0から学ぶテレワーク！意味やメリット、導入事例まで徹底解説

働き方改革やワークライフバランスの充実を目指し、時間や場所を問わないテレワークを勤務制度として導入する企業が増加しています。

日本でも2020年3月あたりから猛威をふるい始めた感染症蔓延の影響を受け、実際に人との接触を避けたワークスタイルであるテレワークの需要も高まっており、パーソル総合研究所が行った調査によると、緊急事態宣言後の正社員のテレワーク実施率が倍増したというデータも記録されました。

2020年7月現在、コロナ禍の影響やさまざまな社会情勢を受け、「働き方の常識」は大きく変わりつつあります。

実際にTwitter Japanはコロナ禍をきっかけに在宅勤務を開始しましたが、2020年9月までオフィスを閉鎖するとともに、従業員が望めば継続して在宅勤務を可能とする方針を示しました。

またGoogleでも同様に、マネジメント層など一部以外の従業員には、少なくとも2020年末までテレワークを推奨すると表明しています。今後も同様の動きを見せる企業は増えていくことでしょう。

そこで本記事では、人材確保のしやすさや生産性向上など、従業員側にも経営者側にもさまざまなメリットを期待できるテレワークについて、概要から企業事例、また導入ステップまで丁寧に解説していきます。

働き方の実践！「ゼロから学べるテレワーク導入完全ガイド」

働き方改革が始まり、「何から手をつければ良いかがわからない……」そうお困りの企業担当者さまも多いことでしょう。そのような課題解決の一手として導入を検討していきたいのが、テレワークです。

テレワークの導入には以下のようなメリットがあります。

• 災害や感染症の蔓延時にも通常と同じように業務を継続できる
• 通勤や移動の時間を有効活用し、大幅なコスト削減につながる
• 地方や海外にいる優秀な人材をスムーズに確保できる

自社の働き方改革を成功させるため、ぜひ「ゼロから学べるテレワーク導入完全ガイド」をご参考ください。資料は無料です。

テレワークとは

テレワークとは、「tele=離れた場所」と「work=働く」を合わせた造語であり、ICTツールを活用し、場所や時間にとらわれない柔軟な働き方のことを指します。

一般的にオフィス以外の場所で働く形態は「テレワーク」と呼ばれていますが、厳密には以下3つの言葉に分けられます。

1.在宅勤務

自宅に居ながら、オフィスで働く社員とICTツールやインターネットで連絡を取り合い行う働き方です。「テレワーク」の中でも最もメジャーであるといえます。

通勤や顧客訪問などで外出する必要がないため、従業員のプライベートな時間の充実や、育児や介護など家庭の事情で長時間オフィスでの勤務ができない従業員の就労も可能になるでしょう。

2.モバイルワーク

自宅に限らず、移動中やクライアント先などの場所を問わない自由な働き方です。一般的には自社オフィス以外の場所を指し、リモートワークと呼ばれることもあります。

例えば営業職は外回りなどオフィス以外での業務が多い職種ですが、モバイルワークを採用することで、アポイントのスキマ時間を使って資料をまとめたり、営業車でWeb会議に参加したりなどといったメリットが生まれます。

3.サテライトオフィス勤務（施設利用型勤務）

サテライトオフィスとは、自社の本部やオフィスから離れた郊外などに設けられる小さなオフィスのことです。通常のオフィスとは違い一時的な利用を目的としているため、社内LANが使えるスポットオフィスや、レンタルオフィスなどが例に挙げられます。

テレワークの形態、企業の課題別で導入ケースをさらに詳しく知りたい方は、関連記事「『テレワーク』の指す働き方とは?　シーン別の導入ケースとともに解説」も合わせてご覧ください。

テレワークが注目される背景と現状

テレワークを導入する企業は、年々増加傾向にあります。

令和2年に総務省が発表した「令和元年度　情報通信白書」によると、令和元年9月時点でテレワークを導入している企業は20.2%でした。平成30年度では19.1%であり、ここ数年で数値が上がっていることが分かります。

