テレビ会議で快適なミーティングを！Web会議にはないメリットや活用シーンを解説

総務省が発表した「令和３年通信利用動向調査の結果」によると、2021年、テレワークを導入している企業の割合は調査対象の51.9％に達しました。業務上の作業はもちろん、社内外の会議もWeb会議システムで行うことがある人も多いのではないでしょうか。

「Zoom ミーティング」などのWeb会議はインターネットさえあればどこからでもオンライン会議を行える一方で、大勢で参加すると通信が滞ることや、映像や音声が止まってしまうことがあります。

また複数台のパソコンを1つの会議室に持ち込むと、それぞれの端末が発言者の声を拾ってしまい、雑音が発生する場合もあります。スピーカーの音をマイクが拾うことによるハウリングも起きやすくなるでしょう。

このような不具合を解消するためには、高品質な通信ができるツールを取り入れる、複数台のマイクやスピーカーを使わないといった方法があります。

そのためには、Web会議ではなく、会議室に専用の機器を置いて使うテレビ会議がおすすめです。本記事では、テレビ会議の仕組みやWeb会議との違い、メリット・デメリットを詳しく解説します。現在利用しているWeb会議システムに課題を感じている人はぜひ最後までご確認ください。

テレビ会議とは

テレビ会議とは専用機器を使って映像や音声の通信を使用することです。電話回線のように、テレビ会議システム専用の回線を使って通信するという特徴があり、機器を設置している部屋と部屋、もしくは部屋と個人をつないで会議ができます。ただし近年は、インターネット回線も利用できるツールが増えてきました。

一般的に、テレビ会議の専用機器は据え置き型であるため、会議室に常設して使います。専用回線を使ったテレビ会議は、接続したい相手も専用の機器を設置する必要があります。「多地点接続装置（MCU）」を使えば、3拠点以上の複数の場所と通信可能です。

オンライン会議の際、参加者は専用機器を設置している会議室に出向いて相手の機器と接続し、ミーティングをおこないます。必要な機器1拠点分で複数人が参加できるため、各自に機器を割り当てたり、それぞれがアプリを入れる必要はありません。

標準規格（H.323）に準拠しているテレビ会議であれば、Zoom ミーティングなどのWeb会議システムとの接続もできます。

テレビ会議とWeb会議の違い

テレビ会議は、Zoom ミーティングやGoogle MeetなどのWeb会議システムと同義で語られることもあります。しかし本来は、まったく違った形式のオンライン会議システムです。ここではテレビ会議とWeb会議、それぞれの違いを解説します。

専用機器の有無

テレビ会議には専用機器が必要です。導入するテレビ会議システムによっては専用の回線を導入しなければなりません。その分、通信が安定し、音声や映像に臨場感が出ます。

一方、Web会議には専用機器と専用回線は不要です。ただしWeb会議には、インターネットがつながる環境とパソコンやスマートフォン、タブレットなどの端末が必要です。またオンライン会議をセッティングするために、事前に専用アプリのインストールが必要なWeb会議システムもあります。

利用場所

テレビ会議は専用機器を設置している場所で利用するシステムです。会社の自席や外出先など、専用機器のない場所では利用できません。専用機器は据え置きのため、必然的に会議にふさわしい空間でコミュニケーションを行うことになります。

それに対しWeb会議は、インターネットがつながればどこからでも利用できます。会社の自席やコワーキングスペースなどの外出先はもちろん、自宅でもインターネットとツールさえあれば接続可能なため、1つの場所にとらわれず、フレキシブルに会議を行えます。

参加人数

テレビ会議は拠点と拠点をつなぐ仕組みとなっているため、おもに数人以上の大人数の会議を想定しています。会議用の部屋に専用機器を設置し、1台の接続機器とそれに付属するカメラ、マイクで通信を行うため、大人数同士でもコミュニケーションしやすい仕組みです。

一方、Web会議は1対1、もしくは少人数のミーティングに向いています。Web会議のシステムによっては500人程度まで接続可能ですが、既存のインターネット回線を利用するため、映像や音声に乱れが発生する懸念があります。接続先が増えるほどインターネット障害が発生する可能性があり、テレビ会議ほど快適に使うことはできません。

テレビ会議のメリット

テレビ会議は、会議室に置いておけば遠隔地とミーティングできるため、Web会議と同じように出張経費の削減や、仕事の効率アップが可能です。前述のとおりWeb会議とは異なる特徴もあることから、テレビ会議だからこそ享受できるメリットもあります。ここではテレビ会議ならではのメリットを解説します。

