クラウドPBXの大きな特徴のひとつが、従来のオフィス電話の機能をスマートフォンから利用できる点です。自宅や外出先でも内線通話や着信の転送などができるようになるため、柔軟な働き方を実現しやすくなります。
この記事では、クラウドPBXをスマートフォンで利用する方法やそのメリット、注意点について詳しく見ていきましょう。オフィスの電話設備の新規導入や見直しを検討している方は、ぜひ参考にしてください。
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スマートフォンからクラウドPBXを利用する方法
クラウドPBXはオフィス電話の機能をクラウドサービスとして提供しており、インターネットに接続された端末であれば、電話機以外からでも利用できます。
スマートフォンからクラウドPBXを利用するには、契約しているクラウドPBXサービスの専用アプリをインストールし、必要な設定を行えば完了です。設定方法はサービスごとに異なるため、各サービスの公式サイトなどで確認してください。
アプリにIDやパスワードを入力してログインすれば、すぐに利用を始められるクラウドPBXもあります。このように、簡単な操作でスマートフォンから会社の電話番号で発着信できるようになるのがクラウドPBXの特徴です。
クラウドPBXを使って通話をするには、インターネット接続が必要です。Wi-Fiまたはスマートフォンのモバイルデータ通信が使える場所でなければ、通話はできません。
スマートフォンで利用できる機能
クラウドPBXを活用すると、従来のオフィス電話機能がスマートフォンからも利用できるようになります。具体的には、次のような機能です。
- 内線通話
- 外線通話
- 着信の転送
- 代表電話番号による発着信 など
さらに、従来のオフィス電話にはない次のような機能を提供するサービスも多くあります。
- 通話履歴の確認
- 通話の録音・確認
- ボイスメール
- 自動音声案内
- 着信時の顧客情報自動表示 など
クラウドPBXはクラウドサーバー上に顧客情報や録音データなどを保存できるため、顧客対応の履歴などを社内で一元管理できるのもメリットです。サーバーに保存された情報は、スマートフォンからいつでも確認できます。
スマートフォンでクラウドPBXを利用するメリット
スマートフォンからクラウドPBXを利用すると、多くのメリットがあります。具体的にどのようなメリットがあるのか、以下で詳しく見ていきましょう。
どこでも会社の電話番号を利用可能
スマートフォンを活用すると、オフィス以外の場所からでも会社の電話番号を使って通話ができるのが大きなメリットです。リモートワークや外回り中でも、社内のメンバーや顧客とスムーズに連絡が取れます。
着信の転送も可能なため、「オフィスで受けた着信を外出中の社員のスマートフォンに転送する」といった使い方も可能です。特に外出の多い営業部署にとっては、重要な電話を取り逃がさず機会損失を防げるのは魅力でしょう。
専用機器が不要でコスト削減
クラウドPBXはインターネットに接続された端末であれば、電話機以外からも利用できます。そのため、すでに業務で使用しているパソコンやスマートフォンがあるなら新たに電話機を購入する必要はなく、導入コストの削減が可能です。
また、自社専用のPBXの構築や電話回線の工事が不要なため、初期投資や保守にかかるコストも大幅に削減できます。
専用の電話機が不要で、利用シーンに応じて最適な端末を選んで使用できるのもクラウドPBXの特徴です。同じアカウントでログインすれば複数の端末で同じ電話番号を利用でき、「外出中はスマートフォン、オフィスではパソコンを使う」といった使い分けも可能です。
簡単な設定で導入が迅速
クラウドPBXをスマートフォンから利用する際に必要なのは、専用アプリのインストールとログインのみです。スマートフォンの設定を社員に任せられるため、迅速な導入が可能で、IT管理者の負担軽減にもつながります。
管理者側も指定の手順に従って初期設定を行うだけで、特別な技術や知識がなくても導入が可能です。また、PBX本体の管理やメンテナンスをサービス事業者に任せられるのも、IT管理者にとって大きなメリットでしょう。
柔軟なワークスタイルに対応
クラウドPBXによって自宅や外出先でも電話対応ができるようになれば、リモートワークやハイブリッドワーク、在宅勤務など多様なワークスタイルに対応できます。それぞれの社員の希望を叶えやすくなり、社員満足度の向上にもつながるでしょう。
例えば「テレワークを導入しているものの、電話対応のために交代で出社している」という企業も多いのではないでしょうか。スマートフォンからオフィス電話を利用できれば、電話対応のためだけに出社する必要はなくなります。
内線通話の利便性
クラウドPBXを導入すると、スマートフォンから内線通話が利用可能になります。内線通話は通話料金が発生しないため、社内のコミュニケーションにかかるコストを抑えられるのもメリットです。
通常は、オフィスから外出中の社員のスマートフォンに電話をかけると、外線通話となるため通話料金が発生します。一方、スマートフォンで内線通話ができるようになれば、どこにいても社員同士の通話が無料で行えます。
また、ひとつの内線番号でどこにいても通話ができるのもメリットです。オフィスの電話番号とスマートフォンの電話番号を分けて管理する必要がなく、「オフィスの内線番号にかけたが外出中だったため、スマートフォンの番号にかけなおす」といった手間がかかりません。これにより、コミュニケーションの効率化も期待できます。
スマートフォンでクラウドPBXを利用する際の注意点
スマートフォンからクラウドPBXを利用する際は、次の2点に注意してください。
- インターネット依存度
- セキュリティ対策
それぞれの注意すべきポイントについて、以下で解説します。
インターネット依存度
クラウドPBXは、インターネットに接続しなければサービスを利用できません。また、インターネットに接続していても、通信が不安定な場合には音声が途切れたり、遅延したりして通話品質が損なわれる可能性があります。
スマートフォンからクラウドPBXを利用する際には、安定したインターネット環境が必須です。無料トライアル期間を設けているクラウドPBXもあるため、実際に利用が想定される場所や時間帯で通話品質を事前に確認することをおすすめします。
セキュリティ対策
クラウドPBXを含め、クラウドサービスを利用する際にはセキュリティ対策が不可欠です。不正アクセスや通話の盗聴を防ぐため、しっかりとしたセキュリティ対策を講じているクラウドPBXを選びましょう。通信の暗号化や多要素認証、IPアドレス制限といったセキュリティ機能を備えているサービスなら、セキュリティリスクを軽減できます。
また、次のようなルールを設け、セキュリティ対策について社員に周知徹底することも大切です。
- 業務端末をフリーWi-Fiに接続しない
- IDやパスワードを適切に管理する
- 業務端末の紛失や盗難が発生した場合は速やかにIT管理者に連絡する
- スマートフォンのOSを常に最新の状態にアップデートする など
まとめ
クラウドPBXをスマートフォンから利用すると、オフィス以外の場所からも会社の電話番号で発着信ができます。柔軟な働き方の実現や業務効率化などにつながるため、これからオフィスの電話設備の導入や切り替えを予定している場合は、クラウドPBXを選択肢に加えてみてはいかがでしょうか。
なお、クラウドPBXの導入時には通話品質とセキュリティ対策に注意してください。しっかりとしたセキュリティ対策が講じられているサービスを選び、可能であれば無料トライアルで通話品質を事前確認するのがおすすめです。
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