コロナ禍の影響でテレワークの継続的な実施を行おうとしている企業も数多くありますが、それ以上に全国的なテレワークの実施によって、コストメリットなどさまざまな長所に気づいた人々が一定数以上居るために、今後はさらにテレワーク需要が高まっていくと予想できるのではないでしょうか。

それでは、なぜ日本でこれほどテレワークが注目されているのか、その具体的な背景を見てみましょう。

1.働き方改革の推進

まず、働き方改革の推進が最も大きな要因といえます。

テレワークもアベノミクスの成長戦略として日本を救う新しい働き方の一つに掲げられたり、総務省が率先してテレワークの相談窓口・助成金を設けたりと、国を挙げて推奨されている施策です。仕事をする場所を選ばないテレワークは、まさに労働環境の改善など企業への課題にアプローチできる一策といえるでしょう。

参考：厚生労働省「働き方改革推進支援助成金（テレワークコース）」

経済産業省「IT導入補助金」

総務省「総務省令和２年度 テレワークマネージャー相談事業」

東京都「はじめてテレワーク（テレワーク導入促進整備補助金）」

2.人材不足

現在の日本では少子高齢化と人口減少に伴い、多くの企業、とりわけ中小企業にとっては人材不足の状況にあります。2019年に発表された実際の調査*によると、「人材が不足している部門がある」と回答しているため、喫緊の課題であることは間違いないでしょう。

しかし、テレワークでは働く場所を問わないため、地方在住者、また身体的な事情で外に出ることが困難な人々、さらには海外人材の獲得にもつながり、今までアプローチできなかった層にも間口を広げることができます。

*参考：エン・ジャパン株式会社「『企業の人材不足』実態調査」

3.感染症蔓延による「新しいテレワーク活用」の拡大

感染症蔓延に伴う外出自粛より、対面での接触が困難になりました。しかし、今までにはあまり見られなかったテレワークの「新しい活用方法」が見出されたことによって、ますますテレワークの新しい可能性に注目を集めている側面があります。

例えば医療現場。「オンライン診療」がテレワークを応用した一例です。医師と患者双方が病院・診療所に出向かなくても在宅で診察が行えるため、感染の心配がなく、双方にとってメリットといえるでしょう。

また、法的な制約はありますが、「バーチャル株主総会」も昨今では注目を集め始めました。経済産業省が「ハイブリッド型バーチャル株主総会の実施ガイド」を策定したことにより、現行の法律では厳しいとされていても今後行えるようになる可能性が浮上しています。

以上のように、コロナ禍という大きなターニングポイントによって、テレワークを応用した形で活用できる勤務形態が登場しているといえます。

テレワークのメリット

ここ数年間で徐々に全国規模で広まっているテレワーク。「人材不足を解消したい」「現在の勤務制度に限界を感じる」「もっと業務効率を上げたい」、そのような課題解決に導くテレワークには、具体的にどんなメリットがあるのでしょうか。

1.生産性の向上

テレワークのメリットで最も強調されるのが、「従業員の生産性向上」です。テレワークは時間や場所を選ばないため、限りなく自分のライフスタイルに合わせて仕事を行えます。

特に都心部では満員電車など、ベッドタウンから毎朝時間をかけて出勤する従業員のストレスは多大でしょう。しかしテレワークを導入することによって、納期さえ守れば自分のペースで働くことが可能になるため、ストレスを軽減できる側面もあります。結果的に従業員のモチベーションが上がり、組織の生産性向上に貢献できるといえます。

2.コスト削減

テレワークを採用すると、従業員の交通費やオフィスコストの削減に繋がります。

都市部にオフィスがある場合、遠距離通勤をする従業員が多くを占めるでしょう。毎月の通勤手当を支給する必要がなくなると、かなりのコスト削減になるといえます。

また、自社内でテレワークを行う従業員が多くなれば、オフィスに出社する人員が減少することで、電気代・印刷代の節約にもなります。

場合によってはオフィスを解約、あるいは賃料が安く小規模なオフィスへの移転もできる、というケースもあるでしょう。

実際にLAPRAS株式会社ではコロナ禍を受け、「対面でもテレワークでも生産性は変わらない」としてオフィス解約を行いました。その結果、光熱費や賃料含め、月数百万円かかっていたコストを削減できたそうです。

