テレワークの推進により、多くの企業でWeb会議システムが導入されています。矢野経済研究所の調査によると、2020年時点で約80％の企業がWeb会議システムを導入していると報告されています。

もはや業務効率化をする上で必須となっているWeb会議システムですが、自社にあったWeb会議システムを選ぶ際は、以下のポイントを考慮して選ぶことが重要です。

• 機能
• コスト
• セキュリティ

使い勝手の良くないWeb会議システムを使い続けることは、生産性の低下につながりかねません。

本記事では、テレワークでの生産性を左右するWeb会議システムについて、種類や選び方を解説します。

• 自社にあったウェブ会議システムはどのように選べば良いのか
• 無料版と有料版ではどのような違いがあるのか
• おすすめのWeb会議システムを知りたい

このような疑問を解決していますので、ぜひ最後までご覧ください。

• Web会議システムの種類
• Web会議システムを選ぶ際の3つの比較ポイント
• Web会議システムは有料版を使うべきか？
• 主要システムから厳選｜おすすめのWeb会議システム
• まとめ｜機能面や価格を考慮して自社にあったWeb会議システムを選ぼう

Web会議システムの種類

まずはWeb会議システムの種類について解説します。Web会議システムは、双方で音声やデータを送受信するためにサーバーへアクセスします。アクセスするサーバーによって、以下の2種類に分かれています。

1. オンプレミス型Web会議システム
   
2. クラウド型Web会議システム
   

それぞれのWeb会議システムの種類を理解して、自社にとって必要なサービスを選べるようにしましょう。

1. オンプレミス型Web会議システム

オンプレミス型Web会議システムとは、自社内に用意したサーバーにアクセスしてデータ通信を行う仕組みです。

オンプレミス型Web会議システムの最大のメリットは、自社専用のサーバーを用意するため、セキュリティが強固であることです。データのやり取りが自社内で完結しているので、社外へ情報が漏れる可能性を下げられます。

また、他サービスとの連携や必要な機能の追加などができるため、自社で使いやすい状態にカスタマイズすることができます。

一方で、オンプレミス型Web会議システムのデメリットは、導入費用が高額なことです。自社でサーバーやソフトウェアを構築する必要があるため、設備投資が必要となります。

オンプレミス型Web会議システムは、セキュリティを重視して社内でサーバー管理者を用意できる企業におすすめです。

オンプレミス型Web会議システムについては「オンプレミス型Web会議システムとは？メリットやクラウドとの違いを解説」をご覧ください。

2. クラウド型Web会議システム

クラウド型会議システムとは、インターネット上のサーバーを使用してデータ通信を行う仕組みです。
クラウド型Web会議システムは、社内でサーバーを用意する必要がなく、導入費用が抑えられます。また、サーバーを所有しないため、自社でメンテナンスを行う必要もありません。

また設備を構築する期間が掛からないため、申込みをしてから短期間で利用可能です。利用するアカウント数や期間に応じて、フレキシブルに導入できます。

一方で、サーバーが外部にありインターネットを利用するため、セキュリティ上のリスクはあります。またシステムを購入する形になるため、自社の用途に合わせて細かくカスタマイズすることは難しいです。

クラウド型Web会議システムは、初期費用を抑えてすぐにシステムを導入したい企業におすすめです。

クラウド型Web会議システムについて詳しく知りたい方は「クラウドサービスの特長」をご覧ください。

テレビ会議とWeb会議はなにが違う？

Web会議の他にもオンラインで打ち合わせなどを行う手段として、テレビ会議があげられます。混同されがちな言葉ですが、Web会議はPCやスマートフォンから利用できるWeb上のシステムを用い、テレビ会議は会議室に据え置き型の専用機材を用いてオンライン会議を行います。

テレビ会議とWeb会議の違いについて詳しく知りたい方は「テレビ会議とは？ Web会議との違いやよくある疑問を徹底解説」をご覧ください。

Web会議システムを選ぶ際の3つの比較ポイント

「どのような視点でWeb会議システムを選ぶべきか」と悩まれている方がいるのではないでしょうか。ここでは、Web会議システムを評価する際のポイントを紹介します。

• 機能
  
• コスト
  
• セキュリティ
  

なお、Web会議システムのチェックポイントについては「Web会議の比較にすぐ使える！『25のチェックポイント』」で詳しく解説しています。企業のITシステム導入担当の方などは、ぜひ参考してみてください。

