻訳機能

こうした機能はコミュニケーションや情報共有の円滑化に役立ちます。Web会議システムを選ぶ際は付帯機能をチェックしましょう。

おすすめWeb会議システム3選

前述したWeb会議システムの選び方をポイントに、おすすめのシステムを3つ選出しました。

  1. V-CUBE ミーティング
  2. Zoom ミーティング
  3. Skype

特徴を確認し、自社に合いそうなものを選んでみてください。

1.世界最新・最高レベルの音声・映像技術と充実したサポート付き「V-CUBE ミーティング」

Web会議システム「V-CUBE ミーティング」は、PCやモバイルなど様々な環境で使用できる、HD対応の映像と高い接続性を誇る高品質のクラウド型サービスです。

世界最新・最高レベルの映像・音声技術を新規に採用して実現した、テレビ会議システムにも劣らない高画質・高音質と安定した接続性で、洗練されたインターフェイスは説明なしでも十分に使える操作性の高さが魅力。誰でもすぐに使いこなすことができます。

またWeb会議サービス「V-CUBE ミーティング」には音声認識・翻訳技術が搭載されています。Web会議中の会話を音声認識し、さらにリアルタイムに翻訳して参加者全員に会話内容と翻訳内容をテキスト表示します。外国語会議を最新の音声認識技術、自動翻訳技術を用いて支援します。

トラブルがあった際にも業務に支障をきたすことがないよう、Web会議ベンダーによるサポートの充実ぶりもチェックしておきたい項目のひとつです。特に無料サービスや海外製のシステムでは、満足なサービスが得られない、応対に時間がかかる、サポートを受けられる時間が限られているといったことがありますので、検討段階で確認しておきましょう。

▼サービス詳細
V-CUBE ミーティング

2. 企業に合わせて導入・運用を支援「Zoom ミーティング」

Zoom ミーティングは、世界各国75万以上の企業や組織で利用されているWeb会議サービスです。

通信速度が比較的低速なネットワーク回線でも途切れにくく、安定したWeb会議を実施できます。Web会議の開催にライセンスを取得する必要があるのは主催者のみで、参加者は会議アドレスへ招待されることで、ブラウザから誰でもWeb会議へ参加可能です。

Zoom ミーティングの有料版では、ミーティングの映像や音声を録画・録音してクラウド保存しておくことができます。

投票機能やユーザー管理機能もついており、ビジネスシーンでも快適に利用することができるでしょう。

また、プランに問わずメールでのサポート体制を提供しています。エンタープライズプランでは企業に合わせて導入・運用を支援してくれるなど、利用者に最適なサポートが充実しています。

▼サービス詳細
Zoom ミーティング

3.サインアップやダウンロードは不要のビデオ会議を開催「Skype」

出典:Skype

Skypeは世界中の会話を可能にするソフトウェアです。 何百万人ものユーザが個人またはビジネスでSkypeを使用して、Skypeを使っている他の人と無料の音声通話、ビデオ通話、1対1の通話、グループ通話、インスタントメッセージ(IM)の送信、ファイルの共有を行っています。 

会議リンクを作成し、そのリンクを参加者と共有して、通話に参加するだけの簡単さです。 サインアップは不要です。 Skype がインストールされていない場合は、Web 版の Skype が自動的に開きます。 最大 50 人を通話に招待して無制限で無料の会議を Skype で開催できます。

会議リンクの有効期限はなく、いつでもアクセスできます。

▼サービス詳細
Skype

Web会議の活用事例

遠隔会議や遠隔教育、オンライン営業、Web面接など、Web会議はさまざまな業種・業界で利用されています。ビジネスを支援するだけでなく、社会的課題の解決や組織を超えた勉強会、はては“オンライン打ち上げ”といった活用法もあります。

本章ではWeb会議の活用で企業の課題が解決された事例として、以下3社の事例を紹介します。

  1. 東京ガス株式会社 エネルギーソリューション本部 様
  2. 十勝バス株式会社 様
  3. 福岡市役所 様

ぜひ参考にご覧ください。

1.東京ガス株式会社 エネルギーソリューション本部 様

 

業務用、産業用などBtoB領域で、ガス・電気などのエネルギーサービスの提案、販売をされています。約1000名で構成されるセクションです。顧客要望にあわせた付加価値の高い提案を行うため、営業担当と営業支援担当との間で密接なコミュニケーションが求められます。

課題

  • 移動を伴う会議だと開催日時に制約があった
  • 上記の課題から会議開催の機会が少なく、情報共有が非効率
  • 技術支援部の人数が限られており、営業同行が難しい

Web会議システム選定においてセキュリティ性を最も重視していたため、SSLによる暗号化がされているV-CUBE ミーティングを利用し始めました。

Web会議導入で解決!