3.多様な人材の確保

人材確保は、多くの企業にとって喫緊の課題です。しかしテレワークの導入で地方や海外でも働けるようにすることで、オフィスに出社できる圏内の人材だけではない多様な働き手の確保に繋がります。

また、都市部の企業が地方にサテライトオフィスを作ることによって地方人材を獲得する「ふるさとテレワーク」が総務省によって行われており、新たなビジネスの獲得にもなり得るといえるでしょう。

4.事業継続性の向上（BCP対策）

地震や大型台風、2020年に世界中を騒がせた新型感染症など、予期せぬ巨大な自然災害が起こることは今後も十分に有り得ます。

その場合、公共交通機関をはじめ多くのインフラがストップし、オフィスに出社できなくなる、また最悪の場合にはオフィス自体の損失に繋がるかもしれません。

そのような「万が一」が発生した際、テレワークは事業継続性を確保できるという面で非常に役立ちます。オフィスに出社せずとも自宅などで業務を継続できる環境を整えておくことで、今まで通り事業を継続することができ、また日頃から遠隔で連絡ができるツールがあれば従業員の安否確認もできます。

テレワークのデメリット

多くのメリットをもたらす一方で、テレワークには「導入の障壁」ともいうべきデメリットがあります。

ただし、それらのデメリットは「適切なICTツールの導入」で解決できるといえます。デメリットとその解決策を合わせて紹介します。

1.情報漏えいのリスクが高まる

テレワークの実現上最も大きな壁となるのは、情報漏えいのリスクが高まることでしょう。自宅だけではなく、カフェやコワーキングスペースなど公共の空間で仕事をする従業員も出てくるかもしれません。

また、不注意による盗難で機密情報を紛失してしまう事件も各地で発生しており、パソコンを外部に持ち出すことの危険性も指摘されています。

▼解決策

フリーWi-Fiに接続する危険性の周知や、第三者からの覗き見を注意させるなど、従業員全員の危機意識を高めましょう。

また、社内の業務ファイルを自分のパソコンなど社外に持ち出さずに、オフィスにある自席のPCに外部からアクセスするリモートデスクトップや仮想デスクトップの活用があります。

その他、総務省の「テレワークセキュリティガイドライン」を参照するのもおすすめです。

2.適正な労務管理が難しくなる

テレワーク導入時、多くの企業担当者が心配するのが「適切な労務管理」です。

テレワークでは従業員が働いている姿を見ることができないため、労務管理が難しくなってしまうのです。同時に、上司の目がないことでサボりをする従業員も居ないとは限りません。そのため、さまざまな工夫を行う必要があります。

▼解決策

シンプルな管理方法としては、始業・終業タイミングでメールを送信したり、「勤怠管理システム」と呼ばれる労務管理ツールを使い、オフィスと同じようにタイムカードで打刻したりする方法があります。

多くの勤怠管理システムには打刻管理だけではなく、休暇の申請や、法定労働時間を超過しそうになった場合のアラート機能などが搭載されているものも多くあります。

3.社員同士のコミュニケーションが取りにくくなる

同一のオフィスに居ないテレワーカーにとって業務上支障をきたしやすいのが、社員同士のコミュニケーションです。

対面では行えていた何気ない雑談ができなくなる上に、会話手段がチャット中心になるため、ニュアンスや表情で相手に「分かってもらう」コミュニケーションを行うことが困難になってしまいます。 そのため、従来よりも部下や同僚のマネジメントがしにくくなったり、チームワークが低下してしまったりということも考えられるでしょう。

▼解決策

従業員同士のコミュニケーションロスを防ぐための施策として、「ビジネスチャットツール」の導入を検討しましょう。ビジネスチャットツールはメールよりもカジュアルなコミュニケーションを可能にし、堅苦しくないやり取りを継続できます。

また、会議や重要な報告はWeb会議システムを使って、相手の顔を見ながら話すのが良いでしょう。チャット・遠隔会議というICTツールの組み合わせによって、限りなく対面に近い感覚を共有することができます。

