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活発な議論行われる合同学術大会をハイブリッド化
回遊性の高さをポスターセッションで実感

第4回日本保健物理学会・日本放射線安全管理学会合同大会 様(2022年)

放射線の防護、安全、管理に関する研究・教育・業務などに携わっている会員が多数所属する日本保健物理学会と日本放射線安全管理学会。九州大学で行われた2022年の合同大会は、コロナ禍の状況に鑑み、リアル会場とオンラインのハイブリッド開催となりました。この大会を実現したのが「EventIn」。「電子ポスター」を常時展開できるので、期間中はリアル会場の参加者を含め、多くの人が各セッションを回遊するなど、ハイブリッド学術大会のメリットが多く感じられる合同学会となりました。

第4回日本保健物理学会・日本放射線安全管理学会合同大会 様(2022年)
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導入前の課題と導入効果

課題

  • ポスターセッションでは回遊性が求められる
  • Web会議ツールではブースを移動しづらい
  • 同時に複数のライブ配信を行うノウハウがない

効果

  • オンライン上でブースを回遊しやすい
  • 全体マップからワンクリックでブース移動可能
  • 配信業務は専門スタッフが徹底フォロー

選定のポイント

ブースからブースへの移動など自由度があるか?

すべてのセッションが会場マップに一覧で表示され、サイズや表示位置も自由に変更可能。ログインしたまま各セッションを回遊できる

準備から当日の配信まで細かなサポートがあるか?

各用途・業界のポイントを熟知したスタッフが対応。リスクや回避策を想定したプロジェクトマネジメント・サポート体制

活用方法

九州大学内のリアル会場とオンライン空間で同時開催

第4回日本保健物理学会・日本放射線安全管理学会合同大会は、九州大学の椎木講堂をリアル会場とし、オンラインでも配信が行われた。3日間の大会期間中、参加登録者数は344名(うち学生55名)、そのうちリアル会場には300人以上の聴講者が来場した一方、オンライン視聴者も延べ300人に上り、活発な議論や質疑応答が行われた。

リアル会場でもオンラインの電子ポスターにアクセス

配信業務は、ブイキューブの専門スタッフとしてディレクターほか計4人がサポート。オンライン上には約50の「電子ポスター」が展開され、オンライン参加者だけでなく、リアル会場の参加者も多くがアクセスして詳しく閲覧していた。
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遠隔地からの参加が可能になっただけでなく、階段教室内の移動が不要になるなど、バリアフリーの観点からも評価する声があった。

お客様の声

両学会を合同で行うにあたって、新型コロナウイルスの感染状況に見通しが立ちにくい状態だったため、今回初めてリアル環境とオンラインのハイブリッド開催とすることを決めました。

Web会議ツールの流用も考えましたが、「EventIn」では「電子ポスター」をオンライン上に設置して共有できること、会場を回遊しやすいことに大きなメリットがあると感じました。また、ハイブリッドにしたことで、リアル会場での参加者もオンラインで電子ポスターの資料を詳しく閲覧できたほか、会場後方でスクリーンの資料が見えづらい場合に手元の端末で「EventIn」に接続し資料の細部を確認している参加者もいらっしゃいました。また、足の不自由な方も階段教室内の移動が不要になるなど、さまざまな点で利便性がありました。

リアル開催のみの場合、仕事のため参加できない人も少なくありませんでしたが、3日間の大会期間中、登壇者を含め遠隔地からの参加が多くあり、「リアル参加できない日はオンラインでアクセスすることで全日程に参加」という方もいらっしゃいました。結果として、接続数からはポスターセッションにもリアル会場と変わらないくらい多くの人が回遊していたことが分かりました。

人的交流を深めることは学会開催の大きな目的の一つでもあり、本来はやはりリアル会場で行いたいという思いはありますが、その一方で、ハイブリッドで開催を準備することでコロナ禍の拡大状況に応じて急遽フルオンラインにも振替られる点は、この形式の大きなメリットだと思います。初めてのことだけに開催前に「この準備だけで大丈夫か」という不安もありまししたし、現地での事前準備もあまりできませんでしたが、本番でミスなくほぼやれて結果的には良かったと思っています。
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この事例で使用したサービス

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      EventIn

企業情報

第4回日本保健物理学会・日本放射線安全管理学会合同大会 様(2022年)

第4回日本保健物理学会・日本放射線安全管理学会合同大会 様(2022年)

URL:https://www.2022fukuoka.jrsm.jp/jrsmjhps/

日本保健物理学会:
放射線安全・防護に関する学術および技術の開発を促進し、その成果を社会ならびに実務に反映することによって、広く人類の繁栄に寄与することを目的とする学会。研究、開発、管理実務、行政などに係わる約700名の会員から成る。
設立:1961年

日本放射線安全管理学会:
研究・教育・産業・医療等の諸分野における放射線やラジオアイソトープ(RI)の安全管理学を体系的な学問として確立させ、その学術的課題について横断的に議論することを目的とする学会。
設立:2001年

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