大人数の会議が快適

テレビ会議は専用機器とカメラなどの付属機器を設置している場所で使うため、参加者各自はパソコンなどの端末を持ち込む必要がありません。テレビ会議システムを構築している部屋に行き、そのシステムを起動すればオンライン会議ができます。

もちろん資料や情報を共有、記録するためにパソコンを持ち込むケースもあるでしょう。しかし映像や音声は別の専用ツールで通信をおこなうため、大人数の参加であってもネットワーク環境に人数分の負荷をかけずにオンライン会議を行えます。

結果的に通信速度の悪化や映像・音声の乱れを防げます。複数台のパソコンを用いた大人数の会議で起こりやすいハウリングも、テレビ会議システム1台であれば発生しにくい上、ハウリング防止のために発言者のマイクだけをオンする手間も省けます。

端末ごとの細かな設定が不要

専用機器と固定の端末を使うテレビ会議なら、Web会議のように各自の所有する端末を細かく設定する必要はありません。操作が共通のためメンバー間で使い方を共有しておけば、誰でも簡単にオンライン会議を開始できます。

専用のリモコン1本で操作できるテレビ会議もあります。テレビを視るような感覚で操作できるテレビ会議であれば、パソコンが苦手な人もオンライン会議を行いやすいでしょう。

一方、パソコンやスマホ、タブレットなどの端末で行うWeb会議は、音声や映像の設定を端末それぞれで調整が必要です。たとえば、マイクの設定が適切でなければ、Web会議で発言者の音声が聞こえないトラブルが起こります。

このような場面では、発言者の端末のマイクや視聴者側の端末のスピーカーがオンになっているか、適切な音量かどうかなど、設定の状況を各自で確認しなければなりません。トラブルに対処するには事前にパソコンやWeb会議システムでテストが必要です。

安定したネットワーク環境と高品質の画質・音質

テレビ会議はネットワークの安定性が高いため、海外を含む複数拠点を接続したり、経営会議や国際会議などの大規模な会議にも利用しやすい点がメリットです。接続が途切れにくいことから、規模の大きさだけでなく重要度の高い会議にも推奨されています。

さらに画質や音質が安定するため、クリアな音声と映像で臨場感ある会議を開催できるというメリットもあります。

そもそもオンライン会議では、会議の参加者や接続拠点が多いと、通信処理をしなければならない音声や映像の情報が膨大になってしまいます。既存のインターネット回線を使うWeb会議でこのような会議を行う場合、映像や音声が乱れたり、通信が遅延したりするケースが少なくありません。

通信の不具合のために議論が途切れてしまうと、会議に集中できず、思考が中断するおそれがあり、クリエイティブな会議にならないこともあるでしょう。映像や音声が荒ければ、相手の表情や語り口がわからず、コミュニケーションにも支障が出る可能性があります。

テレビ会議であれば明瞭な画面や音声をリアルタイムで発信できるため、遠隔地であっても同じ会議室で話しているような臨場感を出せます。臨場感のある会議となればコミュニケーションが取れるだけでなく、アイデア共創の場が活性化し、これまで以上に議論を深く掘り下げられるでしょう。

テレビ会議のデメリット

ネットワークが安定しており、高品質な映像と音声で臨場感ある会議が可能なテレビ会議ですが、Web会議と比べていくつかデメリットも存在します。テレビ会議の導入を検討する際はデメリットにも目を向けてみましょう。今まで使っている会議システムとどちらが利便性が高いか、コストを削減できるかなどを検討するヒントにしてください。

専用機器が必要

テレビ会議を使うには専用の機器が必要なため、インターネットさえあれば誰でも使えるWeb会議のような手軽さはありません。テレビ会議システムには、カメラやスピーカーなどの必要な機器がパッケージ化されたものもあります。もしパッケージ化されていない製品を使う場合は、本体だけでなく、カメラやスピーカー、モニターをそれぞれ用意する必要もあります。

また、必要に応じて回線の工事も必要です。そのため、結果的に導入まである程度の時間とコストがかかります。専用機器の種類や工事の規模によっては数百万円から数千万円の費用がかかることも珍しくありません。

運用のコストもかかる

Web会議は無料プランがあり、有料プランを使うにしても毎月の利用料だけで済みます。テレビ会議は、毎月の回線利用料や通信料専用以外にも運用コストがかかる点には注意が必要です。