さらに、空間共有をして常に勤務状況を繋いでおくのも同僚の顔を見られる安心感があり、普段と変わらない環境に近づけられるかもしれません。

上記の図は、弊社ブイキューブのテレビ会議システム「V-CUBE Box」を利用して空間共有を行っているシステージ株式会社の事例です。本社オフィスの様子とサテライトオフィスの様子をV-CUBE Boxで繋ぐことで、きわめて緻密なコミュニケーションが取れているといいます。

シーンに応じて、最適なツールが使える環境の構築が重要であるといえるでしょう。

※「V-CUBE Box」は2021年12月で販売終了しました。なお、会議室据え置き型のWeb会議システムとしては「Zoom Rooms」を販売しております。

4.テレワークのための就業規則など、社内制度を改める必要がある

テレワークは従来と違った働き方である以上、既存のオフィス勤務を想定した就業規則や、人事評価制度をはじめとしたこれまでの社内制度を一部改定する必要が出てきます。

テレワーカー自身だけでなく、テレワーカーを労務管理する上司や連携して業務にあたる社員についても、業務上支障が出ないように業務プロセスの見直しが必要となります。

▼解決策

例えばオフィスでの勤務とテレワークの間で労働時間制度が同じであれば就業規則の必要はありませんが、通信費用などを従業員側が負担する場合は、就業規則の変更が必要になってきます。

厚生労働省が発行しているパンフレット「テレワークモデル就業規則～作成の手引き～」では、テレワークを導入する企業に向けて詳しく就業規則の例が示されています。詳しく知りたい方はこちらをご覧ください。

テレワーク導入に必要な5種類のICTツール

テレワークのデメリットは、ICTツールの活用によって最大限解決できます。

そこで、ここでは「Web会議システム」「ビジネスチャットツール」「勤怠管理システム」「グループウェア」、そして出社しなくても捺印などを行える「電子署名ツール」について簡単に紹介します。

Web会議システム

Web会議システムは、インターネット上で相手と顔を合わせ、臨場感のあるコミュニケーションを行えるICTツールのことです。上記のイラストのように、違う拠点に居る従業員だけではなく、同じ拠点にいる従業員同士でもWeb会議システムを使うことで、会議室が不要になるといった副次的な効果もあります。

Web会議システムなら、安心・安全・高品質 の「V-CUBE ミーティング」で

V-CUBE ミーティングは、導入実績5,000社以上のブイキューブが提供するWeb会議サービスです。

専用アプリをダウンロードする必要がなく、Webブラウザのみで使用可能。またWeb会議の参加者も招待URLを1クリックするだけで参加することができます。

導入と運用の容易さから、ベンチャーから官公庁、大企業など企業規模や業種を問わず、国内の多くの企業で採用されています。

▼関連記事 無料Web会議おすすめ6選を徹底比較！ブラウザ対応から有料との違い

勤怠管理システム

勤怠管理システムには、「勤務時間の記録ができる」「従業員の作業状況が分かる」「休暇申請・工数管理などが行える」といった、面倒な労務管理を一括自動でできる機能が備わっています。

グループウェア

グループウェアとは、複数人のチームでの業務を効率化するツールです。グループウェアにもメールやスケジュール管理、ワークフロー共有、ファイル共有などの機能があり、上手く活用すれば社内の情報共有や業務連絡など、さまざまなコミュニケーションがスムーズになります。

社内メンバーのスケジュールをお互いに共有したり、特定のスケジュールにアサインされたメンバーでグループチャットを組めたりと、テレワークにおいても対面と同じようにチームワークを絶やさず業務にあたることができます。

電子契約ツール

テレワークを導入したものの、「書類に印鑑を押すために出社しなければならない」という企業は少なくありません。そこで、「インターネット上などで全て締結を行える契約書」を作成できる電子契約ツールの導入が必要です。

2000年に電子署名法が制定されて以来、一定の用件を満たせば、決して紙と印鑑でなくとも電子上での契約が可能になりました。

「はんこ文化」が根強い日本では未だにあまりメジャーではないように思えますが、現在ではさまざまな電子契約ツールが普及しているため、テレワークの効果を最大限に活用するには必要不可欠と言ってよいでしょう。