1. 機能

機能面はWeb会議システムを選ぶ際に非常に重要なポイントです。重視すべき機能は、導入する企業の業務や規模により異なります。

スポーツアパレルやサプリメント分野において全国に店舗を展開している「株式会社ドーム様の事例」では、当初利用していた無料のWeb会議システムでは多店舗間の接続に問題が出るようになりました。

スムーズなコミュニケーションが実現できなくなったため、音声や画面の品質を重視して「V-CUBE ミーティング」の利用を開始。約20名、30名など大規模の定例会も可能になりました。

このように、業務の効率化を実現するには、以下の機能やポイントをそなえたWeb会議システムを選ぶ必要があります。

• 違和感やストレスなく対話できる解像度や音声
  
• 誰でも簡単な操作で会議を始められる操作性
  
• 会議中に資料や動画を共有する機能
  
• OSやデバイスの幅広い対応性
  
• アクセス管理などセキュリティ機能

特に解像度はWeb会議システムの通信技術により大きく異なります。

必要な機能が揃いつつインターフェイスが良いものに越したことはありませんが、その分コストが掛かります。各機能と自社の導入目的を照らし合わせて「どこまで必要なのか」「最も重視する項目はなにか」を検討してみましょう。

2. コスト

企業としてWeb会議システムを導入するに当たり、コストは需要な要素です。しかし、コストは低ければよいというわけではありません。コストとメリットを比較しながら、自社に合ったサービスを選択しましょう。

導入するWeb会議システムをコスト面から検討する際、意識すべきは以下の項目です。

• 無料や安価なシステムでもサポートは受けられるのか
  
• 利用者や拠点の増減により費用が変動するのか
  
• オプション機能の料金はいくらかかるのか
  
• スモールスタートから柔軟に拡張できるのか

昨今、無償で利用できる様々なWeb会議システムが登場しています。とはいえ、無償システムの場合には、自社に必要な機能が搭載されていなかったり、サポートや拡張性に欠けていたりする場合もあります。また、自社のセキュリティポリシーに適合しているかも重要です。

3. セキュリティ

情報漏洩などのリスクを回避するために、セキュリティの高さも考慮する必要があります。

Web会議を利用する際にも、盗聴やなりすまし対策としての暗号化通信はもちろんのこと、万が一の有事の際の履歴(誰がどこに何を漏らしたのか)が追跡できるなど、セキュリティリスクを考慮することが必須となります。

セキュリティに関しては、以下のようなチェック項目があります。

• 通話の安全性は担保されているか
  
• パスワードが簡単に予測されてしまわないか
  
• 情報漏洩対策の手段が講じやすいか
  
• 乗っ取りなどの被害に遭った時への対策は迅速か
  
• 社内のセキュリティポリシーに照らし合わせた運用ができるか
  

Web会議システムは、高いセキュリティが求められています。Web会議システムを選ぶ際には、社内のセキュリティポリシーに適応したツールを導入することが重要です。

Web会議システムにセキュリティについて詳しく知りたい方は「セキュリティに強いWeb会議システムってどんなもの? 知っておくべき選び方」をご覧ください。

Web会議システムは有料版を使うべきか？

Web会議システムには、有料で使えるものとと無料プランがあるものがあります。前章でWeb会議システムを選ぶ際のポイントでコストを紹介しましたが、企業でWeb会議システムを導入する際は以下の点から、有料システムや有料プランでの利用がおすすめです。

• 通信環境が安定している
  
• サポート体制が充実している
  
• 操作性が高く機能が充実している
  

1. 通信環境が安定している

有料のWeb会議システムには、通信環境が安定しているものが多いです。無料で使えるオンラインコミュニケーションツールの多くは大人数で使うことを前提として設計されていません。

一方、弊社ブイキューブが提供する「V-CUBE ミーティング」やZoomといったWeb会議を前提に作られたシステムでは、1対1はもちろん複数端末が接続しても安定性が保たれるよう作られています。

通信環境にもよりますが、無料のWeb会議システムの利用者からは「1対1のコミュニケーションは問題なく使えるが、複数拠点になると接続が途切れてしまう」「海外拠点との会議では映像や音声の遅延がひどい」といったお困りの声を耳にします。

