バーチャル株主総会 ユーザー会 2024 開催レポート ～交流を通して、より良い株主総会へ～

なぜユーザー会を開催したのか？

2024年において当社は200社以上のバーチャル株主総会を支援しています。また、バーチャル株主総会に関する市場調査において、2年連続でバーチャル株主総会 配信支援社数シェア No.1※を獲得した実績から、多くの企業にご利用いただいております。様々な企業と繋がりを持つことで、バーチャル株主総会を担当される方々の、「情報収集したいが、機会が少ない」「同じような立場の方と話す機会がない」といった悩みを多数いただきました。
そこで、当社だからこそ課題解決に繋がるよう、バーチャル株主総会を実施した企業の知見やノウハウ、他社の利用状況、最新情報の収集の場を提供できると考え、企画いたしました。

※2024年10月期_指定領域における市場調査　調査機関:日本マーケティングリサーチ機構

企業担当者同士が悩みや工夫を意見交換

今回のユーザー会では、地域や業種・業態、企業規模も異なる約20社の株主総会運営担当者が参加し、活発な情報交換が行われました。

（１）グループワーク：事前アンケートをもとにインタビューをし合う

特に好評だったのが、グループワークです。3～4社ほどのグループに分かれ、事前に募集した「バーチャル株主総会で困っていること」や「工夫していること」などをテーマに、各社の担当者が互いにインタビューし合いました。ここでは、事前に取得したアンケートの回答と、参加者の声を抜粋して紹介します。

事前アンケート：今回ユーザー会に参加した理由

今回以下のような理由で、ユーザー会に参加いただきました。
「バーチャル総会に関する他社様や最新の動向の収集、翌年度の検討に役立てるため。」
「バーチャルオンリーへの転換など他社の取り組みを知りたいから。」
「バーチャル株主総会を実際に開催されている他社の運営方法に興味がある」
自社では取り入れてない方法や、実施件数自体少ないバーチャルオンリーに関して情報を収集されたいという意見が多く、交流を求めている担当者が多いことがわかりました。

事前質問：株主総会の準備はどのくらい前から始めていますか？

株主数や準備内容によって差はありますが、最も多いのが6か月以上前から準備される企業が多いことがわかりました。準備期間をしっかりと設けることで、当日のスムーズな進行が可能になります。

事前アンケート：招集通知で工夫していることや悩んでいること

「事業報告のボリュームを調整している。」
「ハイブリッド出席型のため、会場出席とオンライン出席の出席方法の案内を裏表紙に
目立つよう記載している。」
「資料の社内調整に悩んでいる。」

資料の開示や、掲載方法には悩まれているようで各社それぞれ工夫を加えていらっしゃいました。
事前アンケートの回答を元に、活発な意見交換が行われ、有意義な場となりました。実際にこのようなお声をいただいています。

参加者の声

「他社の取り組みを知ることで、自社の課題解決のヒントになった」
「同じような悩みを抱えている企業がいることが分かり、安心した」
「情報交換を通じて、新しいアイデアが生まれた」

（2）懇親会：さらに親睦を深めるカジュアルなイベント

三井住友信託銀行株式会社 ガバナンスコンサルティング部 部長（法務管掌）である斎藤様の乾杯のご発声

ワークショップ後には懇親会が開催され、参加者同士がさらに親睦を深めました。食事を楽しみながらリラックスした雰囲気で交流することで、会社の枠組みを超えた新たなつながりのきっかけとなりました。普段は接点の少ない他社の担当者同士が、各社の課題や成功事例について意見を交わすことで、実務に役立つ知見や新たな視点を得たという声も聞かれています。同じ課題に取り組む者同士が交流する中で、知見や事例が共有され、有意義な時間となったのではないでしょうか。

まとめ

今回のユーザー会では、参加者全員が有益な情報を得ることができ、満足度も非常に高かったことが分かりました。
バーチャル株主総会は、まだ導入している企業は多くありませんが、そのメリットは計り知れません。バーチャル株主総会を導入することで、株主とのコミュニケーションを深化させ、企業価値向上に繋げることができるかもしれません。
バーチャル株主総会にご興味のある方は、ぜひお気軽にご相談ください。