インターネット回線を利用した通話を可能とするクラウドPBXは、現代のビジネスに多くのメリットをもたらす通信システムです。特に、変化の激しいビジネス環境やリモートワークの推進に対応する際、クラウドPBXの機能は従来の課題を解決する手段になり得るでしょう。
本記事では、クラウドPBXの具体的なメリットや従来型PBXとの違い、どちらを選択すべきか迷った場合の判断材料をお伝えします。クラウドPBXの導入を検討中の方は、ぜひ参考にしてください。
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クラウドPBXのメリット
クラウドPBXの導入には、さまざまなメリットがあります。ここでは、以下の6つのメリットについて具体的に紹介します。
- コスト削減
- 管理の効率化
- 柔軟なスケーリング
- リモートワーク対応
- スマートフォンの内線化
- 豊富な機能
コスト削減
クラウドPBXの強みは、初期費用や設備維持費が削減できる点です。従来のPBXの場合、専用設備の購入や電話回線工事が必要だったため、導入時や維持・管理にコストが発生していました。
一方、クラウドPBXはインターネット接続のみで利用でき、これまでのようなハードウェアは不要です。さらに、月額制サービスを利用すれば運用コストが一定となる分、管理もしやすいでしょう。
クラウドPBXへの移行によるコスト削減効果は、5年間で約27％という試算もあり、長期運用によるメリットが期待できます。株式会社グラントンが行った調査でも、実際にクラウドPBXを導入して感じたメリットの上位に「電話コストの削減（36.4％）」が入る結果となりました。
参照：
テレワークにおける電話対応業務の実態と課題に関するアンケート調査 株式会社グラントン
クラウド型PBXサービスによるコスト削減効果について
クラウドPBXの料金はどれくらい？内訳とケース別のプラン例を紹介
クラウドPBXのコストについては「クラウドPBXの料金はどれくらい？内訳とケース別のプラン例を紹介」の記事で詳しく解説しています。
管理の効率化
クラウドPBXは、一元管理によるITリソースの負担軽減ができるのもメリットのひとつです。従来型PBXでは、物理的な設備管理やトラブル対応がIT担当者の業務に含まれていました。修理や交換が必要となれば、その都度コストが発生するのも課題でした。
クラウドPBXは、これまでの設備機能をクラウド上で提供するため、メンテナンスにかかる社内リソースが削減可能です。また、ライセンス設定や通話管理も専用のダッシュボードで実現できるため離れた場所からでも効率的に業務を遂行できます。
柔軟なスケーリング
クラウドPBXはライセンス数の増減がしやすく、事業拡大時の対応にも強みがあります。
従来のPBXでは、新しい拠点が増えたり、オフィスを移転したりする際に電話回線を追加・変更する設備工事が必要でした。社内レイアウトを大幅に変える場合にも、電話回線という制限に頭を悩ませた企業もあるのではないでしょうか。
クラウドPBXであれば、インターネット上でライセンス数を簡単に管理できるため、回線工事をすることなく迅速にシステムの拡大・変更が可能です。特に、通信環境が不可欠な現代のビジネスシーンにおいては、柔軟なスケーリングが重要といえるでしょう。
リモートワーク対応
クラウドPBXは、場所を問わず電話機能が利用できるのも大きなメリットです。従来型PBXはオフィスの電話回線に依存するため、リモートワーク中の使用は困難でした。事実、コロナをきっかけに普及した在宅ワークで、次のような点に悩んだ人も多いでしょう。
- 電話対応のためだけに出社している社員がいる
- 個人のスマートフォンを使用することで通話料の負担が増す
一方、クラウドPBXであれば、インターネット経由でスマートフォンやパソコンから利用ができてリモートワークでも通常の通話が可能です。また、クラウドPBXは通話料を含めた料金プランとなっているため、社員が個人的に通話料を負担する必要もありません。
スマートフォンの内線化
