Web会議の比較にすぐ使える！「25のチェックポイント」

Web会議システムの製品比較やトライアル利用の際、情報システム部門などITシステム導入担当者はどのような視点でシステムを評価するべきでしょうか？ 本記事では、Web会議システムを比較するための視点として機能・コスト・セキュリティの3つを上げるとともに、チェックすべき25のポイントを表にまとめました。

視点1：「機能面」では業務に合わせて考えたい

Web会議システムの機能について、映像と音声の品質については、業務により求められる要件が異なります。ネットワークやPCのパフォーマンス向上により、これは必要なコストをかければ、求める環境が得られやすい状況になったと考えられます。そのため、ここではそれ以外の項目をチェックすることをおすすめします。

例えば、資料（PDF文書、Word／ExcelのPCファイルなど）の送付・共有のしやすさが挙げられます。表示した資料にその場で何か書き込んだり、修正したりできれば、意思の疎通がスムーズになることでしょう。

また、機能の拡張性もチェックポイント。1:1での使用だけではなく多人数で対話する、全国の拠点などに一斉に配信できる、セミナー（ウェビナー）が開催できる、映像ライブラリとして保管する、eラーニングや社員研修に…など、様々な活用法が考えられます。ほかにも、外出先からの参加、海外工場や建設・工事などメンテナンス現場とのやり取りなどを考慮すると、タブレット端末やスマートフォンに対応しているかも検討事項となるでしょう。

視点2：コストは“安ければよい”ではない、自社に合ったサービスを

昨今、無償で利用できる様々なコミュニケーションツールが登場しています。とはいえ、無償ツールの場合には、上記で紹介したような自社に必要な機能が搭載されていなかったり、サポートや拡張性に欠けている場合もあります。また、自社のセキュリティポリシーに適合しているかも重要です。

視点3：セキュリティ上の脅威に備えられるか

今、企業は情報漏洩など様々なセキュリティリスクにさらされています。Web会議を利用する際にも、盗聴やなりすまし対策としての暗号化通信はもちろんのこと、万が一の有事の際の履歴(誰がどこに何を漏らしたのか)がトレースできるなど、セキュリティリスクを考慮することが必須となります。

暗号化通信、ログの保存、トレーサビリティなど、Web会議システムもほかの企業向けITと同等のセキュリティが求められています。この点についても、よくチェックしなければなりません。

では、この3つの視点から導き出した、25のチェックポイントをまとめました。自社に適したWeb会議を選ぶためにもぜひ、チェックしてみてはいかがでしょうか？

Web会議システムの比較でチェックしたい25の評価ポイント

機能

1.　動画と音声以外に、どんなファイル形式に対応しているか？会議中でも共有しやすいか？
2.　会議中に閲覧したファイルに、その場で書き込み、内容を共有できるか？
3.　最大で何人まで1つの会議に参加できるか？
4.　「本社から全国にメッセージを一斉配信」ができるか？
5.　同時に開催できる会議は最大いくつか？
6.　会議のほか、セミナー（ウェビナー）にも利用できるか？
7.　研修、eラーニングの面でも活用できるか？
8.　海外拠点など、インターネットインフラが弱い地域でも利用可能か？
9.　タブレット、スマートフォンでも使いやすいか？
10. すべてのデバイスで、会議システムへの接続は容易か？UIは直感的に操作できるか？
11. モバイルワークにも適していて、社外にいる人とも対話しやすいか？
12. SNSやメールなどでのコミュニケーションから、必要に応じてWeb会議に移行するようなシームレスな活用が可能か？

コスト

13.　サポート体制はどうなっているか？無料の場合、どのようなサポートが得られるか？
14.　バージョンアップの頻度やその際のライセンス、仕様の変更は？これまで使っていた機能が急に使えなくなったりしないか？
15.　ライセンスの体系と、利用者や利用拠点の増減により費用は変動するか？
16.　システム管理の必要はあるか？
17.　オプション機能は豊富か？　利用する可能性のあるオプション機能の料金は？
18.　スモールスタートで後から柔軟に拡張できる体系になっているか？

セキュリティ

19.　通話の安全性は担保されているか？暗号化やVPNなどに対応しているか？
20.　認証の強度は？パスワードが簡単に予測されてしまわないか？
21.　シングルサインオンなどを利用してアクセスできるか？
22.　ログ保存、シャドーITの利用制限など、情報漏洩対策の手段が講じやすいか？
23.　社外にいる人、自社以外の人でもセキュアかつ容易に会議に参加できるか？
24.　万が一、乗っ取りなどの被害に遭った時への対策は迅速に行えるか？
25.　社内のセキュリティポリシーに照らし合わせた運用ができるか？