テレビ会議の5つの活用方法・事例を紹介！拠点間の会議以外にも！
2020.06.19
テレビ会議を活用すると、Web会議よりも高品質な映像・音声で、出席者全員の表情を映して臨場感のある会議を実現できます。
会議室に据え置き型のシステムを設置するテレビ会議では、Web会議とは異なり、用途が限られると思われていますが、実はさまざまな活用方法があるのです。
この記事ではテレビ会議の活用方法を、Web会議と比較しながらご紹介します。具体的な活用方法、事例もあわせて紹介していますので、参考にしてみてください。
働き方の実践！「ゼロから学べるテレワーク導入完全ガイド」
働き方改革が始まり、「何から手をつければ良いかがわからない……」そうお困りの企業担当者さまも多いことでしょう。そのような課題解決の一手として導入を検討していきたいのが、テレワークです。
テレワークの導入には以下のようなメリットがあります。
- 災害や感染症の蔓延時にも通常と同じように業務を継続できる
- 通勤や移動の時間を有効活用し、大幅なコスト削減につながる
- 地方や海外にいる優秀な人材をスムーズに確保できる
自社の働き方改革を成功させるため、ぜひ「ゼロから学べるテレワーク導入完全ガイド」をご参考ください。資料は無料です。
Web会議とテレビ会議の活用方法の違い
Web会議は、PCやスマートフォンを使用して、一人一台、インターネットに接続して会議ができるシステムです。テレビ会議とは違い、Web会議では実務作業で必要になるデータや資料を共有しながら会議をすることが主な目的になります。
例えば、1対1や1対数名の少人数の打合せや、営業のオンライン商談などに向いています。
一方、テレビ会議は、会議室などに据え置き型の専用デバイスを設置し、専用回線に接続して会議ができるシステム。内蔵されたカメラやマイクを通して、出席者の表情や音声をクリアに映すことができます。
なお、テレビ会議選びにおいて、複数拠点との同時接続や安定した稼働・品質が鍵になります。選び方のポイントが気になる方は以下の記事を参考にしてみてください。
>> テレビ会議システムはどう選べばいい? Web会議との違いを含めて解説
テレビ会議の活用方法は？
では、どのようにテレビ会議を活用するのがよいのでしょうか？
テレビ会議は大人数でも全員の顔を映し出すことができ、専用回線により安定した通話が可能になるので、以下のような活用方法に向いています。
- 多拠点との連絡・共有
- 採用面接や配属面接
- 遠隔授業・遠隔研修
- 表彰式・周年記念式などの社内イベント
- 国際会議やフォーラムなどの社外イベント
拠点間の連絡や面接、遠隔授業・研修、大規模な社内外のイベントで活用されることが多いです。それぞれ具体的に見ていきましょう。
多拠点との連絡・共有に活用
テレビ会議なら、拠点間の連絡に活用できます。例えば本社と支社での定例会議や役員会議などです。高音質な映像や音声のやり取りができるため、海外拠点などを含めた多拠点での同時接続に向いています。
またテレビ会議には常時接続という接続方法があります。これを活用すれば、他拠点と常に映像や音声を共有し続けることができ、まるですぐ隣に他拠点があるかのような空間を作ることができます。
テレビ会議を活用すれば、現地への移動や出張が不要になるため、移動時間やコストの削減に繋がります。
導入事例 本庁舎と支庁を接続して効率的な遠隔会議を実施｜宮崎市役所
課題：定期的な幹部会議のたびに、各支庁から本町への移動が発生していた
成果：遠隔会議での開催で、移動にかかるコストや時間の拘束を軽減できている
一体的で均衡あるまちづくりを推進する宮崎市役所は、合併に伴い広範なエリアにまたがる支庁から本庁に集まる会議が定期的に開催されていました。しかし、最大20km離れた遠方拠点からの移動コストや時間の拘束が課題となり、会議体を見直すことに。
そこで本庁にテレビ会議システム「V-CUBE Box」を、支庁にWeb会議システム「V-CUBE ミーティング」を設置して遠隔会議を開催した結果、年間約160回にもおよぶ会議にともなう移動コストの軽減に繋がっています。
導入事例 常時接続なら離れた拠点と空間の共有が可能｜システージ株式会社
課題：離れた拠点同士では、コミュニケーションの取り方や顔を合わせた打ち合わせが難しい
成果：本社とサテライトオフィスを常時接続し、顔を見ながら口頭で話せてスムーズなコミュニケーションができる
北九州市に本社を置き、大きな商圏である福岡市内にサテライトオフィスを置くシステージ株式会社は、拠点間のコミュニケーションの取り方に課題を感じていました。チャットやメールといった文字ベースでは、話題のニュアンスが伝わりづらかったり、相手の様子が分からず関係性が希薄になったりしていたのです。
そこでテレビ会議を常時接続しておくことで、コミュニケーションに齟齬が生まれにくくなったり、話しかけたい相手の状況をひと目で把握できたりしています。また拠点間を移動することなく打合せができるので、移動時間や交通費の節約にも繋がっています。
導入事例 国内外拠点間の緊急性・正確性の高い情報共有に｜日本航空株式会社
課題：従来のテレビ会議だと、音声が不安定だったり、テレビ会議が設置された会議室でしか開催できなかったりしていた
成果：安定した映像と音声の共有ができ、現場ともリアルタイムに映像や指示の共有ができるようになっている
安全運航と乗客の利便性の追及が求められる日本航空株式会社では、以前からテレビ会議を導入して15拠点の担当者との遠隔会議を行っていました。しかし、音声が聞こえなかったり不安定だったり、テレビ会議が設置された会議室でしか開催できなかったりと多くの課題がありました。