  • 離れた拠点同士・シェアオフィスでの参加が可能になり、会議日程の調整が容易に
  • コミュニケーションの質が向上し、顧客への提案スピードが改善
  • 技術支援部がオフィスから遠隔同行

本企業の導入事例を詳しく知りたい方はこちらのページをご覧ください。

2. 十勝バス株式会社 様

 

北海道帯広市に本社を置くバス会社様です。路線バスによる送迎を行う学童保育や介護サービスなど、地域に根ざした事業も展開しています。

課題

  • 役員の出張で役員会が延期になることが多い
  • メールや電話では意図が伝わりにくい
  • 検討したツールの映像が不安定

業務のために導入していたソフトのWeb会議ツールは映像が不安定で活用には至らなかったため、V-CUBE ミーティングを導入しました。

Web会議導入で解決!

  • 役員会の開催がスムーズになり、経営陣による意思決定スピードが向上
  • 表情を見ながらのコミュニケーションで意思共有が強化
  • クリアな映像でストレスレスのWeb会議を実現

3. 福岡市役所 様

 

福岡県の西部に位置し、九州地方の行政・経済・交通の中心地であり同地方最大の人口を有する自治体です。 近年はグローバル創業・雇用創出特区として、国家戦略特別区域に指定されています。

課題

  • 無償のツールでは映像や音声が不安定
  • 会議中のトラブルなどサポート対応に不満
  • アカウント取得など事前の設定が面倒

無料のツールは安定性に欠け、海外ツールはサポート体制が十分でない課題があったため、V-CUBE ミーティングを導入しました。

Web会議導入で解決!

  • 複数人で使用していても安定したWeb会議を実現
  • 会議中の不具合や設定など問い合わせやサポートに即時対応
  • 招待メール記載のURLをクリック 簡単アクセスで会議を開始

目的や課題、業種から検索できるブイキューブ製品の導入事例は、こちらのページからご覧ください。

働き方改革やテレワークへの活用法は?

「テレワーク先駆者百選 総務大臣賞」に選出され、「ORANGEワークスタイル」を掲げながら社内でもテレワークを推進しているブイキューブ。その社員たちも、自社サービスを活用しながら、自分のライフスタイルに合った働き方を実現しています。

「1カ所へ集まることなくコミュニケーションが取れること」が生み出すWeb会議の多彩なメリットが、働き方改革やライフスタイルの実現へどのようにつながるのでしょうか? 詳しくは、下記の当社ブログサイト「テレワークナビ」の記事をご覧ください。

まとめ

  • Web会議とは、パソコン・スマートフォンなどのデバイスとネット環境を用いた会議システム
  • テレビ会議と比べて必要な機材が少ないためイニシャルコストが低く、メンテナンスも不要で早々に会議が可能
  • 移動時間やコストの削減、優秀な人材の確保・離職率の低下といったメリットが生まれる
  • すぐに遠隔会議ができる環境を整えたい企業におすすめ
  • 「V-CUBE ミーティング」は、シンプルなインターフェースで自動翻訳も可能、充実したサポートもWeb会議は、働き方改革と新型感染症で大きく寄与できる

Web会議は数ある遠隔コミュニケーション手段の一つではありますが、手軽に使えるがゆえに多彩な活用シーンがあり、さまざまな課題のソリューションになりうるツールです。今回ご紹介したポイントを元に、導入するWeb会議をご検討されてみてはいかがでしょうか。

働き方の実践!「ゼロから学べるテレワーク導入完全ガイド」

ゼロから学べるテレワーク導入完全ガイド

働き方改革が始まり、「何から手をつければ良いかがわからない……」そうお困りの企業担当者さまも多いことでしょう。そのような課題解決の一手として導入を検討していきたいのが、テレワークです。

テレワークの導入には以下のようなメリットがあります。

  • 災害や感染症の蔓延時にも通常と同じように業務を継続できる
  • 通勤や移動の時間を有効活用し、大幅なコスト削減につながる
  • 地方や海外にいる優秀な人材をスムーズに確保できる

自社の働き方改革を成功させるため、ぜひ「ゼロから学べるテレワーク導入完全ガイド」をご参考ください。資料は無料です。

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