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一般社団法人 電子情報通信学会 様

地方の支部主催の学会をオンライン開催で全国に発信
リアル会場同様に“参加者同士が活発に議論”できるしくみとは?

一般社団法人 電子情報通信学会 様

電子技術、通信技術および情報技術の領域における約3万人の会員から構成される同分野で日本最大の学会。会誌や和文・英文論文誌などの発行はもとより、大会や研究会等の学術研究集会の開催、大学向け教科書の刊行など、さまざまな活動に取り組んでいる。

■設立 1917年

■事業内容
会誌や和文・英文論文誌などの発行、学術研究集会の開催など

オンラインイベントで行いにくい「小規模セッション」での議論
自由に回遊できる機能で“リアル会場のような活性化”に成功

電子情報通信学会では、新型コロナウイルスの感染拡大で学会をフルオンライン化。これまでにも1対nの基調講演などをオンライン会議ツールで行ってきたが、課題となっていたのは少人数の研究者がテーマごとに集まって議論やコミュニケーションを行う小規模セッションが従来のツールでは代替しにくいことだった。「EventIn」は用意された複数の小規模ブースを自由に回遊できることで、この課題を解消。「お試し視聴」機能では、小規模セッションの各ブースを入室前に画像と音声で確認することで、入室の心理的ハードルが下げ、セッションへの参加率や回遊率を大幅に向上。リアル会場同様の活発な議論を、オンライン開催でも実現した。

従来のオンラインイベントにおける課題

小規模セッションを行いにくい

1対nのセミナー形式だけではなく、ポスターセッションやデスクトッププレゼンテーションと呼ばれる、複数の小規模セッションを同時並行的に行うことに適したオンラインツールがなかった。

入室前に中の様子がわからない

複数のオンライン会議室を設けることは可能でも、入室前に中でどのような話がされているのか、誰が入室しているのかがわからなかった。

自由に出入りしにくい

一旦入室した会議室を退出し別の会議室に入るなど、既存のツールではブースの「回遊」がしにくかった。

「EventIn」でこう解決!

解決1

1対nの講演も小規模セッションも同時開催

「EventIn」は1対nの基調講演や、複数人のパネリストによる配信を、組み合わせて開催できる。挙手による視聴者の発言や、チャットによる匿名Q&Aも可能。

学会参加者は基調講演を視聴し、その後、講演者も含めて参加者同士のコミュニケーションをとることも可能に。柔軟な形で学会を運営できるようになった。

解決2

「お試し視聴」機能で部屋の中を可視化

小規模ブースへの入室前に、中でどのような話がされているのか、画像と音声で知ることができる。

また、入室中の人物はアイコンで一覧表示。参加者の中から知人を見つけることも容易。 入室前に中の様子がわかるので、各セッションをひと通り見て回った後で、興味のある部屋やコミュニケーション取りたい人物などを探すことができるように。

解決3

部屋の出入りも画面上で簡単

ブースからブースへの移動も画面上に表示される部屋の一覧から1クリックで可能。

「空き部屋」と命名した「フリースペース」を複数用意することで「特定の人物とだけ話したい」といったニーズにも応えられる。ブースを回遊する人も増え、各ブースでの議論も活発化した。当日は「空き部屋」の利用者も予想以上に多かった。

「EventIn」選定のポイントは?

小規模ブースの中の様子がひと目でわかるか?

ブースの中に誰がいるか、どのような議論がされているか入室前に簡単に確認できること。

  • 「お試し視聴」機能でブースの中の様子がひと目でわかる

ブースからブースへの移動など自由度があるか?

ログアウトしたりすることなく、各ブースを自由に移動できること。その一方で、各々のブースの独立性も保たれている。

  • すべてのブースが会場マップに一覧で表示され、サイズや表示位置も自由に変更可能
  • ログインしたまま各ブースを回遊できる

お客様の声

いまこそオンラインで地方の技術を発信すべき

電子情報通信学会は、電子工学および情報通信に関する学問、技術の調査・研究、情報交流を行う日本最大の学会です。同学会は技術や専門で分かれた「ソサイエティ」を縦軸として、また、地域ごとの「支部」を横軸として展開しています。

新型コロナウイルスの感染拡大でデジタル化が進むと同時に、私は東京一極集中も是正されていくと考えています。言い換えると東京のアドバンテージが減っていきます。こうした考えのもと、地方にある「とんがった技術」をいまこそアップストリーム型で情報発信することを目的に、今回四国支部を中心にフルオンラインで学会を開催しました。