クラウドPBXはスマートフォンやタブレット端末などのモバイルデバイスでも利用でき、その機能に「内線通話」が含まれます。これにより得られる主なメリットは、次の2点です。
- 外出中やリモートワーク中でも、内線電話をかけられる
- 社内コミュニケーションにかかるコストを削減できる
従来型PBXでは、内線通話は社内の固定電話に限定されていました。外出中の社員が社内の人と話すには外線通話が必要となるため、通話コストが課題となるケースもあったでしょう。
一方、クラウドPBXは場所を選ばず無料の内線通話が利用可能です。特に、複数の拠点を持つ企業の場合、電話の取り次ぎにかかる手間を効率化したり、通話コストを削減したりするのに役立ちます。
豊富な機能
クラウドPBXの場合、通話機能以外の機能が充実しているのもポイントです。
従来のPBXは単純な通話機能がメインでしたが、クラウドPBXでは通話録音や分析、外部システムとの連携など、ビジネス効率をアップさせる機能が豊富に提供されています。
例えば、通話履歴と顧客情報をCRM（顧客管理システム）に統合すれば、顧客対応やフォローアップの効率化が可能です。企業ニーズに応じた機能を選択することで、パフォーマンス向上や業務効率化につながるでしょう。
従来型PBXとの違い
クラウドPBXと従来型PBXの違いをまとめると、以下のようになります。
特に、コスト面・運用面における負担が軽減される点で、クラウドPBXは魅力的なサービスだといえるでしょう。
|
比較項目 |
クラウドPBX |
従来型PBX |
|
設置場所 |
インターネット上のクラウドで運用 |
オフィス内に物理的な機器を設置 |
|
初期費用 |
割安（専用設備が不要） |
割高（ハードウェアや工事が必要） |
|
運用コスト |
割安（サブスクリプション型が一般的で定額） |
割高（保守・更新の際に別途費用がかかる） |
|
維持管理 |
サービス提供事業者が管理し、リモート操作が可能 |
社内のIT担当者が管理し、修理やメンテナンスが必要 |
|
スケーリング |
ライセンスの増減が容易 |
設備増強などの工事が必要 |
|
リモート対応 |
インターネット接続ができれば、どこでも可能 |
オフィス内の固定電話回線に依存 |
|
機能拡張 |
通話録音や分析、CRM連携などの機能が充実 |
通話機能が中心 |
クラウドPBXのデメリット
クラウドPBXには複数のメリットがある一方、次のような点には注意が必要です。
1．インターネット回線への依存
クラウドPBXはインターネット回線を使用するため、回線の品質が通話を左右します。高速かつ安定したネットワーク環境がない場合、音声の途切れや遅延が発生するなど、従来型PBXよりも通話品質が劣る可能性があるのはリスクのひとつです。
2．セキュリティリスク
クラウドPBXはインターネット上で通話データを送受信するため、データ漏えいやハッキングといったセキュリティリスクが伴います。暗号化技術やVPN接続などの厳重なセキュリティ対策が必要です。
3．番号引き継ぎの制限
クラウドPBXに移行する際、それまで使用していた番号をそのまま引き継げない場合があります。地域や契約プロバイダーによっては、ナンバーポータビリティに制限があるからです。クラウドPBXのサービス提供事業者によっても対応は異なるため、事前に確認してください。
4．サービス依存
クラウドPBXのシステムはサービス提供事業者が管理するため、障害や緊急メンテナンスが発生した場合、通話機能が一時的に停止する可能性があります。導入の際は、信頼性の高いサービスを選択することが重要です。
クラウドPBXにもデメリットはある？従来型PBXからの切り替えに悩んだらチェックしておきたいポイント3選
クラウドPBXのデメリットについては「クラウドPBXにもデメリットはある？従来型PBXからの切り替えに悩んだらチェックしておきたいポイント3選」の記事で詳しく解説しています。
どちらを選ぶべき？
クラウドPBXにも従来型PBXにも、メリット・デメリットの両方が存在するため、どちらを選択すべきか迷うこともあるかもしれません。ここでは、判断のポイントについて解説します。
クラウドPBXが適しているケース
