テレビ会議システムはどう選べばいい? Web会議との違いを含めて解説
2020.06.19
テレワークが浸透し、会議も遠隔で行う機会が増えています。遠隔会議システムを導入するにあたって、どのようなシステム・機材を選べばよいのかは、非常に悩ましいところです。
遠隔での会議は、大きく「テレビ会議」と「Web会議」の2種類に分けることができます。
ここでは、遠隔会議に「テレビ会議」の導入を検討している人を対象に「テレビ会議」と「Web会議」の違いと、適切な「テレビ会議」のシステム選びについて解説します。
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「専用システム」を使うのがテレビ会議
「テレビ会議」と「Web会議」を分けるはっきりとした定義はありません。しかし、一般的には「テレビ会議」は、会議室等に据え置き型の専用ハードシステムを設置するものを指します。「ビデオ会議」と呼ばれることもありますが、多くの場合「テレビ会議」と同義です。
一方で、「Web会議」は、「zoom」や「Google Meet」「V-CUBE ミーティング」といったPC・スマートフォン用のソフトウェアをインストールして会議を行うものです。多くの場合、PCやタブレットなどを1人1台利用して会議を行います。
どちらも「遠隔会議システム」という意味では同じですが、「テレビ会議」の導入には、「Web会議」とは異なる専用機器や専用カメラの設置が必要となり、機能なども製品によって大きく異なります。
そのため、利用シーンやニーズに合わせて、導入するシステムを選ぶ必要があります。
テレビ会議のメリットとデメリット
Web会議と比較して、テレビ会議には以下のようなメリットとデメリットがあります。
テレビ会議のメリット
- 安定した通信品質
- 高解像度の映像
- 音声の遅延が少ない
- メーカーのサポートが充実している
テレビ会議のデメリット
- コストが大きい
- 専用機器を設置した場所でしか使えない
- 相手側にも専用端末が必要
- 接続できる拠点数が限られる
Web会議システムがインターネットを介してサーバーとクライアント間で通信を行い、データを送受信する一方で、テレビ会議システムは、IP接続によるPoint to Point（PtoP）で通信・接続します。
そのため、安定した通話・通信品質を確保することができ、映像も高解像度でやりとりすることが可能です。
現在、日本国内で販売を行っているテレビ会議メーカーは10社に満たないほどですが、ほとんどがサポート体制を整えています。故障や不具合が発生した場合にワンストップでサポートが受けられるほか、日常の保守サービスにも対応しているメーカーもあります。
その一方で、導入にあたって大きなコストがかかることや、相手側にも専用端末が必要であること、そのため接続できる拠点数が限られることなどがデメリットでもあります。
テレビ会議システムの選び方
実際にテレビ会議システムを導入するにあたって、何を基準に選べばよいのでしょうか。
まずは利用シーンから考えてみましょう。テレビ会議システムは、主に以下の利用シーンを想定しています。
- グループ対グループでの会議
- 会議室など、場所を固定した会議
- 非常に高品質な映像と音声を必要とする会議
ノートPCやタブレットなどでも参加できるWeb会議は、主に一人で会議に参加することを想定しています。複数人で参加することも可能ですが、広い画角を持つ専用カメラなどを用意する必要があります。
一方で、テレビ会議は複数人と複数人が、それぞれの拠点から会議を行う場合に利用されます。また、専用の機器を設置するため、場所が会議室などに固定されるケースがほとんどです。あらかじめ決まった拠点間での会議、たとえば本支店間での利用などが主な利用シーンとして想定されています。
また、非常に高品質な映像と音声の送受信を実現する専用機材は、大きなコストがかかります。どのような利用シーンで導入するのか、費用対効果とともに検討する必要があるでしょう。
上記を踏まえた上で、以下のポイントに絞ってテレビ会議システムの選び方を考えてみます。
- 接続する拠点数
- 安定性
- 機能
- セキュリティ
- 価格
- カメラ・マイクの対応性
- 操作性
接続する拠点数
Web会議で広く利用されている「Zoom」では100～1000人が同時に接続できますが、テレビ会議システムは接続できる拠点数が限られています。
これは大勢の個人を集めて、それぞれがそれぞれの拠点から接続する会議を想定していないからです。
多くの場合、当時接続が可能なのは数か所ほどです。中には、最大で10か所近い拠点での同時接続が可能な機器もあります。同じメーカーの機種でも数種類のラインナップが用意されており、機種によって最大同時接続数が異なる場合がありますので、想定している拠点数や利用シーンをあらかじめ確認しておく必要があるでしょう。
安定した稼働・品質
サーバーとクライアントに接続して通信を行うWeb会議と比べて、IP通信によってPtoPで接続するテレビ会議は、非常に高品質な映像と音声の送受信が可能です。
