ルネサス エレクトロニクス株式会社 様

急遽社内で準備した参加型開催の反省を踏まえて本格的な「出席型」の開催を決定

半導体のリーディングカンパニーであるルネサス エレクトロニクス。同社では、新型コロナウイルス感染症の急拡大を受けて、2020年3月の定時株主総会の開催にあたり、バーチャル株主総会を検討した。その際、株主が議決権行使などを行える「出席型」も検討したが、準備期間があまりに短かったため、Web会議ツールを使った「参加型」とリアル開催のハイブリッド型の株主総会を開催した。だが、実際に利用する株主は少数にとどまった。その後、取締役会もオンライン開催が日常化したことなどもあり、株主総会においてもオンラインで質問や議決権行使できる環境づくりに向けて、役員・マネジメントから強い要望があり、「バーチャル株主総会用配信プラットフォーム」を導入。出席型の環境を整え、2021年3月、出席型とのハイブリッド株主総会を開催した。結果、リアル開催と遜色のない、質疑応答や議決権行使など、株主とのコミュニケーションを実現することができた。

出席型バーチャル株主総会に関する課題

物理出席と同等のアクションを実行できることがマスト

株主総会は、企業と株主が直接コミュニケーションを取ることができる貴重な機会。物理的に出席ができなくても、株主総会会場で出席する場合と同様に、株主が株主総会に出席でき、質問や議決権行使を行える環境を整えたい。

信託銀行との連携が必要不可欠

議決権行使状況の集計方法などにおいて、信託銀行と連携できるシステムが必要。しかし、実際に市場に出回るバーチャル株主総会プラットフォームで、信託銀行と連携実績のあるシステムは意外と少ない。

障害のない安全なシステムが構築可能か

参加型と違って、議決権の集計、株主の質問対応などがあるため、株主総会の決議が取り消されないためにも、システム障害があってはならない。海外役員の参加への対応や通訳システムとの連携もあるため、1からきちんとシステム構築できるか不安。

「バーチャル株主総会用配信プラットフォーム」で解決！

株主が質問や議決権行使ができる機能を搭載

ライブ配信を閲覧しながら、賛成・反対をボタンで投票したり、各議案に対する質問を送信できる専用フォームを提供。

議決権行使された内容はリアルタイムにデータが反映され、事務局での集計に対応。バーチャルでも、配信の閲覧だけにとどまらず、物理出席の場合と同等のアクションを実行できる。また、PCだけでなくスマートフォンでの利用も可能。

信託銀行との連携実績のあるシステム

出席型バーチャル株主総会の開催に欠かせない、信託銀行（株主名簿管理人）と連携したオンラインでの議決権行使の方法を提供。

セキュアかつ会社法上も問題のないバーチャル株主総会を開催可能に。

導入実績が豊富で安定した配信プラットフォーム

年間約5,000件のライブ配信を実施するブイキューブのスタッフが、開催を包括的にサポート。

当時、当社の信託銀行との連携実績があるシステムを提供しているのがブイキューブであり、既に他の上場企業で参加型・出席型両方におけるハイブリッド型バーチャル株主総会の開催を支援。

「バーチャル株主総会用配信プラットフォーム」のポイントは？

「出席型」のバーチャル株主総会を開催できるか

バーチャル出席の株主が、閲覧するだけではなく、アクションも起こせること。

• 議決権行使や質問送信の機能が備わっている
• 株式や議決権行使書・ウェブでの事前行使を管理する信託銀行と連携できて、当日迅速に集計方法を構築できるシステムである

バーチャル株主総会の開催実績が豊富であり、これまでにトラブルがないか

幅広い業種において既に開催実績があり、いずれもトラブルなく、かつ、事前・当日のサポートも充実していること。

• 多くの企業で開催実績事例があり、「出席型」の開催実績もある
• ライブ配信のノウハウが豊富で、システム構築を安心して任せられる

お客様の声

信託銀行と連携できる出席型であることが決め手に

私どもは、法務統括部で株主総会の運営を担当しています。株主総会は、株主様との貴重な直接のコミュニケーションの機会であり、これまでも常に、株主様とのコミュニケーションがスムーズで、かつ建設的に行えるように考えてきました。しかし、昨年、コロナ禍を受けて、急遽オンライン開催を検討することになりました。当初、バーチャルではオンライン「出席型」での開催が希望でしたが、当社が株主総会を開催する3月はまさにコロナ禍が始まってすぐの頃で、準備期間が全くありませんでした。そこで、社内で使っているWeb会議ツールを利用した「参加型」とのハイブリッドで開催しましたが、実際に利用した株主様はわずかでした。

