テレワークで日本を変える|Web会議・テレビ会議(TV会議)のブイキューブ

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テレワークとは

テレワークのイメージ

テレワークとは、「tele=離れた場所」と「work=働く」を合わせた造語であり、ICT(情報通信技術)を活用した場所や時間にとらわれない柔軟な働き方のことです。

これは、これまでのオフィス中心の働き方に加え、在宅勤務やモバイルワークなどの「働き方の選択肢」を広げることにより、社員の働き方の質を高め、「働き方改革」を実現するためのアプローチです。

企業にとっても、これまで介護や育児の事情で通常勤務が難しい人材や、遠隔地の人材などが活躍できる場を設けることにより、優秀な人材を確保しやすくなるなどのメリットをもたらします。

ここでは、テレワークのあり方やメリット、そして、ICTを通じてテレワークで発生する課題を解決する方法などを紹介します。

テレワークの形態

厚生労働省によると、テレワークの形態には次の3種類がある※1としています。

  • 在宅勤務
  • モバイルワーク
  • サテライトオフィス勤務(施設利用型勤務)

※1 出典:厚生労働省「テレワークではじめる働き方改革(全体版)」P.7

在宅勤務のイメージ

1.在宅勤務

在宅勤務とは、自宅を就業場所とし、会社とはパソコンとインターネット・電話・FAXで連絡をとる働き方です。

通勤や顧客訪問などで外出することがなく、時間を有効に使うことができるため、介護や育児など家庭の事情で家から長時間離れることができない社員の就労が可能となり、優秀な人材の介護離職や育児離職を未然に防ぐことができます。

また、通勤にかけていた時間がなくなり、私生活の時間にもゆとりがうまれ、社員のワークライフバランス向上にも寄与します。

モバイルワークのイメージ

2.モバイルワーク

モバイルワークとは、顧客先や移動中に、パソコンや携帯電話を使って会社と連絡をとる働き方です。

営業職などの外回りが多い職種にメリットが多く、アポイントの間のスキマ時間に、カフェなどでメールや資料をまとめたり、営業車でWeb会議に参加したりなど、帰社すること無くスケジュールをこなすことができるため、無駄な移動時間を削減できます。

結果、顧客対応速度が上がり、顧客満足度の向上につながるなど、副次的な効果も見込めます。

サテライトオフィス勤務のイメージ

3.サテライトオフィス勤務(施設利用型勤務)

サテライトオフィス勤務とは、勤務先以外のオフィススペースでパソコンなどを利用した働き方です。サテライトオフィス勤務には、自社やグループ会社専用として支店や営業所などに設置される「専用型」と、複数の企業がシェアして利用するシェアオフィスやコワーキングスペースなどと呼ばれる「共用型」があります。

勤務先よりも自宅に近い場所にサテライトオフィスを設けて通勤時間を削減したり、遊休施設や空き家などを活用して、地方創生への活用が期待されています。

テレワークのメリット

テレワークのメリットのイメージ

テレワークの実施は、働く社員だけでなく、企業にも多くのメリットがもたらされます。
最も顕著なのが「人材の確保・育成」です。前述のように、社員が働きやすい環境を用意することにより、家庭の事情で働けなくなった人材の雇用継続が期待できます。

副次的にもたらされるメリットには、「業務プロセスの革新」や「事業運営コストの削減」が挙げられます。
前者は、テレワークの導入にあたって業務の洗い出しや分担を見直すことで非効率な業務の特定やネットワーク上での情報共有が進み、業務効率化が実現するケースです。後者は、通勤費や出張費の削減・拠点の統合や廃止にともなう効率化で、コストが削減されるケースです。
厚生労働省※2によると、どちらのケースも、導入企業の約2割が業務プロセスの革新や事業運営コストの削減に成功しています。

また、自然災害などのBCP対策として、平常時からテレワークを積極的に行うことで社員をテレワークに慣れさせ、いざという時でも事業継続性を担保できるように導入するケースも見受けられます。

※2 出典:厚生労働省「テレワークではじめる働き方改革(全体版)」P.14

テレワーク導入を阻む5つの課題

総務省の調査※3によると、テレワーク導入企業の半数近くが、導入時の課題を下記のように挙げています。

  • 適正な労務管理
  • 適正な人事評価
  • 社員同士のコミュニケーション
  • テレワークに対応した社内制度作り
  • 情報セキュリティの確保

これらの課題は、一見解消が困難のように思われます。しかし、これらの課題の多くは、Web会議をはじめとしたICTの活用により、容易に解消することが可能です。

※3 出典:総務省「地方創生と企業におけるICT利活用に関する調査研究≪調査報告書≫」P.85

適正な労務管理のイメージ

1.適正な労務管理

テレワーク導入時、気になるのが適切な労務管理です。
シンプルな管理方法としては、始業・終業タイミングで上司にメールを送信したり、グループウェアのログを元に管理する方法です。しかし、自宅で作業する自宅勤務型のテレワークでは、勤務時間とプライベートな時間の区別がしづらく、上司が把握することは困難です。

