テレビ会議・ビデオ会議システムの運用コスト、どうすれば削減できる？

2016.04.29

「すでにテレビ会議システムを導入して数年。もうすぐサポートが終了する…」会議室などに設置されたテレビ会議。そろそろリプレイスの時期を迎えると「意外に運用コストがかかっていた」と考える方も多いかもしれません。そこで今回は、テレビ会議システムの導入やリプレイス時の重要な検討ポイントである「運用コスト」について考えます。

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働き方改革が始まり、「何から手をつければ良いかがわからない……」そうお困りの企業担当者さまも多いことでしょう。そのような課題解決の一手として導入を検討していきたいのが、テレワークです。

テレワークの導入には以下のようなメリットがあります。

災害や感染症の蔓延時にも通常と同じように業務を継続できる
通勤や移動の時間を有効活用し、大幅なコスト削減につながる
地方や海外にいる優秀な人材をスムーズに確保できる

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テレビ会議システム、意外な運用コストも発生していた！

会議室などに設置されている「テレビ会議システム」は、近年、出張費などの削減、海外拠点など遠隔地とのコミュニケーションの活性化といった目的で導入が進みました。Web会議との違いや、そのメリットをおさらいしたい方は、ぜひ、過去の記事をお読みください。

参考記事

「テレビ会議」と「Web会議」、何がどう違うの？

今回、注目したいのは、テレビ会議システムの「運用コスト」です。実は、テレビ会議システム導入後に思わぬ運用コストがかかってしまう…というケースも。そのようなテレビ会議システムを導入されたお客様の声をいくつか紹介しましょう。

「マイクやスピーカー、モニタなどの周辺機器が故障したら買い換える必要がある。」
「テレビ会議専用に新たな回線が必要となり、毎月コストがかった」
「拠点を拡張する際には、『つながらない、操作がわからない…』と言われて、操作を教えるために時間を取られてしまった（情報システム担当者）」
「一度に全部の機器をリプレイスするとコストがかかるので、部分的に行いたいが…」

…というのが主なものとして挙げられます。
こうした運用コストを抑える方法はあるのでしょうか。

既存資産を活用し、品質を維持したままコスト削減するには？

テレビ会議を導入されたお客様からいただいた声を参考に、どのような運用コストがかかっていたのか整理してみましょう。

周辺機器のコスト
テレビ会議システム用の回線の設置・設定コスト、月額利用コスト
テレビ会議システムの保守コスト
テレビ会議システムを拡張するの際のコスト
ほか社内でのサポートに関するコスト

テレビ会議システムの導入、リプレイスの際には、このような運用コストを抑えながら、機能面ではしっかりした製品選定が重要になります。このようなお客様の声に対し、ブイキューブは、簡単リモコンで誰でも使いやすい低コストで高い拡張性を実現するテレビ会議システム「V-CUBE Box」をご提供しています。「V-CUBE Box」は、どのように運用コストを削減できるかご紹介します。

テレビ会議システム専用の回線の設置・設定コストを削減

V-CUBE Boxは、テレビ会議用の専用回線でも運用できますが、インターネット回線で運用できます。現在、テレビ会議システム用に専用回線をご利用されている場合、V-CUBE Boxへ切り替える際に、インターネット回線へ切り替えることで専用回線分の月額費用を削減できます。また、V-CUBE Boxは、ブイキューブがお客様の使用環境を設定してから出荷します。お客様は、V-CUBE Boxを開梱から利用までの時間や負荷がかからずに、簡単に導入できます。また、高額な多拠点接続装置（MCU）を必要としない点も含め、これまでのテレビ会議システムよりも低コストで導入できるポイントです。