そこで「V-CUBE Box」を導入することで、安定した映像と音声で会議を行うことができるようになりました。また、運航整備現場ではタブレット端末やスマートフォンを通してメンテナンス箇所の映像を共有し、画面に書き込みながらリアルタイムに確実な指示を出すこともできています。
採用面接や配属面接に活用
本社以外の拠点と本社で面接を実施する際に、テレビ会議を活用できます。会議室に入っている参加者全員を大画面で映し出すことができるので、離れていても表情を見やすいのがポイントです。
導入事例 場所にとらわれることなく配属面接を実施｜メタウォーター株式会社
課題：配属面接時に本社まで移動していると、移動時間やコストがかかってしまう
成果：採用予定者が最も近い拠点に移動してテレビ会議面接にすることで、移動コストを大幅に削減できる
国内外に事業所、営業所、開発拠点、関連会社などを多数展開しているメタウォーター株式会社では、配属面接時に採用予定者が本社まで移動して面接を行っており、移動時間やコストがかかっていたことを課題に感じていました。
そこでテレビ会議システム「V-CUBE Box」を導入し、テレビ画面越しに配属面接を行うことにしました。採用予定者が最も近い拠点に移動して接続すれば場所にとらわれることなく実施できるようになり、交通費や時間の拘束の削減に繋がっています。
遠隔授業・遠隔研修に活用
テレビ会議は、遠隔授業や研修にも活用できます。受講生も講師も、場所にとらわれることなく受講・授業が可能になります。
また、録画機能があるテレビ会議システムを使用すれば、一度行った授業や研修を動画で録画して、簡単に共有することもできます。
導入事例 専門性の高い少人数向けの講義を遠隔配信｜東京薬科大学
課題：講義の場所が限られ地域間格差が生じたり、移動負荷が高くなったりしている
成果：受講生も講師も自らの拠点にいながら移動することなく講義の受講・提供が可能に
文部科学省の事業の一環として弘前大学、秋田大学とのコンソーシアムを組む東京薬科大学の社会人大学院では、専門性の高い少人数向けの講義を行っています。しかし地方の教育機関では専門性の高い講義が少なくなりがちで、地域間格差が生じやすいことが課題でした。また、受講生も講師も移動が必要になり時間的な負荷がありました。
そこでテレビ会議システム「V-CUBE Box」を活用して週1回の遠隔講義を行うことで、同一の講義を複数の教育機関で受講できたり、移動していては間に合わない講義も受講できたりしています。また遠隔講義なら、現場で活躍している臨床医や薬剤師などが講義することも可能になっています。
導入事例 複数施設に共通する研修を同時開催にして1回に集約｜社会福祉法人正勇会
課題：施設ごとの会議・研修では、内容が重複したり幹部を長時間拘束したりしてしまう
成果：全施設同時開催で1回に集約し、多忙な幹部の拘束時間を大幅に削減できる
北九州エリアで複数の福祉施設や保育園を展開している社会福祉法人正勇会では、理事長をはじめとした幹部が各施設を訪問して、同じ内容の研修や情報共有を行っており、移動や拘束時間の負荷が大きくなっていました。
テレビ会議を接続した研修なら、同内容を全施設で同時開催研修することで、開催頻度を大幅に低減が可能です。また、人件費の高い幹部の移動にかかる時間や交通費も不要になることで、コストも大幅に圧縮できています。
表彰式・周年記念式などの社内イベントに活用
社内イベントでテレビ会議を活用している企業もあります。例えば、表彰式や周年記念式典などです。
本社で開催する社内イベントの様子を映し出し、支社にいる社員がテレビ会議を通して参加します。オフィス全体の雰囲気を伝えるには、Web会議よりも広範囲を映し出すことができるテレビ会議が適しています。
国際会議やフォーラムなどの社外イベントに活用
テレビ会議は国際会議やフォーラムなどの社外イベントにも活用できます。多くの参加者が一堂に会する場面では、大画面かつクリアな映像・音声の共有が可能なテレビ会議が向いています。
また、テレビ会議は専用回線を利用するため、Web会議よりも安心して機密情報を共有することができます。重要な国際会議などにおいては、不正アクセスなどから守るためにも、セキュリティを強化してテレビ会議を使用することが大切です。
まとめ｜大人数・多拠点での映像・音声を共有するならテレビ会議がおすすめ
テレビ会議は、拠点間の会議だけでなく、面接や遠隔授業・研修、大規模な社内外のイベントなど、多くの活用方法があると感じた方も多いのではないでしょうか？
専用回線や専用ツールの導入が必要ですが、Web会議とは違って大人数・多拠点での映像・音声の共有がスムーズにできます。テレビ会議システムによっては、録画機能がついているものや高画質に特化したもの等、さまざまな特徴があります。また、Web会議と組み合わせることで、より活用方法が広がります。
テレビ会議の基本機能を押さえたうえで、自社の活用方法をイメージし、ぴったりなテレビ会議システムを検討してみてください。
働き方の実践！「ゼロから学べるテレワーク導入完全ガイド」
働き方改革が始まり、「何から手をつければ良いかがわからない……」そうお困りの企業担当者さまも多いことでしょう。そのような課題解決の一手として導入を検討していきたいのが、テレワークです。
テレワークの導入には以下のようなメリットがあります。
- 災害や感染症の蔓延時にも通常と同じように業務を継続できる
- 通勤や移動の時間を有効活用し、大幅なコスト削減につながる
- 地方や海外にいる優秀な人材をスムーズに確保できる
自社の働き方改革を成功させるため、ぜひ「ゼロから学べるテレワーク導入完全ガイド」をご参考ください。資料は無料です。
