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Zoomウェビナーの基本的な使い方とイベント成功のポイントを解説

 2022.06.16

ZoomウェビナーはWeb会議システム「Zoomミーティング」のオプション機能で、多くの企業においてマーケティングウェビナーや採用説明会、社内イベント、研修などの用途で利用されています。

ZoomウェビナーはZoomミーティングに比べ、事前に設定をしておく項目も多く、イベントを成功させるためには、ウェビナー機能の正しい使い方を理解し、しっかりと準備をする必要があります。

本記事では、Zoomウェビナーの基本的な操作方法から、ウェビナーを成功させるためのポイントまで解説します。

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Zoomウェビナーとは

ウェビナーとは、ウェブ(Web)とセミナー(Seminar)を合わせた造語で、オンライン上で行うセミナーのことを意味します。Zoomウェビナーは、Web会議システム「Zoom」が提供しているオンラインイベントシステムで、視聴者の多いイベントや講演会をオンライン上で開催することができます。Zoomウェビナー機能を利用するためには、Zoomの有料プランを契約する必要があります。エンタープライズプランの場合はそのままウェビナー機能も利用できますが、プロやビジネスプランで契約している場合は、別途料金が必要です。

Web会議システム「Zoomミーティング」との違い

コロナ禍でオンライン会議が増えZoomミーティングを日常的に使用している方も多いのではないでしょうか。ZoomミーティングとZoomウェビナーの違いは以下の通りです。

  • Zoomミーティング

Zoomミーティングは主に会議で利用されるツールで、基本的に参加している全員が、カメラやマイクをオンにして登壇者となることが可能です。ホストやパネリストなどの概念はなく、参加者が相互にコミュニケーションを取ることができます。

  • Zoomウェビナー

Zoomウェビナーは、ホストとパネリストのみが発言でき、視聴者は基本的には見るだけの一方向の配信となります。オンラインセミナーや説明会などで利用されています。

Zoomミーティングを利用してウェビナーやオンラインイベントを開催することも可能ですが、カメラや音声のオン・オフを参加者側でできてしまうため、進行管理が難しかったり、オンラインセミナーをやる上での機能面も充実していないため、Zoomウェビナーの利用をおすすめします。

Zoonウェビナーの設定方法

Zoomでウェビナーを開催するために、ウェビナー機能の設定方法をご紹介します。

ウェビナーのスケジュール

Zoomウェビナーを開催するには、まず開催する日時を決め、ウェビナーをスケジュールします。

スケジュールをするために手順は以下の通りです

  1. Zoomの管理画面にログインをし、左側メニューの「ウェビナー」をクリックします。
  2. 「ウェビナーをスケジュールする」を選択。
  3. ウェビナーのトピック、開催日時などの設定を行います。
  4. 「スケジュール」をクリックすればスケジュールの完了です。

設定をする際の、設定項目は以下のとおりです。

  • トピック:ウェビナーのタイトル
  • 説明:ウェビナーの概要
  • 開催日時:ウェビナーの開催日時
  • 登録:チェックをすることで視聴者側は事前に参加登録が必要となります。誰が視聴したかを把握するために、ここはチェックを入れておくことを強くお勧めします。
  • ウェビナーパスワード:参加の際に必要となるパスワードの設定
  • ビデオ:はじめはオフにしておくことをおすすめします。
  • 音声:はじめはオフにしておくことをおすすめします。
  • 質疑応答:Q&A機能の使用有無の設定です。特別な事情で「質問は受けつかない」ということではない限りチェックを入れておくのが良いでしょう。
  • 実践セッションを有効にする:視聴者が参加する前にリハーサルを行える機能です。こちらも基本的にはチェックを入れたままがおすすめです。
  • 参加時に承認を求める:参加者にZoomでのサインインを求める設定です。参加者の利便性を考えるとこちらはOFFで問題ありません。
  • ウェビナーをオンデマンドにする:こちらにチェックを入れると、途中から参加した視聴者が、最初からウェビナーを視聴することができるようになります。
  • 自動的にウェビナーをレコーディングします:これにチェックを入れておくと自動で録画が開始されるため録画のし忘れを防ぐことができます。
  • 特定の地域/国からのユーザーへのエントリを承認またはブロックする:チェックを入れることで、参加を許可する/ブロックする国を指定することが可能です。

