オンライン商談にZoomが選ばれている5つの理由と注意点

新型コロナウイルスの影響でテレワークが普及し、「オンライン商談」が増えてきたところも多いでしょう。その中でもZoomを利用することが多いと感じている方もいるかもしれません。

「自社でもオンライン商談ができるか気になる」「よく商談でZoomが利用されている理由を知りたい」

そんな疑問を解消するのが本記事です。

商談におけるオンラインと対面（オフライン）の違い、オンライン商談のメリット・デメリットを理解した上で、なぜZoomが選ばれているのかを理解しておきましょう。

また、実際にZoom導入後には、どのようなポイントに気をつけて商談を行うべきなのか、も解説します。

オンライン商談とは

オンライン商談とは顧客と直接対面せずに、Web会議システムなどを使用して商談を行うことです。従来は顧客のもとへ出向き商談を行うスタイルが一般的でしたが、新型コロナウイルス感染症が拡大してからは商談をオンライン上で行う企業が増えています。

オンライン商談では直接人と対面しないため、感染症対策として有効です。また、感染症拡大をきっかけとして自社や商談先で在宅勤務を導入する企業も多くありました。こういったことからオンライン商談は急拡大しています。

実際に2020年のベルフェイス株式会社の調査によると、52.0％の企業がオンライン商談を導入しており、その約半数が新型コロナウイルス感染症がきっかけとしています。オンライン商談と対面して行う商談で、「成果が変わらない」と答える人も70％を超えている状況です。

オンライン商談は移動時間がかからない、といったメリットもあり、新型コロナウイルス感染症に関する規制が緩んだあとも利用が続くと考えられています。

オンライン商談のメリット・デメリット

対面商談とは、ご提案先へと営業担当が出向き、直接顔を合わせた状態で商談をすることです。特に直接話すことでコミュニケーションがスムーズに進み、信頼の獲得にも繋がりやすいとされてきました。

一方のオンライン商談とは、インターネットに接続されたPCなどを活用して、お互いに離れた場所にいながら行う商談のことです。

対面商談とオンライン商談の違いを掴むために、オンライン商談のメリットとデメリットを説明します。

Zoomオンライン商談のメリット

オンライン商談のメリットは、効率の良い営業が可能になったり、社員研修にも活用できたりするところにあります。

移動時間・交通費の削減

オンライン商談であれば、そもそも提案先へと出向くことがないため、移動時間や交通費のコストを削減できます。

それだけではなく、対面商談で当てていた移動時間を、他の商談に当てることもでき、結果的に商談数の増加に繋がります。

商談の事前準備や見積書作成などに時間を使うこともできるので、一日の中での商談がスムーズになります。スピーディーな対応の結果、成約率が上がる可能性もあります。

感染症予防

新型コロナウイルスの影響でオンライン商談がさらに普及しましたが、感染症予防の観点からもオンライン商談は有効です。

対面して商談をすると飛沫感染のリスクが高まります。オンライン商談であれば顔を直接合わせることはないので、感染対策もバッチリです。

録画して社内の教育に

オンライン商談の様子を録画して、他の社員の教育・研修に活用することもできます。

対面での商談であれば、せめて録音することはできますが、録画することは難しいでしょう。それがオンライン商談であれば、Web会議ツール上で録画ボタンを押すだけで録画でき、動画を社内で共有することが可能になります。