V-CUBEミーティングで、実際にテレワーク導入を成功させた企業事例2選

実際にICTツールの活用で、どのように企業がテレワーク導入を成功させたのか、テレワーク推進担当者の方にとっては気になるポイントだと思います。

本章では「ブイキューブ導入事例」から、弊社のWeb会議システム「V-CUBE ミーティング」を導入し、テレワークを成功に導いた企業事例を2つ紹介します。

都市部とサテライトオフィスの拠点同士を繋ぐことで、地方創生だけでなく自社のコミュニケーション活性化にも成功

人事評価のコンサルティングを行う株式会社あしたのチームでは、もともと地方人材の獲得が課題でした。

そこで、徳島県三好市にサテライトオフィスを設け、地方創生とともに優秀な地方在住者の人材雇用もスタートさせました。その際に役立ったのが、V-CUBE ミーティングを使って実施した、東京本社とサテライトオフィスとの「空間共有」です。

会議や打ち合わせだけではなく日常的にV-CUBE ミーティングで空間を繋ぐことで、直接顔を合わせたことのない人同士でもそれほど距離感を感じることなく、スムーズなコミュニケーションを実現。その結果、地方でのテレワークを成功させた事例といえるでしょう。

「働くママ」たちの課題を解決するためV-CUBE ミーティング中心のコミュニケーションを行い、ほとんどの業務を在宅に

「子育てママ」を中心として企画から運用までを行う株式会社ママグロースハッカーズでは、「時間の制約が多い」「業務以外でのつながりがない」など、子育てを行う母親が多い企業ならではの課題を抱えていました。

テレワークの導入とともに、きめ細かなコミュニケーションを取るためにV-CUBE ミーティングの運用を開始。すると、「顔を合わせる機会はなくても”会っていない感”はない」状態になり、スムーズにテレワークを運用できたといいます。

また、同社ではこのようにツールを使いながらテレワークを進めていったところ、「子どもが学校から帰ってくるまで」「習い事に行っている間」など、仕事をスキマ時間で行えるようなレベルの高いテレワーク体制も整っているそうです。

詳しくは導入事例ページをご覧ください。

【入門】テレワークはどのように導入すればよいのか？

実際にテレワーク実現を成功させた企業事例を見ていただくことで、テレワークが具体的にどのような効果をもたらすか、のイメージが掴めたのではないでしょうか。

最後に、「実際にテレワークを導入するにはどのようなステップを踏めば良いか」という点について簡単に説明します。

STEP1：自社の課題を明確にする

最初に行うべきは、「自社のニーズを洗い出し、解決すべき課題を明確にする」ということです。つまり、「何のために自社でテレワークを実施するのか」とも言い換えられます。

テレワークの目的は一つではなく、「ワークライフバランスの充実」「人材不足の解消」「業務効率の向上」など、自社によってさまざまです。最初の段階で社内でテレワーク実施目的を明確にしておかなければ、テレワークを導入したところで想定していた良い効果が見られず、徒労に終わってしまうこともあるでしょう。

また、この時点で自社全体を俯瞰し、「そもそもテレワークが自社に必要か」という視点も含めるようにしましょう。

STEP2：テレワークの導入範囲を決定する

テレワークは必ずしも全社一斉に導入する必要はありません。まず優先すべき部署、あるいは人員を決め、試験的にテレワークを実施する体制を整えるのが良いでしょう。

ただ、テレワークは事務職、営業職、サポート職、研究職等さまざまな部署で行うことが可能であるため、業務単位で、あるいは育児・介護中の従業員のみ、というように対象を絞ることをおすすめします。

STEP3：必要なICTツールを検討する

テレワークの導入範囲が決まったら、テレワーカーとの連絡に必要なICTツールの導入を比較・検討しましょう。

前章で紹介したWeb会議システム、勤怠管理システム、ビジネスチャットツールは、スムーズなコミュニケーションや適切な労務管理にはまず必須であるといえます。

ブイキューブの資料「テレワークに必要なICTツール完全比較ガイド」では、数多くあるICTツールを性質・目的別に徹底比較して紹介しています。「ツールの数が多すぎてどれを選んで良いか分からない」という方には最適な資料であるため、ぜひ合わせてお読みください。本資料のダウンロードはどなたでも無料で行えます。