この反省を踏まえて、バーチャル株主総会を継続したうえで、「株主の方々の利便性に鑑み、次年度の開催は、質問や議決権行使もできる出席型にしたい」という強い要望がマネジメントからあったため、改めて導入を検討しました。出席型で開催するためには、株主名簿管理人である信託銀行が議決権を集計できる仕組みがないと成り立たないため、信託銀行と連携ができることが不可欠です。数社の株主総会システムを比較検討しましたが、もともと自社用に開発したシステムを他社用に提供しているものが多く、信託銀行との連携ができるものはありませんでした。その点、ブイキューブのシステムは信託銀行と連携ができて、かつ費用面や、様々な企業への導入実績も豊富にあることから、早くから候補となりました。さらに、弊社の取引する信託銀行にも相談したところ、そこでもブイキューブの名前が挙がったことも決め手でした。

会場での実開催とオンライン出席型のバーチャル総会とのハイブリッド開催を実際に行ってみると、株主様には大変利便性の高いツールであることを実感しました。オンライン開催により、コロナ禍の下で来場が困難な方に加え、従来、遠方にお住まいで会場にお越しいただけなかった方にも、株主総会に出席する機会をご提供することができました。また、オンラインの出席者は、実際の株主総会の様子をご覧いただけるとともに、議決権の行使や質問もできますので、従来以上に様々な株主様に当社のことをよく知り、ご意見等をいただける場になりました。質問は、入力フォームに内容を入力していつでも送信できるため、口頭の質問のような「ニュアンス」こそ伝わりにくいものの、会社の説明を聞きながら気になったこと等をご自分のタイミングで落ち着いて質問できます。会社としても、事前に内容を確認することができますので、重要な事項や多くの株主様が共通して関心をお持ちの事柄等に優先順位をつける形で、適切な回答を準備することができます。弊社のトップマネジメントも今回の出席型のバーチャル株主総会は高く評価しており、今後の法改正に合わせて、リアル開催を行なわない、バーチャル1本でも開催ができるよう取り組みを進めていきたいと考えています。

法務統括部 企業法務部 部長　橋口 幸武 氏

海外の役員や遠隔地の株主の出席が容易になるバーチャル開催の強み

ハイブリッド出席型バーチャル株主総会では、リアルな開催とオンラインでの開催と、両方の準備が必要になるため、特に最初は、ネットワークの構築や、配信会場での機材の設定など、普段より準備に労力が掛かるのは事実です。その点、ブイキューブではこちらの様々な質問に対してフレキシブルに対応してもらい、様々な解決方法を提案してもらいました。弊社には、海外からオンラインで株主総会に参加する外国人役員もおり、これらの役員に対する会場映像の提供・通訳業者との連携が必要であったり、また株主様にも外国籍の方が多く英語での配信がある方が好ましかったりするなど、グローバルに事業を展開する当社のリクエストへの対応等にも応じていただけました。

また、国内の遠隔地にお住いの株主様に加え、株主様の国籍も多様化していますが、来日を含め、会場にお越しいただくことに大きなハードルがある（特にコロナ禍における移動自粛）という点を考えると、やはりバーチャル株主総会のメリットは大きいと考えています。実際、海外の企業ではバーチャル株主総会のみの開催が主流になっているところもあると聞きます。株主様のITリテラシーなども考慮する必要がありますが、日本でもバーチャルオンリー総会を可能にする法改正が行われており、また、コーポレートガバナンス・コードでも株主との建設的な対話の場としての株主総会・その権利行使のための環境整備が求められていることから、参加型・出席型のハイブリッド開催を含めますと日本の企業でもバーチャル株主総会開催の機運は高まっていくでしょう。ブイキューブのサポートにより、時流に先んじて出席型のバーチャル株主総会を実施できたことを誇りに思います。

法務統括部 企業法務部 主任　藤井 基久 氏

ルネサス エレクトロニクス株式会社様が実施したハイブリッドでの出席型バーチャル株主総会

今回、ルネサス エレクトロニクス株式会社様がリアルでの開催と同時に行ったバーチャル株主総会は、「出席型」。遠隔地等、リアル株主総会の場所に所在しない株主が、インターネット等の手段を用いて、株主総会に会社法上「出席」できるというものだ。コロナ禍で全国の株主を物理的に集めることが難しい状況において、リアルな株主総会と比べて遜色のない満足度を実現するため、この出席型とのハイブリッドで開催した。

豊富な開催実績と信託銀行との連携

年間約5,000件のライブ配信を実施するブイキューブが開催をサポート。トラブルの影響を最小化させるシステム冗長化構成、トラブル時の徹底した対策運用など、失敗できないバーチャル株主総会の開催を包括的に支援。また、ブイキューブであれば信託銀行との連携も可能となっている。

議決権行使・動議

出席型では、ライブ配信開始時から議決権行使タブをクリックすると議決権行使内容が表示され、賛成・反対の投票が可能。投票項目が多い場合も、回答済議案を畳むことで未回答議案の選択をしやすい画面となっている。行使された内容はリアルタイムにデータが反映され、事務局での集計に対応する。

質問

出席型では、株主が入力フォームに記入し送信した質問内容を事務局でリアルタイムに受信できる。質問のカテゴリー設定が可能で事務局でもご質問のカテゴリーの整理がしやすい。また、質問送信の回数の設定が可能で、1人3回までの制限つきで運用した。