ウェビナーの配信形式とツール選定のポイント｜メリットデメリットも解説

通信環境やITツールの発達・普及、さらには新型コロナの感染拡大に伴い、広がりを見せているウェビナー。株式会社EventHubが実施した「コロナ禍におけるイベント開催に関する意識調査」によると、76％の企業がオンラインによるイベントを開催していることが分かります。

ウェビナーのためのツールもさまざまなものがあり、コロナ禍以前よりもウェビナーは身近な存在であるといえるでしょう。ただし、ウェビナーは対面のセミナーと異なり画面越しでの配信となるため、セミナーとは違った特徴や、メリット・デメリットなどがあります。

そこでこの記事では、ウェビナーの実施を検討している方に向けて、ウェビナーの基本的な知識や各種ツールの特徴を解説しています。配信形式やメリット・デメリット、ツールの選定ポイントの説明もあるので、ウェビナー開催時の参考にしてください。

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ウェビナーとは

ウェビナーとは、「Web」と「セミナー」を合わせた造語であり、オンライン上で開催するセミナー形式のイベントのことです。「オンラインセミナー」や「Webセミナー」とも呼ばれ、コスト削減や集客のしやすさがメリットとして挙げられます。

前述した通り、コロナ禍では76％の企業がオンラインによるイベントを開催していることから、2020年の新型コロナで大きく増加した開催方法と言えます。

また、「Peatixイベント調査レポート」によると、「アフターコロナのイベント開催意向」では37.8％がオンラインによる開催を予定しており、オフラインとオンラインを同時に行うハイブリットイベントにおいては78.3％という結果になりました。このことから、今後もウェビナーを含むオンラインイベントは増えると予想されるでしょう。

ウェビナーの配信形式

ウェビナーには、「リアルタイム配信」「オンデマンド配信」「ハイブリッド配信」といった配信形式があります。それぞれの特徴について解説します。

リアルタイム配信

リアルタイム配信は、生中継による開催方法で「ライブ配信」とも呼ばれます。視聴者が決められた時間に、それぞれのデバイスからリアルタイムでウェビナーに参加する形式です。

チャット機能などを活用すれば、視聴者の意見や反応もその場で確認できるため、比較的オフラインセミナーに近い形式で実施可能です。リアルタイムに質疑応答も可能で、視聴者にとって疑問を解消しやすいウェビナーになります。

オンデマンド配信

オンデマンド配信は録画形式の開催方法で、あらかじめ録画した動画を配信します。録画した動画はその後も繰り返し配信可能です。視聴者側は決められた期間内であればいつでも視聴できるため、場所だけでなく時間の制約も受けません。そのため、通常よりも多くの視聴者に動画を届けられます。

また、オンデマンド配信であれば撮り直しや編集も可能です。言い間違いや、言葉に詰まってしまうことがあってもやり直しやカットができるため、まだ講演することに慣れていない講師を迎えるときに向いている配信方法でしょう。

しかし、オンデマンド配信はリアルタイム配信のように双方向のコミュニケーションは取れず、視聴者の反応を見て話す内容を変更することはできません。

ハイブリッド配信

ハイブリッド配信は、オフラインとオンラインのセミナーを同時に開催する方法です。

ハイブリッド配信では実地会場の様子をウェビナーとして配信するため、会場の予約や設営が必要となります。ウェビナーの「会場にかかるコストを削減できる」というメリットはなくなりますが、観客の反応をそのまま配信できるため対面セミナーにより臨場感を演出可能です。

それと同時に遠方やスケジュールの都合が合わない人でも参加できることから、より多くの視聴者に発信できるメリットもあります。ハイブリット配信はオフラインとオンラインのメリットを掛け合わせたものともいえるでしょう。

また、新型コロナの感染者数が増加した場合などには、完全にオンラインへ切り替えるといった臨機応変な対応ができ、セミナー中止のリスクも軽減可能です。ただし、その場合は会場のキャンセル代やチケット払い戻し等の労力はかかります。