オンデマンド配信の設定について

Zoomウェビナーにはオンデマンド配信をすることも可能です。オンデマンド配信をするためには、登録オプションを「必須」にします。「ウェビナーをオンデマンドにする」と「ウェビナーを自動的にレコーディングします(クラウド内)」にチェックを入れることで、オンデマンドの設定は完了です。その設定でウェビナーを開始するとクラウドへ録画が自動的に開始されます。

参加者には登録のタイミングによって以下のように異なるリンクが共有されます。

  • ウェビナー開始前:リアルタイム配信用のリンク
  • ウェビナー実施中:進行中のウェビナーへのリンク
  • ウェビナー終了後:アーカイブ動画へのリンク

リアルタイムで視聴をした登録者とアーカイブ視聴の登録者は区別して記録されるため、どちらで視聴をしたか、レポート内から確認することが可能です。

またウェビナーの記録ページから「共有可能リンクをコピーする」をクリックすることで、メールなどのテキストでアーカイブURLを共有することもできます。

関係者(ホスト・パネリスト)の招待

Zoomウェビナーでは、登壇者と視聴者がはっきりと区別されるため、開始前にホストとパネリストで参加する人を招待しておく必要があります。

ホスト・パネリストとは

まずは「ホスト」と「パネリスト」の役割について説明します。

【ホスト】

「ホスト」はウェビナーの主催者にあたり、ウェビナーをスケジュールした人が「ホスト」となります。開催ウェビナーの設定変更、ウェビナーの開始・終了などすべての権限を持っています。ホスト権限を持っていると、顔出しや画面共有が可能です。「共同ホスト」を設定することで、ウェビナーをスケジュールしたホスト以外にもホストと同様の権限を与えることもできます。

【パネリスト】

「パネリスト」はホストから招待をされた登壇者を指します。顔出しや画面共有はできますが、ウェビナーの設定や開始・終了などの権限はありません。

ホスト・パネリストの招待方法

ホストは自身でスケジュールしたウェビナーを「開始」することで、ウェビナーに参加できますが、登壇してもらうパネリストには視聴者とは別のURLが入り口となるため、事前に招待を送る必要があります。

パネリストを招待するには

  1. Zoomの管理画面にログイン
  2. 「ウェビナー」をクリック
  3. パネリストを追加するウェビナーのトピックをクリック
  4. ページ下部にある「招待」タブの「パネリスト招待」の右にある「編集」をクリック
  5. 招待する人の名前とメールアドレスを入力
  6. 複数人いる場合は「別のパネリストを追加」から追加
  7. 「保存」をクリック

「新たに追加されたすべてのパネリストに招待メールを直ちに送信する」を選択して「保存」することで、パネリストに招待メールを送ることができます。

参加者の招待方法

登壇者に続いて、視聴する参加者の招待方法をご紹介します。

参加者を招待するには3つの方法があります。

  1. 登録用URLをコピーしてメールやサイトで共有する
  2. 「招待状をコピーする」を選択し、Zoomが自動で作成する招待状をコピー、メールやメッセンジャーなどで共有する
  3. 「招待メールを送信する」を選択して、Zoomの招待状を受信し、出席者の候補に転送する

Zoomウェビナーを使ったウェビナー中の操作方法

続いて、ウェビナー開催中の操作について解説いたします。

ウェビナーの開始

ウェビナーを開始するには、ホストが管理画面にログインし「ウェビナー」をクリック。開催するウェビナーの「開始」をクリックすることでウェビナーを開始できます。

管理画面にログインしなくても、デスクトップアプリから「ミーティング」タブをクリックし、開始することも可能です。

参加者をパネリストとして追加する

パネリストを開催前に事前に招待しておくことも可能ですが、ウェビナーを開始してから視聴者で参加している参加者をパネリストにすることもできます。

  1. 下部に表示されている「参加者をクリック」
  2. パネリストにしたい参加者の名前の上にカーソルを合わせ「詳細」をクリック
  3. 「パネリストに昇格」をクリックで参加者をパネリストに昇格させます。