部下がどのように営業しているのかを把握して指導したり、先輩社員の営業方法をお手本として提示したりすることができます。

Zoomオンライン商談のデメリット

オンライン商談のデメリットは、対面でないことによって伝わらないことをカバーする工夫が必要なところや、そもそもオンライン商談に参加するまでのハードルがあります。

ネット環境によっては商談が途切れる可能性がある

オンライン商談において大事なのは、双方のインターネット環境です。

ネット環境が整っていないとオンライン商談を実施できません。少し不安定な状態が続けば、音声や映像は乱れてしまい、商談途中で会話が途切れてしまいます。

事前にインターネット接続のスピードテストを実施して状況を確認しておき、事前に懸念点を解消しておくことが大切です。

商談相手にPCを操作してもらう必要がある

オンライン商談を始めるにあたり、商談相手にPCを操作してもらう必要があります。

マイクやカメラなどはPCについている機能を活用できますが、オンライン商談で使用するツールによっては事前のアプリダウンロードや会員登録が必要です。

資料やプレゼンの仕方に工夫が必要になる

オンライン商談は直接表情が見えるわけではないので、お互いに感情を汲み取りにくくなります。

画面越しであっても相手にサービスの魅力や想いを届けるには、見せる資料やプレゼンの仕方を工夫する必要が出てきます。

たとえば話す内容に合わせて画面共有する資料を作り直したり、相手のリアクションを待ちながら話を進められるように間を調節しながらプレゼンしたりすることが有効です。

Zoom商談に向いている営業は「既存顧客」や「ホットな新規クライアント」

Zoom商談は多くのメリットがある一方で、デメリットもあります。それを理解した上で、Zoom商談に向いている営業を行う必要があります。Zoom商談に向いている営業は主に

• 既存顧客のフォローアップ
• 商談のクロージング
• 自社サービスや商品に興味をもっている新規クライアントの対応

の3つです。すでにしっかりとコミュニケーションが取れているクライアントに対しては、コミュニケーション方法が対面からオンラインに変更になったとしても先述した注意点を意識していれば問題ないでしょう。

またクライアントから問い合わせがありZoom商談を行う場合、自社サービスや商品に高い興味をもっていることが予想され、こちらの話を聞いてもらえる心の準備が新規クライアント側に整っているため、オンラインでもスムーズに商談が行えるでしょう。

一方でテレアポなどでアポイントをとって初めてコミュニケーションをとる場合、相手の温度感や雰囲気などがなかなか掴みにくくお互い緊張したまま商談が終了してしまう恐れがあります。
そのためZoom商談は、既存顧客や自社サービス・商品に関心が高い新規クライアントとの商談が向いています。

オンライン商談にZoomが選ばれている8つの理由

ではなぜオンライン商談にZoomが選ばれているのでしょうか。いくつかポイントがあるので押さえておきましょう。

多くの人が利用したことがあり、操作が簡単

 野村総研による2021年の大規模なアンケート調査によると、日本のWeb会議ツールとして一番使用されているのがZoomで、その利用率は78.4%となっています。日本ではZoomの利用率がかなり高い状況であるため、迷わず操作できるという人も多いでしょう。

双方がスムーズにZoomを操作し入室できれば、オンライン商談も円滑に進められます。操作に慣れていないと、入室する時間に遅れてしまう、そもそも入室ができない、といったことがあるかもしれません。せっかくの商談のチャンスを逃してしまうこともあるため、多くの人が使い慣れているZoomはオンライン商談としておすすめです。

通信が安定している

Zoomは大人数が一度に参加する会議であっても、映像や音声は安定的に接続され、円滑にやりとりできるところが魅力の一つです。

Zoomは一回あたりのデータ通信量が少ないため、通信環境に左右されず安定して通信可能です。1時間あたりのデータ通信量で比較した場合、Skypeビデオ通話では2,160MBに対し、Zoomは200〜300MBです。圧倒的に通信量が少ないことが分かります。

オンライン商談では、相手の通信環境によっても安定性が左右されてしまいますが、少ない帯域で接続可能なZoomであれば安心して接続できます。

URLをクリックするだけで接続可能

Zoomに参加する側は、送られてきたURLをクリックするだけで簡単に接続できます。

Zoomミーティングには、セキュリティ対策上、パスワードが設定されていますが、基本的にURLにパスワードも含まれているので、クリックするだけで構いません。万が一URLからパスワードが外れてしまっていたとしても、ミーティングIDとパスワードを入力すれば入室できます。