そこで、一つの解決方法としてあげられるのが、Web会議システムです。オフィスとテレワーカーをWeb会議システムで常時接続すれば、双方の状況を映像で確認できるようになるので、上司はテレワーカーの勤怠状況を適切に把握することができます

適正な人事評価のイメージ

2.適正な人事評価

労務管理と同じく、人事評価も管理する上司にとっては悩みの種です。
テレワーカーの仕事上の成果を評価することはできても、そのプロセスが見えづらくなり、評価がしにくくなります。

その解決のアプローチとして、前述と同じくWeb会議システムの導入があげられます。映像で常時接続した状態でオフィスとテレワーカーをつなぐことができるので、業務状況を簡単に把握でき、適切な人事評価の一助となります。

また、テレワーカー側も自分の仕事ぶりを上司に見てもらえるため、人事評価に対する不安を解消できるメリットがあります。

社員同士のコミュニケーションのイメージ

3.社員同士のコミュニケーション

同一のオフィスに居ないテレワーカーにとって、業務上支障をきたしやすいのが、社員同士のコミュニケーション手段です。

報告や連絡などはメールでのやり取りが適しており、何気ない社員同士の会話・上司への相談などは、双方向での交流をしやすいチャットツールが、複数人で行う会議などにはWeb会議が適しています。

シーンに応じて最適なツールが使える環境の構築が肝要です。

テレワークに対応した社内制度作りのイメージ

4.テレワークに対応した社内制度作り

テレワークの導入には、既存のオフィス勤務を想定した就業規則や人事評価制度をはじめとしたこれまでの社内制度を、一部改定する必要が出てきます。

テレワーカー自身だけでなく、テレワーカーを労務管理する上司や連携して業務にあたる社員についても、業務上支障が出ないように業務プロセスの見直しが必要となります。

情報セキュリティの確保のイメージ

5.情報セキュリティの確保

テレワークの実現に大きな壁となるのが、情報セキュリティの確保です。
自宅パソコンに業務ファイルを入れることや、会社の共有フォルダにアクセスさせることは、セキュリティポリシー上、許諾していない会社が多いためです。

この解決策として、社内の業務ファイルを社外に持ち出さずに、社外からアクセスするためのツールとして、リモートデスクトップや仮想デスクトップなどがあります。

リモートデスクトップは、オフィスにある自席のPCに外部からアクセスする方法です。1ユーザから導入が可能で、安価に導入ができることがメリットです。
一方の仮想デスクトップは、社員のPCのデスクトップをサーバ上に構築し、アクセスする方法です。均一的なポリシー管理が可能ですが、導入コストが増大しがちというデメリットを抱えています。

ブイキューブが提供するテレワーク実践例

地方創生

コストメリット

Web会議「V-CUBE ミーティング」でリアルタイムにコミュニケーション。都市圏と遠隔地の距離の差をまったく感じることなく、地域事業の活性化に貢献。

メリット

  • 場所を選ばない働き方で、様々な地域のニーズに対応
  • 移動が必要ないためコストメリットも
  • 地方オフィスとの打ち合わせも簡単で頻度も向上に

在宅勤務のワークスタイルを促進

コストメリット

Web会議「V-CUBE ミーティング」で本社と在宅勤務中の社員とをつなげば、状況を関係者間でリアルタイムかつ正確に共有できます。

メリット

  • ワークライフバランスの改善。モチベーションの向上
  • 子育てや介護等の理由で通勤できない優秀な社員の確保
  • 通勤によるストレスの軽減、通勤時間などの削減

本社と現場をつないで遠隔会議

コストメリット

Web会議「V-CUBE ミーティング」で本社と現場をつなげば、状況を関係者間でリアルタイムかつ正確に共有できます。

メリット

  • 打ち合わせのために移動する必要なく、時間を効率的に活用
  • 現場の状況を映像と音声、資料の共有で具体的かつ正確に把握
  • リアルタイムに情報共有と意見交換ができるので、判断や意思決定が迅速に

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