ウェビナーのメリット

ウェビナーはオフラインのセミナーにはないメリットがあります。どのようなメリットなのか詳しく解説します。

視聴者数を増やしやすい

ウェビナーは、場所や時間を選ばないことから、遠方やスケジュールの都合が合わない人でも参加可能です。開催日時が決められているリアルタイム配信やハイブリット配信はスケジュールの調整が必要ですが、オンデマンド配信なら好きな時間に視聴できます。

通信環境が整えばどこからでも参加できるため、オフラインに比べて集客しやすく、顧客の新規開拓にも役立つでしょう。また、ウェビナー配信のみであれば参加人数が増えても会場を変更する必要がなく、ツールの最大接続数までは視聴者を募ることができるため場所や人数の制限を受けません。

コストが削減できる

コスト削減もウェビナーの大きなメリットです。オフラインのセミナーでは会場を準備しなければなならず、会場費や現地スタッフなど運営コストがかさみやすくなります。

その点、ウェビナーは設備がそろっていれば会場を借りる必要もありませんし、当日スタッフの数も大幅に減らせ、人件費や交通費も大きくかかりません。オンデマンド配信なら動画を繰り返し利用することもできるため、何度もセミナーを開催する必要はなくなります。

ウェビナーのデメリット

オフラインよりも手軽に開催、参加ができるウェビナーですが、ウェビナーにはインターネット環境が必須で、視聴者と対面できないという特徴があります。これらの特徴から、次のようなデメリットがあることも事実です。

インターネット環境が必須

ウェビナーは、配信側・視聴者側のどちらにもインターネット環境が必須です。しかし、通信速度が遅い等のトラブルがあると、音声や画質に乱れや遅延が生じてしまう可能性もあります。

回線や機材のトラブルが生じ、映像が見にくくなると視聴者はストレスを感じるため、途中離脱につながります。このようなトラブルが起きないようにするためには、事前に本番同様のリハーサルを行い、通信や機器に問題がないか確認しましょう。通信環境が不安定な場合はインターネット回線を変更する、あるいは配信拠点を変更するといった対応が必要です。

また、視聴者側も自分で通信環境を整え、ウェビナーに接続しなければなりません。パソコンやスマートフォンなどのデバイス操作・回線接続が不得手な人の場合、ウェビナー参加自体を諦めてしまうこともあるでしょう。画像や動画で当日どのように接続するのか説明する、サポートを設置するなど、誰でも参加できるような工夫も必要です。

コミュニケーションが取りづらい

ウェビナーでもチャットや挙手など、ツールの機能を活用してコミュニケーションを取れますが、オフラインセミナーの臨場感には劣ります。特にプレゼンテーション型のウェビナーは視聴者はただ画面を眺めるだけの状態になるため集中力が途切れやすく、意識が別のことに移りやすいでしょう。また、登壇者も視聴者の表情や雰囲気を確認しにくいため、一方的な配信になりがちです。

このような事態を避けるためには、ウェビナーツールの機能を積極的に活用して、定期的に視聴者の反応を確認することがおすすめです。

ウェビナーツールの選定ポイント

ウェビナーツールを選ぶ際は料金に加え、参加人数や機能、外部ツールとの連携ができるかどうか、も確認しましょう。ここでは、選定ポイントについてそれぞれ解説します。

開催規模に合わせた上限人数

ウェビナーの開催規模に合わせて、適したツールを選びましょう。ウェビナーツールは、サービスや料金プランによって同時接続可能数が異なります。小規模向けから大規模向けまでさまざまな種類があり、なかには最大で1万人（端末1万台）に対応できるツールもあります。

必要人数より少ないと視聴者獲得のチャンスを逃す可能性があるため、どの程度の視聴者が必要か把握し、十分まかなえるツールを選ぶことが大切です。ウェビナーツールの機能説明などに上限人数が記載されていますので、それぞれチェックしておきましょう。