PC操作に不慣れな方でも、簡単に商談に参加できることが、Zoomが多く選ばれている理由の一つです。

画面共有で資料を共有しながら説明できる

Zoom上で資料を共有しながら説明ができる、画面共有機能がついていることも、選ばれる理由の一つです。

オンライン商談において、事前に資料を相手に送付しておくのも良いですが、実際に資料をめくりながら説明すると、より対面商談に近い形式になります。

画面共有の権限は、主催者だけでなく他の人にも付与することができるので、複数人であってもスムーズに商談を進められるでしょう。

商談の様子を録画して社内教育に活用可能

商談の様子を録画して社内教育に活用しやすいのも、Zoomの良さです。画面共有した内容やチャットに書き込んだ内容も記録されます。

ミーティングが開始すると同時に録画を開始する設定もあり、録画のし忘れを防ぐこともできます。

録画した動画は、ローカル上に保存され共有できる他、有料プランであればクラウドに保存しておき、社員にパスワードつきのURLで共有することもできます。わざわざローカルに保存する必要がなく便利です。

待機室やバーチャル背景など高機能

Zoomミーティングにて「待機室を有効」にすれば、他の参加者が誤って入室してくるのを防ぐことができます。

万が一、ミーティングIDとパスワードが外部に漏れてしまったとしても、ホストが許可しないと入室できない「待機室」を設けていれば、誤った入室を阻むことができるのです。

また、バーチャル背景を設定できるのも、商談時に重宝します。

商談時の場所が、自宅やカフェなど、オフィス以外の場所であれば、後ろが気になってしまう可能性もあります。バーチャル背景を設定すると、周りの環境を気にせず商談に集中できそうです。

このような充実した機能が搭載されていながら、設定でオフにした機能は画面上に表示されないため、シンプルな画面で使いやすいのも、選ばれる理由でしょう。

SFAと連携できる

 ZoomはSalesforceやeセールスマネージャーなどのSFAと連携可能です。SFAとは営業支援システムのことで、営業スケジュールやマーケティングの管理を行います。ZoomとSFAを連携することにより、SFA上からZoom上でのオンライン商談、オンラインミーティングの予約ができるようになり、それぞれのツールやシステムからスケジュール管理を行う必要はなくなります。

またeセールスマネージャーでは、Zoomによるオンライン商談で得た情報をそのまま取り込むことも可能です。営業活動がより効率的になるでしょう。

テレビ会議システムを利用できる

会議室をまるごとテレビ会議のための場所にできるテレビ会議システムがあります。会議室にスクリーン、カメラ、マイクなどを設置することにより、その部屋にいる人全員がテレビ会議に参加できる仕組みです。Zoomでは、テレビ会議システムであるZoom Roomsも提供しています。

Zoom RoomsはZoomミーティングと同じく直感的な操作が可能で、非常に使いやすいとされています。会議室ごとの契約となるため、参加人数に変化があってもライセンス料は変わりません。複数人で同じオンライン会議やオンライン商談に参加する場面が多い企業におすすめのシステムです。

Zoomで商談を行う際の注意点

Zoomを使ったオンライン商談において、より効果的な商談にするためのポイントをご紹介します。

パーソナルミーティングIDを利用しない

ZoomのパーソナルミーティングIDとは、アカウントの1つ1つに割り振られるIDであり、恒久的に利用します。そのため、オンライン商談にパーソナルミーティングIDを使用し続けてしまうと、多くの人にIDが知られている状態になってしまいます。オンライン商談中に過去に商談したことのある別の人が入室する恐れがあり、セキュリティ上問題です。

そのため、オンライン商談では会議ごとに新しいIDを発行する インスタントミーティング等を利用しましょう。対象の商談先以外の人が知らないIDを使用することで、招待者以外の入室を防ぐことができます。

オンライン商談用の資料を作成する

オンラインで商談を行う際は、商談資料を「オンライン商談用」に整備し直しましょう。

対面では、その場で印刷した資料を見せ、指差しや書き込みなどをすることで、相手の視線を誘導できましたが、オンライン商談ではそうしたテクニックが活用しづらいです。

メッセージを相手に的確に伝えられるようにするためにも、商談資料の構成を整理し直したり、スライドにおけるメッセージ量を絞ったりしてみてください。以下のポイントに着目するとよいでしょう。