また、Web会議ではデータが送受信の間に失われる「パケットロス」によって映像が途切れたり乱れたりすることがよくありますが、テレビ会議システムはパケット量を細かく制御し映像や音声を安定して接続させます。
しかし、接続する端末の通信帯域や性能によって、映像・音声品質の安定性はやはり上下します。機器によっては通信速度が遅い端末に影響されないように、各端末の通信環境に合わせてHD画質、SD画質を混在させる「異速度伝送」に対応したものもあります。
実際の製品を確認しながらテレビ会議を進めたり、社内面接など相手の表情を細かく読み取りたい場合には、HD画質以上の高画質に対応したものを選びたいですが、通信の安定性という面も考慮する必要があります。
機能
テレビ会議システムは機能面にも細かな差異があります。
主に下記の点の有無や可否を利用シーンに合わせて確認しておきましょう。
録画機能
USBメモリーを接続することでテレビ会議の様子を録画可能な機種もありますが、機能を有しない機種もあります。会議の様子を後日共有することを想定している場合には、注意が必要です。
クラウドサービスや光回線への接続
インターネット回線を利用して専用クラウドサービスを介してテレビ会議を可能にする機種もあります。こうしたサービスを利用すれば、テレビ会議システムのためにVPNを構築したり、グローバルIPアドレスを端末毎に割り当てずに済むため、初期費用、ランニングコストを下げることができます。
また、主なテレビ会議システムはVPNやLANを使ったIP接続で通信を行いますが、NTTが提供する「フレッツ光ネクスト」の「ひかり電話」の付加サービスである「テレビ電話」サービスに対応した機種もあります。
動画配信や特殊なアプリケーションへの対応
研修などでの利用シーンでは、教材として動画を配信することもあるでしょう。その場合には、テレビ会議システムが動画配信に対応している必要があります。
また、CADなど特殊なアプリケーションを共有しながら打ち合わせを行ったり、リアルタイムに編集ができる資料共有アプリケーションなどを利用したりしながら会議をすることを想定している場合にも、そうした機能に対応しているか否かをあらかじめ確認する必要があるでしょう。
セキュリティ
テレビ会議は基本的に専用OSを利用しているため、ウイルスに感染する可能性はWeb会議と比べても低く、会議のデータをディスクに残さないのであれば、ハッキングも考えにくいシステムです。
ただし、パケットの漏洩による、テレビ会議の内容の盗聴や傍受は考えられるため、以下の点を確認すべきです。
- 送受信する音声・画像・資料などの通信データが暗号化されているか。
- ID、PWでユーザー認証を行えるか。
- ネットワークをプライベートネットワークとして閉域化できるか。
- 暗号化通信に対応していない機種の場合には、外付けの暗号化装置を取り付け可能か。
価格
専用機器の設置が必要なテレビ会議は、100万円～300万円ほどの初期費用が必要です。
加えて、初期費用のほかに、月額1～2万円ほどの保守サービス費用が継続的にかかるケースが一般的です。
常設ではなく、社内の式典やイベントなど、使用期間が限られる場合には、レンタルに対応した販売代理店もあります。その場合にも使用する台数や接続する拠点数などを確認しましょう。
カメラ・マイクへの対応性
Web会議では市販のカメラやマイクをPCなどに接続することができますが、テレビ会議システムでは、カメラ・マイクはメーカーが用意するシステム専用となることがあります。
市販品を接続することができるかどうかも、確認すべき事項の一つです。
会議に参加する人数が多く、設置する部屋も広く大きい場合は、画角が広いカメラと広範囲の音を拾えるマイクが必要になります。
利用シーンに合わせたカメラ・マイクが用意されているか、あるいは別途用意したものが接続可能かを確認しておきましょう。
システム専用の場合でも、メーカーによっては専用カメラ・マイクとして数種類のラインナップを用意している場合もあります。吊り下げ型や据え置き型などを選べる機種や、5K UltraHDでの撮影に対応したカメラが用意されているシステムもあり、利用シーンに合わせて検討しましょう。
操作性
このようにして専用の機材を設置するテレビ会議は、基本的に常にモニター・カメラ・マイク・スピーカーが接続された状態になります。
そのため、システムのON/OFFのほか、リモコンでのカメラ操作といった操作のみで、複雑な操作は必要ないケースがほとんどですが、導入の前にデモ機などで操作性も確認したいところです。
誰でも簡単に使うことができるかという点も、導入後の運用では非常に重要な点です。
まとめ
テレビ会議システムには、はっきりとしたメリット・デメリットがあり、初期・運用コストと利用シーンを十分に比較して導入を検討する必要があります。
Web会議との違いをしっかり認識した上で、拠点数や安定性、セキュリティなどの点を確認しながらシステム選びを進めてください。
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