これは、GAFAのような世界支配ではなく、また低価格化のみを目指すアプローチでもない、高度で“ニッチ”な技術を拾い集めるという戦略が日本の勝利につながるという考えによるものです。

私自身、オンライン会議に関してこれまでさまざまなツールを利用しており、学会などでもオンラインセミナー形式で基調講演や講義を聴講するスタイルは比較的浸透しています。ただ、大きな課題だったのは、学会における貴重な情報交流・コミュニケーションの場である「ポスターセッション」(テーマごとの小規模なセッション)が、一般的なオンライン会議ツールではなかなか代替しにくいという点でした。

ブースの中を可視化する「お試し視聴」で議論活性化

具体的には、以前は小規模なセッションが行えるオンライン会議の部屋をテーマごとに複数設けていたのですが、「中でどんな内容の話がされているのかわからない」「中に誰がいるのかが見えないと入りづらい」「別の部屋に移動しにくい」といった理由から、セッションへの参加者が伸び悩んでいたのです。

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その点、今回から採用した「EventIn」は「お試し視聴」の機能があり、入室する前に各小部屋の中の様子を画像と音で1分ほど視聴することができます。また、中に誰がいるのかもアイコンで可視化されています。そのため、複数のブースをひと通り見て回った後で興味がある会場へ入室したり、コミュニケーションを取りたい人がいるブースを選んだり、ということが可能になりました。

ブースの中で何が行われているかがオープンになることで、入室する心理的なハードルが下がったことに加え、簡単に別の部屋へ移ることもできるので、各ブースを回遊する人や空き部屋を活用する人も多く、全体のコミュニケーションが非常に活性化しました。

終了後の参加者アンケートでも、「コミュニケーションが活性化された」という声が7割を超え、満足度の高いオンライン学会になったと思います。まだシステムに改善の余地があるとは思いますが、別の学会などで「EventInを使いたい」という声も多数耳にしました。リアルとオンラインのハイブリッド型を含め、今後も間違いなくオンラインは進展していくと思いますので「EventIn」の活用の場は今後も増えていくのではないかと考えています。

一般社団法人電子情報通信学会副会長/慶應義塾大学理工学部情報工学科教授 山中 直明氏

電子情報通信学会 様における「EventIn」の活用法

電子技術、通信技術および情報技術の領域における約3万人の会員から構成される電子情報通信学会。2020年度より学会をフルオンライン化して開催している。今回「EventIn」を使って開催した大規模な基調講演と、それに続けての「ポスターセッション」で、参加者同士の貴重な情報交流・コミュニケーションの場を形成した。今回、同セッションを「EventIn」を使って行ったことで、参加者の満足度向上とともに議論の活性化につながったという。

入室の心理的ハードルを下げる各ブースの「お試し視聴」

会場のブース一覧画面には、行われている小規模セッションが入室している参加者のアイコンとともに表示される。テーブルにカーソルを合わせると、中でどのような話がされているのか、画像と音声で知ることが可能。

参加者の多くがこの「お試し視聴機能」により、「誰がいるかわからない」「一人だけだったら気まずい」といった心理的ハードルが下がったという感想を持った。 また、各セッションをひと通り見て回った後で、興味のある部屋やコミュニケーション取りたい人物などを探して入室する人も増加。空き部屋も複数用意しておくことで「特定の人物とだけ話したい」といったニーズにも応えられたという。

参加者の約72%がEventInで「議論やコミュニケーションが活性化された」と回答

「今回のポスターセッションで、議論やコミュニケーションが活性化されたと感じましたか?」という設問に対して「そう思う」「どちらかといえばそう思う」の回答の合計は72.5%。「あまりそう思わない」「そう思わない」という回答はなかった。

参加者の約75%が「EventIn」でセッションに参加しやすくなったと回答

「上記の回答について、具体的にどのような点についてそう思われましたか?」という設問への回答で顕著だったのは「お試し視聴」への評価の高さ。半数以上が「お試し視聴」を評価している。

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「シンポジウムや企業の展示会にも生かせる」

個別の感想には「学会、シンポジウム、あるいは企業であれば展示会(個展など)のようなことに生かせると思う」「お試し視聴は必須」「研究会の開催時に使わせてほしい」「複数研究会の合同開催のときのパラレルセッションや企業説明会に利用できる」といった回答も。

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社名
一般社団法人 電子情報通信学会 様
URL
https://www.ieice.org/
住所
東京都港区芝公園3-5-8 機械振興会館内 1F 101号室

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