• 1スライドに1メッセージ、文字は大きくする
• 図やグラフをシンプルにする
• 色のトーンを淡くして視認性を高める

Zoomの画面共有においては、共有している人のマウスポインタの動きが相手にも伝わりますが、小さくて見えにくいこともあるので、資料を見やすくしておくことは大事です。

名刺交換は「オンライン名刺交換」で

対面営業とは違い、Zoomでのオンライン商談では、紙での名刺交換ができません。そのため、「オンライン名刺交換」システムを活用し、前もってURLやQRコードを読み取って名刺交換ができるようにしておくと良いでしょう。
または名刺風の背景を設定したり、背景に社名・部署名・名前を表示し、背景を名刺化する方法もあります。

リアクションや相槌を1.5倍に大きくする

オンライン商談では、自分の反応や表情が伝わりにくいので、対面よりもリアクション・相槌を大きめにすることをおすすめします。

相手がオンライン商談に慣れていない場合、ただでさえ環境の変化に追いつけず落ち着いて話を聞く態勢ができていないことも想定されます。

リラックスして聞いてもらえるようにするためにも、自分自身のリアクションを大きめにして伝えてみてください。きっと相手も安心して話を聞いて、提案内容に対する感想や状況を打ち明けてくれるようになるでしょう。

適宜、相手の理解を確認するための声をかける

オンライン商談では、対面商談に比べて話すタイミングを見極めるのが難しく、つい自分が一方的に説明し続けてしまう可能性があります。

切りの良いところで、相手の理解を確認するような声掛けをしましょう。少し多いと感じるくらいに、頻繁に声をかけておくことが大切です。

「ここまでの説明で、ご不明点などございますか？」「分からないところはございますか？」

このような声をかけることで、相手も「自分のことを考えて話してくれている」感覚を持つことができ、信頼に繋がりやすくなります。

Zoom商談を行うなら代理店契約がおすすめ

Zoom商談を行う場合、Zoom有料プランの購入が必要です。Zoom無料版は1対1の会議では制限時間がありませんが、3人以上の会議では40分までしか利用できません。Zoom商談は丁寧にクライアントとのコミュニケーションをとる必要があるため、時間を気にせず利用できる有料での契約が推奨されます。

企業でZoomの有料プランを導入する際、「直接契約」と「代理店契約」の2種類の契約方法があります。次の表は、直接契約と代理店契約の違いをまとめた表になります。

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直接契約は、ライセンス購入後すぐに利用可能ですが、支払い方法はクレジットカードまたはPayPalの2種類しかないため会社によっては利用申請の手続きに時間がかかってしまう可能性があります。

また直接契約の場合、Zoomの操作方法がわからない場合、まずは自分で Zoomヘルプセンターで調べ、それでもわからない場合はZoomアカウントマネージャーに連絡をする流れとなります。ただしZoom独自のルールがあり、すぐに対応してもらえるとは限りません。

一方、代理店契約の場合は申し込みから利用までに数日必要ではあるものの、直接契約よりも月額料金が安く、またサポートも充実しています。操作方法はZoomに詳しいスタッフがすぐに対応してくれるため、Zoomの利用に不安がある方は代理店契約がおすすめです。

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まとめ｜Zoomで効果的なオンライン商談を

オンライン商談にZoomが選ばれている理由と、オンライン商談をより効果的にするためのポイントを解説してきました。

初めてのオンライン商談の場合、慣れない操作で手間取ってしまう可能性もあります。必ず事前準備を怠らず、予行練習をしてみてください。

自分の顔の見え方や表情の映り方が、相手に与える印象を左右するので、必要であれば外付けのカメラや照明を用意してもよいでしょう。

慣れれば有効活用でき、商談数・成約率アップに繋げることができるので、うまくZoomを活用してみてください。