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今さら聞けない「Web会議とは?」Web会議の基本

2018.12.18

今さら聞けない「Web会議とは?」Web会議の基本

この記事をご覧になっている皆さんは、おそらく「働き方改革と関連してよく目にする『Web会議』のことを具体的に知りたい」「導入を検討したいけど、具体的に何をすればいいの?」などといった疑問を胸にページを開いたのではないでしょうか。

「Web会議」という言葉から「インターネットで会議する」ことはイメージできますが、どんなメリットが生まれるのか、何を用意すればいいのか、無料サービスではいけないのか、そもそもテレビ会議と何が違うのか……わからないことがたくさんあると思います。

ここでは、Web会議を導入した際のメリットやテレビ会議との違い、必要な周辺機器、ビジネスユースに適したWeb会議の特徴、テレワークへの活用法など、Web会議に関する基本的な情報をまとめてお伝えします。

記事内にはより詳しいページへのリンクも掲載していますので、このページをスタート地点として、ぜひWeb会議への理解を深めてください。

Web会議とは

インターネット環境の発展とともに隆盛したWeb会議は、パソコンやスマートフォンなどのデバイスとネット環境によって、場所や時間を問わずにFace to Faceのコミュニケーションができるツールです。

最大の特長は、テレビ会議よりも手軽に導入できること。専用の機器ではなくアプリを使用するので、パソコンはもちろん、スマートフォンやタブレットからでも会議に参加することができます。

Web会議とは

「テレビ会議に比べると画質・音質が悪い」というイメージを抱く方もいらっしゃるかもしれませんが、現在は通信インフラの発達、Web会議システムそのものの進歩によって、音や映像が途切れにくく質の高いコミュニケーションが取れるようになっています。

その結果、今や遠隔会議のみならず、オンライン営業や学校の遠隔授業、Web面接、トップメッセージの全社配信、テレワーク(リモートワーク)中のコミュニケーションなど、さまざまな用途で活用されています。

Web会議を導入するメリット

Web会議を導入するメリットは多々ありますが、その出発点は「1カ所へ集まることなくコミュニケーションが取れること」にあります。

この「集まる必要がない」ことが、移動時間や交通費の削減、スケジュール調整の簡易化、働き方改革の推進といったさまざまなメリットを生み出すのです。少し具体的に見ていきましょう。

移動時間、交通費など各種コストの削減

「集まる」という行為は、時間や費用など、何かとコストがかかるものです。例えば、複数の離れた拠点をもつ企業が全社的な会議を開くと、多くの移動時間と交通費がかかります。あるいは、全国展開している小売業が全店舗にきめ細やかな情報共有を行うために、膨大な数の従業員を1カ所に集めるのは至難の業です。

しかしWeb会議なら、参加者が自分の職場にいるまま会議ができるので、場所やコストの制約がなくなります。転じて、営業担当者が出先から会議に参加し、さらにそのまま直帰するなど、後述の「働き方改革の推進」にもつながります。

スケジュール調整の簡易化

度重なる出張などで多忙を極める役員クラスの定例会議も、Web会議ならパソコンやスマートフォンを介して、出張先から参加することが可能です。他のスケジュールに左右されにくく、延期せずに開催できるので、経営判断・意思決定がスピードアップします。

画質の良いWeb会議システムを使えば、表情やニュアンスなども伝わり、密なコミュニケーションを取ることが可能です。

働き方改革の推進

会社まで片道1時間半かかるという方は、決して少なくないのではないでしょうか。Web会議が使えるようになれば、遠い自宅からでも社内ミーティングに参加することができます。

通勤時間やそれに伴うストレスを減らすだけでなく、テレワークしやすい環境を整え、自分の時間を有効に使える働き方、遠方に住む人や子育て真っ最中の社員も働きやすい職場づくりが実現します。

Web会議とテレビ会議との違いは?

同じモニター越しの遠隔会議ではありますが、Web会議とテレビ会議は得意分野が大きく異なっています。

テレビ会議は会議室に設置した専用機材を使い、部屋と部屋をつなぐので、グループ対グループの会議に最適です。

一方、Web会議はPCやスマートフォン、タブレットにアプリをインストールして使うので、インターネット環境があれば時間や場所を問わず会議が行えます。複数の個人がそれぞれの拠点から接続する形が得意と言えるでしょう。

両者の違いやメリット・デメリットのさらなる解説は、下記の記事をご参照ください。

Web会議は「すぐに遠隔会議環境を整えたい」企業におすすめ

Web会議の導入を検討している方にとっては、イニシャルコストや必要な機材も気になるところだと思います。この点について、もう少し解説しましょう。

前述の通り、テレビ会議はその高い安定性ゆえ、経営会議などの重要な会議にはぴったりのソリューションです。しかし、その環境を構築するには接続先と接続元の双方に専用機材を導入し、場合によっては専用回線も必要になります。さらに拠点が増えればその数も増加する上、システム保守やメンテナンス、故障時の修理交換も考慮しなくてはなりません。

一方でWeb会議は、パソコンないしスマートフォン、タブレットと、必要に応じてWebカメラやマイク、ヘッドセットを用意すればOK。クラウドサービスなのでメンテナンスも不要で、コストパフォーマンスを重視して遠隔コミュニケーションのソリューションをお探しの方にはぴったりと言えます。

クラウドサービス:データやソフトウェアをインターネット経由で利用できる仕組み。機材を購入したりシステムを構築・管理したりする必要がなくなり、業務効率化やコストダウンにつながる。

Web会議に必要な機材は?

