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株式会社朝日新聞社 様

社内コミュニケーション強化に向けた
テレビ会議の充実を目的にV-CUBE Boxを導入

株式会社朝日新聞社 様

■事業内容

東京本社、大阪本社、西部本社、名古屋本社、北海道支社をはじめ、海外を含む計317の総局・支局を取材拠点としている。(2015年4月現在)

1879年創刊の日刊新聞の発行のほか、デジタル発信、雑誌・書籍の出版や教育事業、芸術作品の展示・公演などの文化事業、スポーツ大会の開催なども幅広く行っている。

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社内コミュニケーション強化の全社プロジェクトでV-CUBE Boxを導入

朝日新聞社では、「信頼回復と再生」を目的に全社からアイディアを募集。100以上のアイディアを役員会の検討を経て45に絞ったが、そのうちの1つがテレビ会議の充実によるコミュニケーションの円滑化であった。既存のテレビ会議システムは、午前6時から深夜まで70%以上の稼働率となっており、いわゆる9時‐17時の会議に適した時間は飽和状態となっていた。当初は「V-CUBE ミーティング5」により、パソコンを用いたWeb会議による拡張を検討したが、「V-CUBE Box」の「操作性がないと言えるほどの簡単さ」を評価し、東京、大阪、名古屋、福岡、北海道の5つの本支社本部で、計13台の「V-CUBE Box」を導入した。

テレビ会議システム導入における課題

テレビ会議の導入コストが壁に

従来活用してきたテレビ会議システムと、同じシリーズで必要な台数を増やすのは、初期コスト面で導入が現実的ではない。

管理部門に問い合わせが増加

テレビ会議の利用者が増えると、操作に関する管理部門への問い合わせが増加し、業務負荷が増える懸念がある。

専用機だと場所に縛られる

従来のテレビ会議システムも、別の部屋に移動できるようにはしているが、ほとんど固定の会議室のみでの実施だった。


V-CUBE Boxでこう解決!!

従来のテレビ会議システムより格段に低コストで導入可能アイコン

従来のテレビ会議システムより格段に低コストで導入可能

テレビ会議専用機を用いたシステムでは、周辺機器も含めると導入コストがネックになるが、「V-CUBE Box」は低コスト。

コスト面も考慮し、当初は既存の資産のパソコンを活用し、Web会議システムである「V-CUBE ミーティング5」を検討していたが、「V-CUBE Box」であれば導入可能な価格であった。

操作性に関する問い合わせはゼロアイコン

操作性に関する問い合わせはゼロ

機能が絞り込んであるため、最低限のマニュアルを付随すれば誰でも簡単に活用できる。

本体にモニタ、カメラ、マイクスピーカーを接続した状態なので、利用者は、「操作マニュアル」「リモコンの使い方」「困ったときの対応」の3枚のマニュアルのみを参照すれば簡単にテレビ会議が行える。操作に関する管理部門への問い合わせは1件もなし。

キャスター付きのラックで開催場所の自由度をアップアイコン

キャスター付きのラックで開催場所の自由度をアップ

キャスター付きのパソコンラックに、セッティング済みのV-CUBE Box本体とモニタ、カメラ、マイクスピーカー一式を設置してあるので、好きな場所に移動できる。

小会議室やパーテーションで区切った会議スペースに、キャスターで移動することで、自由な規模感の会議開催が可能になった。他部署の会議が隣で開催されているオープンスペースでの開催は、導入段階では想定していなかったが、実際に実施できている。

V-CUBE Box選定のポイントは?

低コストでテレビ会議を導入できるか?

必要な台数を導入するのに、周辺機器を含めて予算内に収められること。

  • 当初は、初期コストを抑えるために社内で不要になったWindows ノートPCにWeb会議の「V-CUBE ミーティング 5」をインストールして利用することを検討した。
  • 「V-CUBE Box」はテレビ会議専用システムでありながら、周辺機器を含めて初期コストを抑制できる。
管理部門の負荷が高まらないか?

必ずしもITスキルが高くない社員も活用するため、説明を受けなくても簡単に活用できること。

  • 試用したところ「シンプルなリモコン操作のみで、利用者が悩むような操作性がない」と感じるほど、簡単な操作であった。
  • Web会議用のパソコン端末のWindows Updateといった運用負荷も不要。
交通費などのコストも削減できるか?

会議のための出張コストなども抑制できること。

  • 5つの本支社本部に共用端末と部門専用端末の計13台を配置することで、遠隔会議を頻繁に行え、出張経費も削減。

お客様の声:社内コミュニケーション円滑化に加え出張コスト削減の副次的効果も

朝日新聞社 情報技術本部長補佐 神保 修氏

朝日新聞社 情報技術本部長補佐 神保 修氏

これまで東京、大阪、名古屋、福岡、北海道に、ポリコムのテレビ会議システムを設置していましたが、日中の稼働率は飽和状態で、社員から「テレビ会議システムの充実」の希望が挙がっていました。
キャスター付きのパソコンラックに、「V-CUBE Box」と周辺機器一式をセッティング済みにして持ち運べるようにしたのは、ブイキューブの営業の方から、キッチンワゴンに入れて持ち運んでいる会社があるという例を聞いたのがきっかけです。
セッティング済みであれば、ITスキルの高くない社員でも抵抗なくテレビ会議を開催できます。操作のしかたとリモコンの使い方、何かトラブルがあった時…という3枚のマニュアルをパソコンラックの背面につけていますが、操作性での問い合わせは一度もありません。
もともとがコミュニケーション円滑化が主眼のプロジェクトですが、出張コストの削減も、視野には入れていました。導入後2カ月で元はとれているのではないかというレベルでのコスト削減効果があると思います。

朝日新聞東京本社 東京本社代表補佐 管理本部 業務部長 赤羽 諭

朝日新聞東京本社 東京本社代表補佐 管理本部 業務部長 赤羽 諭氏

現在、東京本社と大阪本社を中心に、編集・広告・販売の各部門に専用端末を各1台、さらに5つの本支社それぞれに1台ずつ共用の「V-CUBE Box」を配置しています。
小会議室やパーテーションで区切った打ち合わせスペースでのテレビ会議開催を想定していましたが、編集部門の編集会議を、オープンな打ち合わせスペースでも実施していたのをみたときには「こんな場所でテレビ会議を行っても、音声などは十分聞き取れるんだ?」と正直いって驚きました。
共用機は会議室予約と同様の方法で、各端末の予約をする運用ですが、キャスター付きで持ち運べることで、多くの社員にテレビ会議の認知が高まり、想定以上に遠隔会議によるコミュニケーション円滑化の効果が上がっていると感じています。部門機は自由に使ってもらっています。
また、熊本地震の際には、福岡の役員が九州を離れるわけにいかない状況であったため、東京での役員会にテレビ会議で参加したという臨機応変の運用を行ったこともあります。

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URL
http://www.asahi.com/

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