必要な機能の有無

配信形式に合わせて必要な機能を確認しましょう。基本的なウェビナーツールの機能には次のようなものが挙げられます。

ライブ配信機能	セミナーをリアルタイムで配信できる
コミュニケーション機能	チャット・挙手・視聴者の音声発信など
アンケート機能	ウェビナーへの評価や感想を募る
録画機能	セミナーの記録、またはオンデマンド配信に向けて視聴機会を提供
資料共有	視聴者と画面を通じて資料を共有できる
運営管理機能	視聴者管理・アクセス制限・予約管理・決済機能など
マルチデバイス対応	PC・スマートフォン・タブレットなど複数のデバイスからアクセスが可能

リアルタイム配信を実施するならば、チャット・挙手・アンケートなどの機能があると双方向のコミュニケーションが取りやすくなります。オンデマンド配信やアーカイブとして残す予定なら、録画機能も必要です。

ウェビナーの開催目的や配信形式を明確にし、必要な機能を洗い出したうえで、最適なツールを選択しましょう。

外部ツールとの連携

外部ツールとの連携が可能かどうかも選定のポイントです。MAやCRMといったビジネスツールと連携ができれば、視聴者情報の管理やウェビナー案内のメール送付などをMAツールで行えます。また、CRMの配信機能などでウェビナー後の視聴者へフォローやアプローチも可能です。

ウェビナーの開催目的が新規開拓・リード獲得であるならば、こういった外部ツールと連携できるもののほうがよいでしょう。

また、YouTubeやInstagramなどのSNSとの連携をすれば、そのプラットフォームでもウェビナーを配信できます。YouTubeやSNSは日常的に利用する人が多く、目にとまりやすいことから、さらに視聴者を増やせることが期待できます。

無料プランで試してみる

ウェビナーツールの無料版・デモ版があれば試してみるとよいでしょう。機能は制限されるかもしれませんが、基本的な操作や使用感を確認できますし、いくつかのツールで比較も可能です。使用する環境や機器との相性も確かめられるため、自社に合ったものを選択できます。

せっかくウェビナーツールを導入しても使いこなせなければ無駄になってしまいます。自社にとって使い勝手のよいものかどうか、まずは無料プランで試してみることがおすすめです。

おすすめのウェビナーツール「Zoom ウェビナー」

Zoomは世界75万以上の企業が導入するWeb会議サービスです。MM総研（MMRI）が2022年に実施した調査によると、日本においても35％の企業がZoomを利用しています。通信の安定性が高く、リアルタイムなコミュニケーションが実現できるうえ、URLをクリックするだけで簡単に参加できるなど使いやすさも特徴のなかの1つです。

このZoomのオプションとして利用できるZoom ウェビナーは、セミナー・講義・イベントなどの配信に特化した高機能なツールで、Zoom ミーティングと同じく直感的に操作できます。

Zoomウェビナーの大きな特徴は、「ホスト」のほかに「パネリスト」を指定でき、パネリストだけを表示、あるいはパネルディスカッション形式でのウェビナーが実施可能な点です。視聴者のビデオ・音声は原則表示されず、ホストが許可した場合のみ解除される仕組みのため、プライバシー保護にも有効でしょう。

そのほか、録画・チャット・挙手・Q&A・アンケート機能を備えており、CRM・Facebook・YouTubeなど外部ツールとの連携にも対応しています。

また、レポート出力機能では視聴者の入退出時間や登録情報、Q&Aのやり取り、投票結果、アンケート集計といった情報をリスト化可能です。こういった情報を活用すれば、より視聴者を集めやすい、評判の高いウェビナーを開催できるようになるしょう。

まとめ

新型コロナで増加したウェビナーは、今後も増えるとみられています。しかし、場所や人数の制限を受けにくく、コストを抑えて開催できるといったメリットがある一方で、インターネット環境の整備やコミュニケーションの促進については課題と言えるでしょう。

また、ウェビナーツールの選定には、開催目的や配信形式に合わせて機能・連携可能な外部ツールの確認が必要になります。Zoom ウェビナーは幅広いシーンで利用でき、ウェビナーに必要な機能も充実しているツールです。検討してみてはいかがでしょうか。