クラウドPBXの選択をおすすめするのは、次のようなケースです。
1．初期費用を抑えたい場合
クラウドPBXはインターネット回線を利用するため、専用機器の購入や電話回線工事が必要がありません。そのため、初期費用を抑えたいスタートアップ企業やキャッシュフローを改善したい企業に向いているといえます。
2．スケーラビリティが重要な場合
クラウドPBXはユーザー数の増減にかかる手間がほとんどないため、事業の拡大や縮小への対応がスムーズです。成長中の企業や、複数の拠点を持ち変動も多い企業にとって、利便性の高いサービスでしょう。
3．リモートワークを推進している場合
クラウドPBXはインターネット接続さえあれば、どこからでもオフィスの電話機能を利用できるため、リモートワークやハイブリッドワークをサポートするのに適しています。特に、これから働き方の選択肢を広げたい企業にとっては、その利便性が魅力です。
4．メンテナンスや管理の負担を減らしたい場合
クラウドPBXのシステムは、サービス提供事業者が保守・アップデートを行うため、企業の管理負担の軽減が可能です。人材の確保に難航するなど、IT部門のリソースに不安のある企業の場合、外部サービスに頼るのも選択肢のひとつでしょう。
5．コストの透明性を重視する場合
クラウドPBXでは、通話料金の含まれた月額制の料金プランを選択できるため、コストが明確です。運用コストが一定であれば、事業計画の際に必要な予算管理も容易で、効率的な資金の分配が可能となるでしょう。
従来型PBXが適しているケース
次のようなケースでは、従来型のPBXの方が適しているといえます。
1．既に設備投資をしている場合
既に従来型PBXに多額の設備投資をしている場合や、現状の機能でニーズが満たされている場合、クラウドPBXの導入はコストの重複や既存設備の無駄を生むことになります。現在のシステムを有効活用すべき段階では、従来型PBXを維持する方が合理的でしょう。
2．信頼性や安定性を最優先に考える場合
従来型PBXはオフィス内に物理的な設備を設置するため、通信品質がインターネットの接続状況に左右されることはありません。特に、通信が不安定なエリアでは、ビジネスに悪影響を与えるリスクが少ないという点で従来型PBXにメリットがあるといえます。
3．高いカスタマイズが必要な場合
従来型PBXはカスタマイズの自由度が高いため、特定の電話機能や独自のシステムの実装にも柔軟に対応可能です。例えば、大規模なコールセンターや専門的な業務プロセスを持つ企業の場合、従来型PBXのカスタマイズ性が有利に働くでしょう。
4．セキュリティを厳重に管理したい場合
従来型のPBXはオフィスという閉じた環境で運用されるため、外部ネットワークを介した攻撃やデータ漏えいのリスクが低くなります。そのため、特定のセキュリティ要件が欠かせないような事業では、従来型PBXの方がセキュリティ上の安心感は高いです。
5．オンプレミスのインフラを重視する場合
自社でサーバーやネットワーク機器などの情報システムを構築する、オンプレミスのITインフラを持っている場合、従来型PBXの方が既存システムと連携しやすいことがあります。このように、ITインフラを自社管理したい企業では、従来型PBXが適しているでしょう。
まとめ
クラウドPBXはコスト削減につながるだけでなく、スケーラビリティの高さやリモートワーク時の利便性など、多くのメリットをもたらすサービスです。
従来型PBXと比較してコスト管理がしやすく、メンテナンスの負担も軽減されるため、事業の成長や変化に柔軟に対応したい企業にとって、有力な選択肢となるでしょう。
導入の注意点も考慮しながら、自社のニーズにフィットするかを検討し、最適な通信インフラを整備するようにしてください。
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電話のコストをさげたい。テレワーク中でも会社の電話に出たい。
そんなビジネス電話のお悩みを解決するZoom Phone。
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