Zoomを活用して新しい働き方を実現。
目指したのはリアルを超えたコミュニケーション。

各自バラバラに利用していたWeb会議システム

Zoom ミーティング導入前の課題について教えてください

志水氏　当社は「Zoom」の導入前から一般的なWeb会議システムを活用していましたが、各自の利用するWeb会議システムがバラバラのため会議運用のルールも統一されておらず、顧客との会議もスムーズではありませんでした。また、会議で共有したいデータを事前にサーバーにアップロードするなどの手間がかかっていて、とても不便でした。

Zoom 選定のポイントを教えてください

志水氏　本社と各オフィス、さらに顧客とレベルの高い情報共有を行うために、ワンオペレーションで高画質・高音質なWeb会議を途切れることなく常に安定した環境で行えること。さらに、すでに構築されているマーケティングシステムや業務ツールと連携して効率的に活用できるかが、選定のポイントでした。

画面共有で業務スピードが大幅にアップ

導入してどんな感想をお持ちになりましたか？

志水氏　実際に使ってみると、非常にスマートに使用でき、我々が通常行っているオンラインならではの仕事のやり方に合致する仕組みが気に入っています。

特にどこに使いやすさを感じますか？

志水氏　画面共有を使い、タブレットに書き込んだ手書きの内容をリアルタイムで共有し、さらにやり取りの中で画面を共有しながら加筆修正することが可能な点です。プロジェクトの業務効率が大幅に改善したと思います。
忙しい制作スタッフは自分のデスクにいたまま、必要なときだけ「Zoomミーティング」に参加しています。デスクで普通にデザインや情報設計をしながら、耳だけお客様との会議に参加。必要なタイミングでPCやタブレットの画面を共有して意見を出すなど、参加者全員のコミュニケーションがスムーズにできています。

宮古島オフィスとのやりとりにも活用されているとか

志水氏　宮古島オフィスの制作スタッフや名古屋本社や東京の営業スタッフと連携しプロジェクトを遂行しています。東京の営業スタッフがクライアントに出向く際、説明が足りない場面では、「Zoom」に接続し、待機している制作メンバーが、随所でアイデアを出すなどフォローすることもあります。

Web会議でコミュニケーションの進化を実感

顧客との打合せもWeb会議が多いのですか？

志水氏　当社のお客様は、比較的中堅・大企業様が多いのですが、お客様とのお打ち合わせには、日頃よりWeb会議をお勧めしています。「Zoomミーティング」IDをメールで共有することで、ワンオペレーションで会議に参加できますので、顧客も不便を感じることなく参加できます。「Zoomミーティング」は高音質・高画質な通信環境により自然な雰囲気で会議が開催できています。

Zoomの導入で仕事のやり方も変化していますか？

志水氏　Web会議のメリットとして、移動時間やコストの削減などが注目されがちですが、私は、コミュニケーションが進化する効果を実感しています。Web会議を活用することで、より人との距離が近くなる、理解が進む、一緒にやっているという感覚を持てることができると思います。
宮古島オフィスは、これらのシステムが上手く機能することを前提に運営しています。クリエイティブ業界には納期の厳しさや残業などの課題があります。美しい自然の中でリフレッシュしながら仕事ができる最適な環境を整備できたらと考えていた時に、セミナーでたまたま訪れた宮古島でご縁をいただきオフィスを開設しました。

東京オフィスに理想の会議室を造られたとか

志水氏　2017年8月に開設した東京オフィスの本格的なテレビ会議室「八角カンファレンスルーム」を造りました。実際に会ったほうがいいという声がまだまだ多い中、おもてなしを含めて、オンラインでの会議がクライアントに失礼にならないよう、より良い環境を考え設計。画質や音質などの機能性だけでなく、できるだけ自然に会話ができるような会議の雰囲気を演出するなど、心理的な面も配慮しました。