有料のWeb会議システムは、通信技術にも投資しているものが多く通信環境が安定しやすいです。無料トライアルなどで実際に試してみることをおすすめします。

2. サポート体制が充実している

有料版は導入時や導入後に手厚いサポートが用意されています。「V-CUBE ミーティング」の場合、導入時のサポートは、以下のとおりです。

• 運用体制・フローの提案
  
• カメラ・マイク・スピーカーなどの最適な機器の提案
  
• 接続診断など運用までのフォロー
  

Web会議システム導入後は、通信障害などが発生することがあります。トラブル発生時に、電話やメールでのカスタマーサポートがあると大変頼りになります。しかし、無料版のWeb会議システムでは、返信が遅いなどカスタマーサポートが不十分な場合があります。

「V-CUBE ミーティング」は、導入後も24時間・365日、メールや電話で無償のサポートを用意しています。日中はもちろん、休日や夜間の会議などのトラブル時にも安心です。また、管理者・利用者向けのマニュアルも充実しており、業務での利用が定着しやすい環境づくりをサポートします。

3. 操作性が高く機能が充実している

有料版のWeb会議システムは、操作性が高く機能が充実していることが特徴です。


例）V−CUBEミーティングの機能

▼アンケート機能

▼指さし機能

V-CUBE ミーティングには、会議中にアンケートを取れる機能が備わっており、多数決などを取って円滑に会議を進めることができます。また、指差し機能が備わっており、共有した資料に指差しを行い、分かりやすく説明可能です。

他社のシステムや利用中のグループウェアとの連携もできるので、利用環境に合わせてより便利で効率的な遠隔コミュニケーションを実現できます。Web会議システムは、使い勝手の良い有料版がおすすめです。

なお、Web会議ツールの有料と無料の比較については「Web会議ツール「無料」「有料」どちらを選ぶ？ 」で詳しく解説しています。有料版と無料版のどちらのWeb会議システムを使うか迷われている方は、ぜひ参考にしてみてください。

主要システムから厳選｜おすすめのWeb会議システム

Web会議システムは複数あり、「どのWeb会議システムを選択すればよいか」と悩まれるのではないでしょうか。ここでは、主要なWeb会議システムと特におすすめするWeb会議システムについて解説します。

それぞれの特徴や料金を理解して、自社に合ったWeb会議システムを導入してください。
本章では上記のWeb会議システムの中から、特におすすめのツールとして「Zoomミーティング」と「V-CUBE ミーティング」を紹介します。

機能性・セキュリティが高いWeb会議システムをお探しの方は、ぜひ参考にしてみてください。

1.Zoomミーティング

普及率の高いWeb会議システムを利用したい方には、Zoomミーティングがおすすめです。ここでは、Zoomミーティングの基本機能や導入事例を解説します。

Zoomミーティングの特徴

Zoom ミーティングは、世界75万以上で利用されるWeb会議システムです。株式会社MM総研の調査では「利用中」または「利用検討中」と答えたWeb会議システムのうち、Zoomが35%で1位に選ばれました。日本では約30％の企業が導入しているZoomを利用できるWeb会議システムです。

パソコン、タブレット、スマートフォンなどデバイスを選ばず、わかりやすい画面で初心者でも直感的に使うことができます。

Zoom ミーティングの特徴は、以下のとおりです。

• 普及率の高さ
  
• 安定した通信
  
• 充実した機能
  
• 高いセキュリティ
  

Zoomは日本でトップシェアの普及率を誇っているため、社員はもちろん顧客も使い方で困ることは少ないでしょう。Zoom ミーティングは、データ通信量が少ないため、社内メンバーや取引先など大勢が参加しても通信状況が安定します。

画面共有やチャット機能などビジネス会議で役立つ機能も充実しています。特徴的な機能として参加者を少人数に分けるブレイクアウトルーム機能があります。研修時のグループワークなどに役立つでしょう。

SlackやGoogle Calendarなど外部ツールとも連携可能なので、これらのツールを使っている方は業務効率化をはかれます。

利用者が多い分、セキュリティについて問題になることがありますが、暗号化通信や入室パスワードなどの機能がアップデートが追加されており、注意して使っていればセキュリティ上も問題ないでしょう。

