東京ガス株式会社 エネルギーソリューション本部 様

RPA、AIを用いたFAQなどITによる業務プロセス改革の一環でWeb会議を導入

法人向け・個人事業主向けに電気やガスなどのエネルギーサービスの提案、提供を行っている東京ガス株式会社 エネルギーソリューション本部では、顧客要望にあわせた付加価値の高い提案を行うため、営業担当と営業支援担当との間できめ細かい情報共有が欠かせない。従来は会議を開催する際「会議自体は1時間だが、前後の移動を考慮するとまとまった時間が必要」といったケースが多く、業務のスピードを停滞させる一因となっていた。同本部では、ITを活用した業務プロセス改革を積極的に行っており、その一環としてV-CUBE ミーティングを導入。必要な時にすぐにコミュニケーションが取れる環境を構築した。

従来の会議開催における課題

移動を伴う会議は開催日時に制約

離れた拠点への移動や、外出先からの帰社の移動時間を考慮すると、会議を開催するためにまとまった時間が必要になり、開催のタイミングが限られてしまう。

会議開催の機会が少なく情報共有が非効率

移動時間が必要だと会議開催の機会が限られてしまうため、タイムリーに会議を開催することができず、情報共有がスピーディーに行えないことも。

技術支援部による営業同行が難しい

技術支援部のスタッフの人数が限られており、営業現場から同行の要望があっても、サポートできる支援に限りがあった。

V-CUBE ミーティングでこう解決！

どこからでも会議に参加できるので会議日程の調整が柔軟に

会議の参加メンバーがどこにいても会議を開催できるので、移動を考慮することなく、柔軟に会議日程を設定できるようになる。

「離れた拠点同士の会議室から」「往訪先近くのシェアオフィスから」など、どこからでも会議に参加できるため、参加者の移動時間を考慮する必要がなく、「共通の空き時間」さえあれば会議が開催可能。

会議開催の機会が増えコミュニケーションがきめ細かく

移動時間が不要になると、開催できる会議の制約が少なくなり、短時間の会議も気軽に開催できることで、コミュニケーションの質が向上。

営業担当による顧客からのヒヤリングを技術支援部に共有したり、技術支援部からのフィードバックのための小会議がタイムリーに行えるため、顧客への提案スピードが向上。提案を練る時間も創出しやすくなり、品質向上も期待される。

技術支援部はWeb会議により遠隔で顧客との往訪の場に参加

営業担当の顧客往訪時に、営業支援部のスタッフはオフィスにいながらWeb会議を介しての支援が可能に。

営業担当者が顧客往訪時にPCを持参することで、技術支援部スタッフがWeb会議の画面経由で営業をサポートする「遠隔同行」を行えるようになる。

V-CUBE ミーティング選定のポイントは？

セキュアで安定した品質でのWeb会議が行えるか？

暗号化などによるセキュアなWeb会議を、高音質・高画質で行えること。

• SSLによる暗号化やIP制限など、高いセキュリティ機能
• もともと個人向けに開発された製品と異なり、複数拠点をつないだWeb会議も安定した品質で開催

グループ会社や外部とのWeb会議も開催しやすいか？

東京ガスの社内メンバーとだけでなく、グループ会社など、外部と接続したWeb会議を簡単に開催できること。

• URLや暗証番号の通知により外部関係者もセキュアな会議に参加できる
• アプリのインストールなしで、ブラウザでもWeb会議に参加可能

安心して導入できる、豊富な実績があるか？

社会インフラを支える企業に適した、安心して導入できる実績を持った製品であること。

• 国内シェア12年連続No.1の導入実績（※）
• グループ会社での安定した稼働実績

※株式会社シード・プランニング 　「2019 ビデオ会議/Web会議の最新市場とクラウドビデオコミュニケーションの現状」

セキュアながらも手軽に使えるV-CUBE ミーティングを選定

東京ガス株式会社　エネルギーソリューション本部　エネルギー企画部
IT・業務改革グループマネージャー 樺山 豊久 氏

東京ガスでは全社をあげて業務プロセス改革を進めていますが、エネルギーソリューション本部でも100ロボットを超えるRPAにより業務を自動化したり、AIによる社内FAQ構築など、ITを活用した業務革新を進めています。V-CUBE ミーティング導入もこの一環です。

Web会議選定においてもっとも重視したのはセキュリティです。通信がSSLによる暗号化がなされているのはもちろん、通信方式も情報漏洩のリスクがあるP2Pではありません。高いセキュリティを保つとともに、アプリのインストールなしでブラウザでWeb会議を行えるなど、思い立った時にすぐに使える手軽さもあることから、V-CUBE ミーティングを採用しました。

業務プロセス改革では、シェアオフィスと契約し、顧客先から帰社しなくても業務を行える体制も整えています。どこからでも会議に参加できるWeb会議は、シェアオフィスの活用という面でも有効でしょう。

業務革新のためには5分、10分というムダな時間を削っていくことが求められるだけに、V-CUBE ミーティングの活用には期待を寄せています。

コミュニケーションの頻度を上げることで“品質向上”の効果も

東京ガス株式会社　エネルギーソリューション本部　都市エネルギー事業部
技術支援部　EMS推進第一チーム　チームリーダー 篠原 剛理 氏

私はビルや商業施設などへの営業活動の提案をサポートする部門におります。そのため、離れた拠点やグループ会社と、情報を共有するための会議が欠かせませんが、移動を考慮するとある程度のまとまった時間がないと会議が開催できず、営業支援がすぐに実施できなくてお客様への提案に時間がかかってしまうという点が課題でした。

Web会議は移動を考慮する必要がないので、1時間の会議では1時間の空き時間があれば開催できます。また、10分程度の短い会議を頻繁に開催しやすくなるため、提案の品質向上も期待できます。

従来、営業の現場に同行できるリソースも限られていますが、Web会議を活用することで遠隔同行というサポート体制も視野に入れています。

東京ガス株式会社 エネルギーソリューション本部様におけるV-CUBE ミーティングの活用イメージ

業務プロセス改革の一環としてV-CUBE ミーティングを導入した東京ガス株式会社 エネルギーソリューション本部では、会議のための移動時間削減のほか、会議開催頻度を高めることによる品質向上など、多様な導入効果に期待を寄せている。

拠点間会議以外でもV-CUBE ミーティング活用を視野に

社内の拠点間会議

本社と拠点の会議室を接続してのWeb会議のほか、東京ガスが契約している各所のシェアオフィスからノートPCでWeb会議参加も可能に。

日程調整しやすい
空き時間さえあれば移動時間を考慮せずに会議を設定

開催頻度を高められる
短時間の会議を思い立った時にすぐ開催

技術支援部による遠隔同行

従来は営業担当からの要望があっても人的リソースが限られている技術支援本部のスタッフの同行は難しいケースも多かったが、PC画面を通じた遠隔同行による営業支援が可能に。

外部の組織との会議

V-CUBE ミーティングのIDを持っていないグループ会社との間でも、「招待メールのURLをクリック」「V-CUBE ミーティングのサイトで暗証番号を入力」という方法で、ブラウザを使ったWeb会議を開催できる。