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テレビ会議の導入費用は?削減できるコストと比較して検討を

2020.06.19

テレビ会議の導入費用は?削減できるコストと比較して検討を

Web会議は、1対1や1対数名の少人数の打合せや、営業のオンライン商談などに向いているオンライン会議システムです。

一方、テレビ会議は、会議室などに据え置き型の専用デバイスを設置し、専用回線に接続して会議ができるシステム。内蔵されたカメラやマイクを通して、出席者の表情や音声をクリアに映すことができます。

無料でも十分に利用できるWeb会議が登場している中で、なかなかテレビ会議の導入に踏み切れない企業も多いはず。テレビ会議の導入には、初期費用と月額費用を想定しておく必要があります。

本記事では、テレビ会議システムの導入費用と、導入検討時に合わせて考えておきたいテレビ会議の導入で削減できるコストを解説します。

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テレビ会議の選び方

テレビ会議は大人数でも全員の顔を映し出すことができ、専用回線により安定した通話が可能です。

ただ、安さを重視してテレビ会議を選んでしまうと、セキュリティ面で不安が残ったり、複数拠点で使用できなかったりと、実際に使用するシーンで問題が生じることもあります。

自社での活用シーンを具体的に思い浮かべ、必要な機能が備わっているか、便利に使いこなせるか等を検討してみてください。

>> テレビ会議システムはどう選べばいい? Web会議との違いを含めて解説

テレビ会議システムの導入にかかる費用

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テレビ会議システムの導入には、ディスプレイやカメラ、マイク、スピーカー、専用回線が必要です。専用回線を使用せずにインターネットを活用したクラウド型のテレビ会議もありますが、その場合には専用ソフトのインストール費用がかかります。

つまり、テレビ会議システムの導入には、初期費用、月額費用がかかることを押さえておきましょう。

また、システム以外にも、専用会議室の確保が必要になることもあります。

初期費用の目安

まず、テレビ会議システム一式の導入費として、初期費用がかかります。ディスプレイ本体、カメラ、マイク、スピーカーの導入にかかる費用です。システムによっては専用回線の導入費用も含まれます。

システムによって初期費用は異なり、1万円〜20万円とさまざま。テレビ会議によって初期費用に差があるのは、月額費用や利用できる機能に差が生じているからです。

また、搬入費や設置指導費、登録手数料などが別途かかります。

月額費用の目安

テレビ会議導入後には、一定の月額費用がかかります。一度設備を整えたら無料で利用できるわけではありません。

月額費用もシステムや接続拠点数などによって異なり、3000円〜10万円と幅広いです。どんな機能がついてくるのかを確認してみてください。

初期費用と照らし合わせながら、トータル費用を計算してみることをおすすめします。また、数年ごとに機材の買い替え・修理が発生することもあるので、メンテナンス費用もかかることを想定しておきましょう。

テレビ会議システムの導入で削減できるコスト

テレビ会議の導入を検討する際には、導入前の会議に比べてどのくらいのコストを削減できるのかを計算してみることをおすすめします。削減できるコストが大きければ大きいほど、魅力的に感じられるでしょう。

テレビ会議は多拠点を遠隔でつなぐことができるので、以下のようなコストの削減に繋がります。

  • 交通費
  • 宿泊費

実際に年に何回、何人の社員が支社から本社へ集まって会議をしているのか、などの具体的なケースで試算をしてみましょう。

月2回、2名が大阪から東京へ移動して会議を行っている場合、仮に1ヶ月で10万円かかっていると想定すれば、年間120万円のコスト削減になります。

また、複数の拠点を持つ企業の社内イベントや、国際会議などの社外イベント開催時には、以下のようなコストも抑えられます。

  • 会場設営費
  • 人件費
  • 運送費(備品など)
  • 印刷費(配布資料など)

まとめ|現状と導入後のコストを比較し検討しましょう

決して安くないテレビ会議ではありますが、削減できるコストを計算して検討してみてください。もし削減コストが導入費用に見合ってくる場合、一度テレビ会議を導入してしまえば、海外拠点との会議など、多様な会議やイベントが実施可能になります。

テレビ会議は大掛かりな設備投資が必要というイメージがありますが、最近は中小企業でも導入できるようなソフトウェアも登場しています。

実際の利用シーンを具体的に想定し、必要な機能や性能を洗い出して検討していきましょう。

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