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Zoomのブレイクアウトルームとは?使い方と便利機能を徹底解説

 2021.11.25

Zoomのブレイクアウトルームを活用すれば、大人数でのミーティングでも、少人数のグループに分かれてディスカッションできるのをご存知ですか?

ブレイクアウトルームは簡単に設定でき、よりミーティングが効果的・効率的に進めることができるようになるので、使いこなしたいものです。

本記事では、Zoomのブレイクアウトルームでできること、使い方、注意点、あわせて使いたい便利機能を解説します。

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ブレイクアウトルームとは

ブレイクアウトルームとは、開催しているZoomミーティングにおいて、参加者を少人数のグループに分けてミーティングを行える機能です。

例えば、Zoomミーティングのホストが「これから14時30分までチームに分かれてアイデアを出し合ってください」といった指示を出した場合、Zoomミーティングの参加者を任意の人数・割り当てでグルーピングし、それぞれのルームでディスカッションできるようになります。

そのため、ブレイクアウトルームは、個別でディスカッションしたい際やグループワークなどに活用でき、最大50個までグループを作ることができます。

ブレイクアウトルームに分かれているとき、他のルームからは話している内容やチャットに書き込まれた内容が分かりません。ルーム内では映像・音声の共有の他、チャットや画面共有も可能です。

ホストは自由にブレイクアウトルームを入退室して様子を見に行ったり、全体に対してチャットメッセージを送ったりできるのも特徴です。2020年9月21日のアップデートにより、設定をすれば参加者もブレイクアウトルームを自由に入退室できるようになっています。

ブレイクアウトセッション機能は、無料プランでも利用することができます。

ブレイクアウトルームの使い方

ブレイクアウトルームを活用するには、事前の準備が必要です。各ルームに参加者を割り当てるのは、Zoomミーティングの開催予約時でも、進行中でも設定できます。

ブレイクアウトルームを利用できる条件

まず、ブレイクアウトセッション機能を利用するには、管理画面にて「ブレイクアウトルームを有効にする」事前設定が必要です。スマホアプリやPC上のZoomアプリからではなく、Webブラウザから設定します。

〈ブレイクアウトセッション機能の利用設定〉

  1. WebブラウザからZoomにサインイン
  2. 「設定」>「ミーティング」を選択
  3. 「ブレイクアウトルーム」を有効にする

次に、デスクトップクライアントが以下のバージョンになっているか確認しましょう。

  • Windows: 3.5.31087.1102以降
  • macOS: 3.5.31087.1102以降
  • Linux: 2.0.81497.1116以降
  • Chrome: 2.4.943.510以降

ブレイクアウトルームの利用は、デスクトップクライアントまたはモバイルアプリ バージョン5.3.0以降が必要です。

ブレイクアウトルームの参加者の割り当て方法

各ルームに参加者を割り当てるのは、Zoomミーティングの開催予約時でも、進行中でも設定できます。

ブレイクアウトルームに参加者を振り分ける作業を、Zoomミーティング開催中に行ってもよいですが、開催前から振り分けておくことも可能です。事前に参加者の情報が分かっていて、より効果的にグループワークを行いたいときにおすすめです。

〈ブレイクアウトルームの事前振り分け設定〉

  1. Zoomにて「ミーティングをスケジュールする」
  2. 「ブレイクアウトルーム事前割り当て」をONにする
  3. 「ルームを作成」をクリックし、参加者を割り振る

ブレイクアウトルーム事前振り分けのミーティングをスケジュールする画面

 

ブレイクアウトルーム事前振り分けのブレイクアウトルームを事前割り当てをONにする

 

ブレイクアウトルーム事前振り分けのルーム作成画面

Zoomミーティング開催中にブレイクアウトルームを割り当てるには、以下のようなステップで設定します。

〈ブレイクアウトルームの開催中振り分け設定〉

  1. Zoom画面下部の「ブレイクアウトルーム」を選択
  2. ブレイクアウトルームの数を指定し、「自動で割り当てる」「手動で割り当てる」「参加者によるルーム選択を許可」を選択
  3. 「すべてのルームを開ける」でブレイクアウトルームへ参加者を招待する

ブレイクアウトルームの開催中振り分け設定のブレイクアウトルームを作成する画面

 

ブレイクアウトルームの開催中振り分け設定のルーム割り当て画面

 

ブレイクアウトルームの開催中振り分け設定の詳細設定画面

ブレイクアウトルームを使う際の注意点

ブレイクアウトルームを使う際の注意点をご紹介します。

せっかくブレイクアウトルームを活用してグループワークができたとしても、正しく使うことができなければ、大切な議論やアイデアが消えてしまう可能性があります。

デフォルトではホストのみが参加者の割り当て可能

デフォルトでは、ホストのみがブレイクアウトルームに参加者を割り当てられます。

共同ホストは、ホストによって割り当てられたブレイクアウトルームに参加する場合にのみ、ブレイクアウトルームに入退室できます。

録画できるのはクラウドであればメインルームのみ

ブレイクアウトルームを進行中、録画記録されるのは以下です。

  • クラウド保存:メインルームのみ
  • ローカル保存:記録している参加者のルームのみ

ローカル保存は、複数の参加者で自由に録画が可能です。これを活用して各ブレイクアウトルームで行われている会話の様子を記録したい場合は、それぞれのルーム代表者を決めてローカル記録を行うとよいでしょう。

