和田山精機株式会社 様

和田山精機では営業先での商談内容を紙やExcelの「出張報告書」にまとめ、社内で回覧していた。しかし、関係者に情報が行き渡るまで1〜2週間かかることもあり、報告書作成の負担と情報共有の遅れが課題だった。

特に、顧客からの急な要望や納期に関わる問題が発生した際、打ち合わせ内容の整理や報告書の作成に時間を要し、関係者への情報共有が遅れることで、迅速な対応に苦慮することがあった。

Maneai導入後は、スマートフォンのワンタップ操作で商談を録音し、Maneレコがメールで関係者に届く。これにより、従来は翌日になることもあった報告書の作成を商談当日に行えるようになった。
報告書作成の負担が減っただけでなく、メモを溜めて後回しにすることがなくなり、顧客の状況を鮮度の高いうちに報告・共有へ落とし込めるようになった。

商談の録音から自動生成されるManeレコ

従来の紙の報告書では、担当者自身が問題と認識したことしか記載されず、マネージャーが重要なリスクを見落とす可能性があった。
実際に、納品した金型の品質をめぐり、顧客から代替品を求められた案件があった。若手営業担当者は大きな問題と捉えていなかったが、対応次第では無償での作り直しにつながるリスクが潜んでいた。

Maneレポを通じて、マネージャーはこの問題を把握。担当者に顧客対応の見直しを助言することができた。
本人が問題と認識していない事象にも気づき、必要なタイミングで声をかけられる。改まって会議を開くほどではないが、押さえておきたい細かな論点は、メンバーから届くManeレコも見ながらその場ですり合わせられるようになった。

Maneレコを横断したWeeklyレポートとして自動生成されるManeレポ

Maneaiの活用は営業部門にとどまらない。導入当初から、生産技術・総務部門でも、それぞれの業務に合わせた利用が進んでいる。
生産技術部門では、不具合対策や新製品の製造方法を検討する社内会議でManeレコを活用。会議の記録がCCで共有されることで、参加していない会議の内容も把握できるようになった。気になる内容があれば担当者に確認するなど、日々の情報収集に役立てている。

変化は記録の残り方にも表れている。新製品の検討では、図面を描いてから製品が完成するまでに3〜4週間かかる。以前は会議の内容を各自が担当分だけメモしていたため、日が経ってから振り返ると互いの認識がずれ、「あの時、誰が出ていたか」の確認から話し直すこともあった。会議の記録を共有するようになったことで、こうした食い違いは少なくなっている。

一方、総務部門では、税理士との打ち合わせや社内会議で活用。記録をManeレコに任せ、議論そのものに集中できるようになった。また、社長が語る先々の方針や数字をManeレコを利用して振り返り、総務として先回りで準備すべきことを考えるためにも活用している。
営業報告から社内会議まで、部門ごとの目的に応じた情報活用が生まれている。