Web会議を行うために必要なものは、(繰り返しになりますが)パソコンやスマートフォン、タブレットといったデバイスと、Webカメラ、ヘッドセットだけです。

これら周辺機器のうち、Webカメラはデバイスのインカメラで、ヘッドセットはマイク付きイヤホンでまかなうことができます。ちなみにヘッドセットはBluetoothなどの無線接続ではなくUSBなどの有線接続の方が、安定性が向上します。

Web会議に必要な機材は?

1対多、多対多でWeb会議を行う場合、複数人が参加するほうは、デバイス内蔵のマイクではなく、外付けマイク・スピーカーの使用を推奨します。参加者それぞれが自分のデバイス内蔵マイクを使用すると、他の人の声を拾ってしまい、ハウリングやエコーの原因になってしまうためです。

外付けマイク・スピーカーにはさまざまな種類がありますが、人数や部屋の広さに合わせて選びましょう。また、エコーキャンセラー搭載機種は大人数での会議にぴったりです。周辺機器の詳しい選び方、ブイキューブの推奨機器は、下記ページをご覧ください。ご利用のシチュエーションから機材を選べるようになっています。

ビジネスユースにおすすめのWeb会議は?

Web会議には無料で利用できるものが多く存在します。確かに、無料のWeb会議にコスト面で勝るものはありません。

一方でブイキューブには、無料のWeb会議を使っているものの、さまざまな課題を抱えたお客様のご相談も多く寄せられています。その声を聞いていくと、ビジネスで使用する上で大切なWeb会議の機能が見えてきます。

通信が途切れない仕組みがある

ビジネスでWeb会議を活用する上では、顔をあわせて会議を行うように、遅延・切断がない環境をイメージするのではないでしょうか。特に音が途切れてしまうことは致命的で、会議を続けることができなくなってしまいます。

遅延や切断は、品質の良い映像や音声をやり取りするためにデータの送信量が大きくなってしまうことで起きますが、これを防ぐために、Web会議システム内部ではさまざまな工夫が施されています。

例えばブイキューブのWeb会議「V-CUBE ミーティング」では、回線帯域が低下した際に映像を止めて音声のみを届ける機能を搭載し、インターネット接続が不安定になっても会議が続けられるようにしています。

通信が途切れない仕組み

ちなみに、「V-CUBE ミーティング」では帯域に合わせて映像品質を最適化させる機能も備えています。映像帯域の最大値を固定せず、帯域が安定していれば高画質、低下した際には低画質、いずれでもない場合には通常画質で映像を映し出しています。

通信が途切れない仕組み

会議を補助する多彩な機能を搭載している

対面で会議をする時、互いに共有した資料を見ながら話し合うことが多々あります。これをWeb会議でも再現できるのが「資料共有機能」です。

この機能があるWeb会議なら、ブラウザやPowerPointなどを画面に映しながらディスカッションできるので、参加者の理解度も向上。ファイル送信機能も搭載されていれば、打ち合わせで使用した資料データをそのまま配布することも可能です。

ウェブサイトURLや簡単な議事録の共有には、「テキストチャット機能」が便利です。参考になるサイトを会議中に共有したり、参加者のネクストアクションをまとめたりと、かゆいところに手が届く機能と言えます。

会議を補助する多彩な機能

サポート

トラブルがあった際にも業務に支障をきたすことがないよう、Web会議ベンダーによるサポートの充実ぶりもチェックしておきたい項目のひとつです。特に無料サービスや海外製のシステムでは、満足なサービスが得られない、応対に時間がかかる、サポートを受けられる時間が限られているといったことがありますので、検討段階で確認しておきましょう。

Web会議はどんなふうに活用されている?

遠隔会議や遠隔教育、オンライン営業、Web面接など、Web会議はさまざまな業種・業界で利用されています。ビジネスを支援するだけでなく、社会的課題の解決や組織を超えた勉強会、はては“オンライン打ち上げ”といった活用法もあります。

下記3件は、ブイキューブのWeb会議「V-CUBE ミーティング」の活用事例です。目的や課題、業種から検索できるブイキューブ製品の導入事例は、こちらのページからご覧ください。

働き方改革やテレワークへの活用法は?

「テレワーク先駆者百選 総務大臣賞」に選出され、「ORANGEワークスタイル」を掲げながら社内でもテレワークを推進しているブイキューブ。その社員たちも、自社サービスを活用しながら、自分のライフスタイルに合った働き方を実現しています。

「1カ所へ集まることなくコミュニケーションが取れること」が生み出すWeb会議の多彩なメリットが、働き方改革やライフスタイルの実現へどのようにつながるのでしょうか? 詳しくは、下記の当社ブログサイト「INSIGHTS SHARE」の記事をご覧ください。

まとめ

  • 現在のWeb会議は、音や映像が途切れにくく質の高いコミュニケーションが可能
  • 移動時間やコストの削減、スケジュール調整の簡易化といったメリットが生まれる
  • テレビ会議と比べて必要な機材が少なく、イニシャルコストが低い
  • すぐに遠隔会議ができる環境を整えたい企業におすすめ
  • グループ同士のWeb会議では、人数と部屋に合ったマイク・スピーカーの利用を推奨
  • ビジネスユースには、切断されない仕組み、便利機能、充実したサポートが揃ったWeb会議がおすすめ
  • Web会議は、働き方改革に大きく寄与できる

Web会議は数ある遠隔コミュニケーション手段の一つではありますが、手軽に使えるがゆえに多彩な活用シーンがあり、さまざまな課題のソリューションになりうるツールです。今回ご紹介したポイントを元に、導入するWeb会議をご検討されてみてはいかがでしょうか。

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