Zoom ミーティングの導入事例

ここでは、Zoom ミーティングの導入事例として弁護士ドットコム株式会社様の事例を紹介します。

弁護士ドットコム様では、クライアントとのWeb会議や300名以上が集う社員総会にて、安定した通信を求めていました。Zoom ミーティングを導入し、録画機能も使用して効果的なWeb会議を実現しています。

従来の課題は、以下のとおりです。

• Zoom利用率が一般で高まる中、導入していないと取引先に対応できないことが増えてきた
  
• 既設の遠隔会議システムでは、通話品質が不安定になることがある
  
• 既設の遠隔会議システムには、録画機能が備わっていない
  

Zoom ミーティング導入後、以下の通り課題を解決しました。

• クライアントとのWeb会議をスムーズに開催可能に
  
• 常に安定した通信環境を実現
• 簡単に録画・録音が可能、共有も簡単
  

導入の決め手は、高品質な映像・音声の通信と録画機能でした。導入後は、大人数が参加するようなイベントであっても、通信が安定するようになっています。現在は、安定した通信が求められる重要な打合せや会議で「Zoom ミーティング」が使用されています。

Zoom ミーティングの詳細についてはこちらをご覧ください。

2. V-CUBE ミーティング

セキュアで操作性の高いWeb会議システムの導入を検討している方には「V−CUBE ミーティング」がおすすめです。本章では、V-CUBE ミーティングの基本機能と解決できる課題や導入事例を紹介します。

V-CUBE ミーティングの特徴

「V-CUBE ミーティング」は、PCやモバイルなど様々な環境で使用できる、HD対応の映像と高い接続性を誇る高品質のクラウド型サービスです。V-CUBE ミーティングには、以下のような特徴があります。

• 世界最新・最高レベルの映像・音声技術を新規に採用
  
• オンプレミス型にも劣らない高画質・高音質と安定した接続性
  
• 多機能でもシンプルなインターフェイス
  

「V-CUBE ミーティング」では、安定した接続性を実現し、高画質・高音質で会議を行えます。シンプルな画面のため、PCはもちろん、スマートフォンやタブレット端末でも使いやすいです。共有したURLをクリックするだけで、Web会議に参加できるので、操作性も非常に高いと言えるでしょう。

V-CUBE ミーティングは、無料のWeb会議システムを利用している方が抱えがちな以下の課題を解決します。

• 映像が見えにくい・文字が読めない
  
• 反響やノイズによる相手の声が聞き取りにくい
  
• 画像が音声や途切れて会話がしにくい
  
• 初心者は操作を覚えるのが大変
  

V-CUBE ミーティングの導入事例

本章では、V-CUBE ミーティングの導入事例として株式会社ノジマ様の事例を紹介します。

ノジマ様では、200店舗以上に設置していたオンプレミス型の会議システムを「V-CUBE ミーティング」にリプレイスしました。

従来の会議システムの課題は、以下のとおりです。

• 開催場所に制限があった
  
• 初期費用や保守費などのコストが膨大であった
  
• 顧客向けセミナーや株主総会など対外的な用途に利用できなかった
  

▼V-CUBE ミーティングの導入後

• 出張先からでもタブレット端末で会議に参加
  
• 初期費用、ランニングコストをあわせて50％のコスト削減
  
• 対外的な動画による情報提供やビジネスチャットなどが利用可能に
  

ノジマ様では、200拠点以上の同時接続による会議を毎週開催できるようになりました。アルバイトの面接などにも活用されています。

V-CUBE ミーティングの詳細についてはこちらをご覧ください。

まとめ｜機能面や価格を考慮して自社にあったWeb会議システムを選ぼう

Web会議システムには有料版と無料版があります。機能面やセキュリティ面を考慮するのであれば、有料版を選ぶと安心です。また、自社にあったWeb会議システムを導入するには、以下のポイントを考慮した上でお選びください。

• 機能
  
• コスト
  
• セキュリティ
  

機能性・セキュリティを考慮する方には、ブイキューブが提供している「V-CUBE ミーティング」がおすすめです。「V-CUBE ミーティング」はHD対応の高画質と高い接続性を誇る高品質のクラウド型サービスです。IPアドレスからのアクセスを制限できるので、不正やアクセスを防ぎ、より強固なセキュリティ環境でWeb会議をご利用可能です。

自身や顧客にとって使い慣れたツールが良いという方は「Zoom ミーティング」がいいでしょう。高い通信の安定性と普及率を誇っています。