導入企業から学ぶテレビ会議システムの選び方

社会福祉法人正勇会様は、北九州・遠賀・直方に6ヵ所の特別養護老人ホーム、2ヵ所のサービス付き高齢者向け住宅、2ヵ所の保育園を運営されています。

理事長、事務長、総務課長などの幹部は、ほぼ毎日、各拠点で開催される同内容の会議や研修に出席されていました。幹部が本来の業務に割く時間が制約されるだけではなく、移動のための人件費や交通費が課題になっていました。

これらの課題解決のため全拠点を結ぶテレビ会議システムを導入し、下記の成果が得られました。

• 同内容の会議や研修は全施設同時開催で1回に集約
• 幹部の移動が不要になり、本来業務に集中
• 移動時間や交通費が不要になり、年間数百万円単位のコスト削減が実現

4つのキャンパスで7学部、6研究科を設置している愛媛大学様では、拠点ごとにシステムを個別で導入、メーカーや仕様の異なるハードは63台にも上っていました。既存システム間での相互接続が困難な上に、導入時の担当者がいなくなったことで稼働率が低下していました。

学長の英断でリプレイスが実施され、汎用性の高いテレビ会議システムとWeb会議システムを導入、これらをHUBとして既存システムとの相互接続が実現しました。教員や学生が研究室や自宅のPCからも利用できるようになり、Web会議の開催回数が大幅に増加しました。

九州電力向けおよび一般企業向けの電力サポート事業を手掛けるニシム電子工業株式会社様には、本社、工場のほかに東京、大阪、広島など17拠点があり、テレビ会議システムが導入されていました。

しかし、仮設拠点からは会議に参加できない、操作が難しい

などの問題を抱えており、これらの問題点を解決するため、新たにテレビ会議システム・Web会議システムを導入しました。

その結果、仮設拠点や、普段使用しているパソコンからリモコンの簡単操作ですぐにテレビ会議に参加できるようになりました。遠隔会議開催頻度が高くなり、拠点間でのコミュニケーションが活性化するといった成果を生んでいます。

国内線、国際線における旅客、貨物の運送事業を行う国内大手航空会社である日本航空株式会社様では、毎朝15拠点の担当者を集めた会議をテレビ会議で行っていましたが、音声が聞こえなかったり不安定だったりしたことから参加者のストレスとなっていました。また、遠隔会議はテレビ会議システムを設置している会議室でしか開催できなかったため、先約がいるために緊急性の高い遠隔会議を開催できないこともありました。整備現場でも利用できないため、リアルタイムでの映像共有も課題でした。

そこで、場所を選ばず遠隔会議を開催でき、高品質な映像・音声を実現しているテレビ会議システムを導入。音声品質のほか、モニタを通じても後方の参加者の顔までくっきりと表示されるほど映像品質も改善し、ストレスフリーな遠隔会議を実現しました。さらに、専用機がなくともパソコンやタブレットで利用できるWeb会議も導入したことで、場所を選ばす遠隔会議を実施できるようになったほか、整備現場との間で、リアルタイムで映像を共有できるようになりました。

「プラントエンジニアリング事業」と「サービスソリューション事業」の二大事業を核に東京千代田区の本社のほか、国内外に事業所、営業所、開発拠点、関連会社などを多数展開しているメタウォーター株式会社様では、テレビ会議システムを利用していました。しかし、設置された会議室に先約があり遠隔会議を開催できないことも多く、日程や場所の調整が難しいという課題に直面していました。また、周辺機器やハードの故障時に代替品の調達が困難なことも課題でした。

そこで、マイクやスピーカーなどの周辺機器に幅広く対応しているテレビ会議システムを導入。さらに、Web会議システムも導入して、パソコンやタブレットなどからも会議に参加でき、場所にこだわらずに柔軟に会議を開催できるようにしました。パートナー企業のメンバーを集めた関連会社の取締役会も、全国各地から一堂に会することなく遠隔会議に参加できるようになったため、日程の調整が容易になり、会場の確保も不要に。さらに、配属面接や健康診断後のカウンセリングにも活用の幅を広げた結果、移動時間の短縮やコストの削減につながりました。

宮崎市に本店を置き、国内本支店は73拠点、出張所は23拠点を数える株式会社宮崎銀行様では、新商品に関する勉強会を10地区に分けてほぼ毎月開催していました。テレビ会議システムやWeb会議システムの導入を検討したものの、テレビ会議システムはコスト面、Web会議システムでは音声や画像が途切れることから見送っていました。

そこで、低コストのテレビ会議システムと、高音質、高画質のWeb会議システムを導入。その結果、研修の遠隔開催を実現し、勉強会に出席するための交通費、宿泊費といったコストを大幅に削減できました。また、開催時間の自由度も増し、日時調整が格段にしやすくなりました。

東京本社、大阪本社、西部本社、名古屋本社、北海道支社をはじめ、海外を含む計317の総局・支局を取材拠点としている（2015年4月現在）株式会社朝日新聞社様では、社内コミュニケーションの強化に向けてテレビ会議の充実を検討。しかし、すでに導入しているテレビ会議の台数を増やすのはコスト面で現実的ではありませんでした。また、台数増によって管理部門への問い合わせが増えてしまい、業務負担が増えることも懸念されました。さらに、専用機の場合には設置された会議室でしか利用できないという場所の制約も課題でした。

そこで、より低コストで導入できるテレビ会議を導入。機能が絞り込まれているため、これまでのところ操作性に関する管理部門への問い合わせは1件も発生していません。また、キャスターつきのラックにテレビ会議本体とモニタやカメラといった周辺機器をまとめて設置することで、好きな場所に移動して利用できるようにしました。5つの本支社本部に共用端末と部門専用端末の計13台を配置したことで、遠隔会議を頻繁に行えるようになり、出張経費の削減につながりました。