ブレイクアウトルームの定員は最大500人

ブレイクアウトルームには定員が定められています。

  • 20ルーム:最大500人
  • 30ルーム:最大400人
  • 50ルーム:最大200人

大規模なイベントやミーティングを開催する際には注意しておきましょう。

ブレイクアウトルームの時間設定

ミーティングやグループワークが想定していた時間よりもかかる場合、時間の延長が必要ですよね。

時間の延長をする場合は、セッション時間を設定する際に「時間切れ時に自分に通知」にチェックを入れます。終了時間になり通知が来た際、「ブレークアウトルームの公開を維持」をクリックすることで時間を延長できます。

便利なオプション機能

Zoomミーティングで「ブレイクアウトルーム」を活用してグループワークを行う際に、使いこなしたい便利なZoomの機能、5つご紹介します。

1.タイマー設定機能

タイマー設定機能は、ブレイクアウトルームを自動的に閉じるタイミングを指定し、自動的にカウントダウン表示ができる機能です。

ブレイクアウトルームの作成時に設定でき、時間になると画面上部にカウントダウンが表示され、時間がくると参加者は強制的にメインルームに戻されます。

いつの間にか時間が経ちすぎていたといったミスを防止できます。

ブレイクアウトルームのタイマー設定画面

2.メッセージの送信機能

ブレイクアウトルームの進行中、メインルームでホストがチャットを送信しても、個別のブレイクアウトルームには届きません。

そこで活用したいのが、全ブレイクアウトルームへのメッセージ送信機能です。ブレイクアウトルーム進行中に「全員にメッセージを放送」を押して入力し「ブロードキャスト」すれば、指示やメッセージを送ることができます。

ブレイクアウトルームの画面

ブレイクアウトルームのメッセージ送信画面

3.ホストの訪問機能

ホストは各ブレイクアウトルームを自由に入退室できます。

グループワークの進捗を確認したり、サポートとして見回りをしたりするときに便利です。複数人で訪問したい場合は、ホストがあらかじめ担当者を「共同ホスト」として指定しておけば、自由に行き来できます。

4.ヘルプ機能

各ブレイクアウトルーム内で質問や相談事が発生した際、参加者がホストに知らせられる機能があります。

「ヘルプを求める」というボタンをクリックすることで、ホストに通知が届きます。受け取ったらホストは、表示されたポップアップからルームに入室すれば、コミュニケーションを取ることが可能です。

5.ホワイトボード機能

グループワークに欠かせないのが、目に見える形で議事録を残すことができるホワイトボード。Zoomにはホワイトボード機能が備わっています。

Zoom画面下部の「画面の共有」を選択すると、「共有するウィンドウまたはアプリケーションを選択する」画面が表示されます。その中から「ホワイトボード」を選択します。

ホワイトボードには、ホスト・参加者問わず誰でも書き込めるようになっています。ホワイトボードに記入した図や文字は、画面のまま保存できます。

操作方法に不安がある方は有料プランの契約がおすすめ

ここまでZoomのブレイクアウトルームについて解説しました。しかし「実際にできるか不安」「トラブルがあった場合の対応はどうしよう」など不安はつきないでしょう。操作方法に不安がある方は、代理店でのZoomの有料プランの購入がおすすめです。

Zoomの有料プランの購入には、「直接契約」と「代理店契約」があります。直接契約の場合、ライセンスを購入してすぐに利用を開始できますが、操作方法などは自分で解決することが前提となります。

一方、代理店契約(ブイキューブ)の場合、Zoomに詳しいスタッフがすぐに対応するので、Zoomの操作方法などでわからないことがすぐに解決できます。またZoomの利用方法のレクチャーを受けることも可能です。

またブイキューブでは、2021/12/24までにプロプランを電子契約でご購入いただいたお客様に10%オフの月額換算1,440円/IDでご契約可能なキャンペーン中です。Zoomの公式サイトで直接契約するよりもお安く、購入していただけますのでぜひこの機会にご検討ください。

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まとめ|ブレイクアウトルームの機能を使いこなそう

今回はブレイクアウトルームの使い方・便利機能をご紹介しました。事前にブレイクアウトルームを設定しておくと、ミーティング中に慌てることなく割り当てることができるでしょう。

ヘルプ機能があることを事前に参加者に伝えておいたり、ブレイクアウトルームに分かれたあとに再度話してほしいテーマを全体にメッセージを送信したりすることで、スムーズにディスカッションを進めることができます。

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著者情報ブイキューブ

ブイキューブは映像コミュニケーションの総合ソリューションプロバイダとして、世界中どこにいても働ける働き方・環境の実現を目指しています。創業時よりテレワークを活用し、2016年には総務省「テレワーク先駆者百選 総務大臣賞」に選出されました。

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