STEP4：テレワーク導入のスケジュールを決定する

以上のステップが完了したら、次は実際にテレワークを導入するスケジュールを年間で検討します。考慮するべきポイントは下記の6つです。

STEP5：実際に運用を開始し、改善点を洗い出していく

実際にテレワークを実施した後は、テレワーカーの意見も聞きながら改善点を適宜洗い出し、改善していきましょう。

その際、当初のテレワーク導入目的と照らし合わせ、「導入目的は達成できたか」という視点を持つことが肝要です。

▼さらに細かく知りたい方はこちら

STEP6：テレワークに関連した助成金制度の活用も検討する

具体的に自社でテレワークの試用を終え、どのように実施するかが決定したら、自社の導入コストを削減できる助成金・補助金制度の活用も検討してみると良いかもしれません。厚生労働省、経済産業省、東京都をはじめとして、国や複数の自治体では、中小企業を対象としたテレワーク導入への助成金・補助金制度を実施しています。

例えば厚生労働省の「時間外労働等改善助成金（テレワークコース）」や、経済産業省の「IT導入補助金」を活用することで、導入コストに悩む中小企業担当者の方でもテレワーク導入へのハードルが低くなることでしょう。

まとめ｜テレワークは働き方の常識を変え、未来に必須の勤務手段になる

テレワークは時間や場所を問わない柔軟な働き方であり、従業員一人ひとりのワークライフバランスの充実にも貢献します。

総務省が毎年行っている「テレワーク先駆者百選」で紹介されている事例のように、実際にテレワークで業績を伸ばしている企業は数多く、またテレワークのような柔軟な働き方ができる制度が整っていることは、新卒市場においても企業に求める条件のひとつとして重視される傾向にあります。

避けられない人材不足の現状にある昨今、いかに少ない人数で・いかに効率的な手段でビジネスを進めていくかという視点は必須といえます。テレワークは、そのような効率化の手段に大きく貢献するでしょう。

• テレワーク環境の整備
• テレワークに最適なツール：Web会議サービス「V-CUBE ミーティング」の詳細はこちら

働き方の実践！「ゼロから学べるテレワーク導入完全ガイド」

働き方改革が始まり、「何から手をつければ良いかがわからない……」そうお困りの企業担当者さまも多いことでしょう。そのような課題解決の一手として導入を検討していきたいのが、テレワークです。

テレワークの導入には以下のようなメリットがあります。

• 災害や感染症の蔓延時にも通常と同じように業務を継続できる
• 通勤や移動の時間を有効活用し、大幅なコスト削減につながる
• 地方や海外にいる優秀な人材をスムーズに確保できる

自社の働き方改革を成功させるため、ぜひ「ゼロから学べるテレワーク導入完全ガイド」をご参考ください。資料は無料です。

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よくある質問

Q：テレワークと在宅勤務は同じですか？

A：テレワークは「在宅勤務」「モバイルワーク」「サテライトオフィス勤務」の3つの働き方を指す言葉であり、場所や時間に縛られることのない働き方です。

Q：テレワークを導入するとどのようなメリットがありますか？

A：生産性の向上やコスト削減、採用力の強化、事業継続性の向上など、多くの課題をテレワークで解決できます。

Q：テレワークの導入には何が必要ですか？

A：遠隔でのコミュニケーションを取るためのWeb会議システムやビジネスチャットツールは必須と言えます。その他にも勤怠管理システムやグループウェア、電子契約ツールなどを導入することで、より日々の業務が効率化できるでしょう。

Q：テレワークによるデメリットはありますか？

A：情報漏えいの危険やコミュニケーションの不足などが挙げられますが、規則の整備や、ツールを用いた管理によって解決可能です。

Q：どのように導入を進めればよいのでしょう？

A：課題の明確化や導入範囲の決定、ツールの検討などステップに基づいて導入を進めることで、スムーズな導入が可能です。