かかるコストはそれだけではなく、ハードウェアの保守費用やメンテナンス費用もあります。ほかに機材をレンタルする場合は、その月額費用も考えておかなければなりません。接続拠点を拡大する場合は、拠点の数だけ機器の導入が必要です。

設置した場所以外から利用できない

フレキシブルに場所を選んで使うことができない点は、テレビ会議のデメリットといえます。また、テレビ会議を設置している会議室が使用中の場合はすぐに使うことができません。

会議を行う場所が毎回固定されている場合は問題ありませんが、テレビ会議システムのない自宅や出張先など専用の設備がない場所ではテレビ会議はできません。

テレビ会議の利用シーン

テレビ会議が適している利用シーンについて紹介します。

拠点間会議

国内はもちろん国境をまたいだ拠点間の会議でもテレビ会議は活用されています。定期的な会議をおこなうために、支社から本社へ長距離移動が必要となる企業もあるでしょう。この移動コストや拘束時間を削減するために、テレビ会議で拠点会議を行うと便利です。

テレビ会議はWeb会議よりも高品質の映像や音声で拠点会議を行えるため、コミュニケーションを活性化することが期待できます。

拠点が海外の場合、Web会議では通信が不安定になることもありますが、テレビ会議はその点においても安心です。

フォーラム

テレビ会議は通信が安定しているため、社外向けのフォーラムにも活用できます。明瞭な映像を大画面に映し出し、クリアな音声で大勢の人々に情報を共有できます。

顧客や取引先に情報を発信する場合、社内での会議よりも明瞭な映像や途切れない通信環境が大切です。相手にストレスない映像を届けるためにも、社外向けのフォーラムではテレビ会議がおすすめです。

現場と本社の状況共有

テレビ会議は常時接続という方法を使って、遠隔地と常にオンラインでつながっておけます。たとえばモニターを本社の壁に設置し、そこへ支社の様子を映しておけば、離れていても本社から現場へ作業の指示ができるような環境を作れます。

そのため、遠隔地であっても仕事の雰囲気を共有したり、その場にいる相手に話しかけることも可能です。リアルタイムで状況を共有することが可能なため、本社は現場の生の声を拾うことができますし、本社から現場への情報発信も従来より迅速にできるでしょう。

オフィスと自宅をつないだハイブリッドワーク

Web会議と連携できるテレビ会議なら、会社のテレビ会議とテレワークの人のWeb会議をつなげられます。テレビ会議だけに留まらずWeb会議にも対応できれば、テレワークとオフィスワークを組み合わせて働くハイブリッドワークでのコミュニケーションツールとして役立つでしょう。

前述の常時接続をリモートワークに応用するケースもあります。リモートワークをする人の自宅と本社を常時接続しておくことで、会話のハードルが下がり、不明点などの仕事の相談をスムーズにしやすくなるでしょう。軽い雑談などのコミュニケーションも生まれやすくなるため、社内コミュニケーションの活性化にもつながります。

まとめ｜テレビ会議の安定したネットワークで臨場感ある会議を

複数の拠点を同時につなぎ、シームレスな通信でオンライン会議ができるテレビ会議は、Web会議のようにどこでも使える柔軟性はありません。また専用機器や維持費、保守費用などを合わせると導入・運用費用がWeb会議よりも高額です。

しかし、Web会議では実現できない安定したネットワーク環境にて、クリアな音声と映像を届けられます。解像度の高い映像や明瞭な声で通信できれば、遠隔地であってもコミュニケーションをスムーズに取ることが可能です。大勢が参加する会議にも向いています。

Web会議において、ハウリングなどのトラブルや映像・音声の乱れを課題に感じているなら、テレビ会議の導入も検討してみてはいかがでしょうか。

専用回線の工事や維持費用のハードルが高く感じられるなら、専用回線の契約が不要な「Zoom Room」がおすすめです。Zoom Roomは部屋と部屋、もしくは部屋と個人をつなぐ会議室据え置き型のWeb会議システムです。

一度セットアップをしておけば、会議室に複数人で集まって1タップですぐ会議を始められます。マイクやスピーカーも専用機器だけで済むため、ハウリングの心配もありません。インターネット回線を利用しつつテレビ会議のメリットを享受できるZoom Roomの導入も、ぜひ検討してみてください。