Q&A

Zoomウェビナーでは、ミーティング機能でも使えるチャットのほかにQ&Aという機能があります。

ウェビナー内でQ&A機能を使うためにはまずアカウント設定の「ミーティング」から「ミーティング中(詳細)」セクションで「ウェビナー中のQ&A」を有効にします。

ウェビナーをスケジュールする段階で、設定の「質疑応答」を「匿名Q&A」や参加者がQ&Aを閲覧できるかなどの設定を行います。(アカウント設定で無効になっていると、このオプションが表示されません。)

ウェビナー中にQ&Aに対応するためには、下部にあるQ&Aをクリックして届いている質問を確認できます。質問に対して口頭で回答した場合には「ライブで回答」、テキストで回答する場合には「回答を入力」をクリックし入力します。

チャット

チャット機能はZoomミーティングと同じ機能です。チャットには「パブリック」と「プライベートチャット」があり、パブリックでは視聴している全員が閲覧可能なものです。「プライベートチャット」はウェビナー参加者と1対1でチャットができます。

レポート

ウェビナーでは様々なレポートを確認することができます。ウェビナーの登録状況や実際の出席者、パフォーマンス、Q&A、投票レポートの記録が保存されるので、様々な分析に活用することができます。

ウェビナーを成功させるためのポイント

さて、上記ではウェビナーの開催にあたって必要な設定を解説いたしました。ここからは、ウェビナーを成功させるためのポイントをご紹介します。

参加者が参加しやすい日時に設定する

ウェビナーに限らずイベント全般に言えることですが、ターゲットとなる参加者層が参加しやすい日時に設定しましょう。営業マン向けのセミナーなら、仕事として視聴する人も多いことから平日日中に開催をしたり、子育て世代に向けたイベントなら、お子様を預けられる時間帯や寝た後の時間帯に設定をしたり、自己研鑽のセミナーなら平日夜や休日が好まれる傾向にあります。

録画して後日再度視聴できるようにする

リアルタイム視聴だけでなく、録画したものを後日アーカイブ視聴できるようにすると、当日は都合がつかない人でも視聴登録をしやすくなります。リアルタイムで見ていても、もう一度見直したいという需要もあるため、特別な理由がない場合はアーカイブ視聴も可能な体制を作ると良いでしょう。

マイクや映像チェックを行い、不具合がないか事前にテストをする

オンラインのイベントでは事前にマイクや映像、ネットワークの状態を確かめておく必要があります。事前に起こりうるトラブルを想定して準備を進めましょう。本番直前のリハーサルを行う場合は、ウェビナーをスケジュールする段階で「実践セッションを有効にする」にしておくと、本番用のURLで参加者が入る前にマイクや映像のチェックを行うことができます。

内容が理解しやすくなるよう、スライドや資料を準備する

一方的なコミュニケーションになりがちなウェビナーでは、視聴者の立場から構成を考えることがとても大切になります。口頭のスピーチのみだと伝わりづらいので、わかりやすいスライドを準備したり、チャットやQ&A機能を使って積極的に視聴者とコミュニケーションを取ることも大切です。

まとめ|Zoomウェビナーを使いこなしてイベントを成功させよう

Zoomミーティングとあわせて、Zoomウェビナーを使いこなせるとオンラインでのイベントの幅がぐんと広がります。ミーティングに比べ、細かく設定をしなければいけない部分も多いため、最初はうまくいかないこともあるかもしれませんが、回数を重ねながら改善を重ね、イベントの満足度を高めていきましょう。

知っていますか?セミナー配信がぐっと楽になる「Zoom ウェビナー」

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ブイキューブ
著者情報ブイキューブ

ブイキューブは映像コミュニケーションの総合ソリューションプロバイダとして、世界中どこにいても働ける働き方・環境の実現を目指しています。創業時よりテレワークを活用し、2016年には総務省「テレワーク先駆者百選 総務大臣賞」に選出されました。

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