シミック株式会社 様

オープンなオフィスで機密情報を扱う事業だからこそ「テレキューブ」で防音性を担保

医薬品開発支援を行うシミック株式会社ファーマコヴィジランス事業本部の業務において、オフィス移転を機に間仕切りのないオープンなオフィス空間にしたが、機密情報を扱うためクライアントの電話対応の場所が課題だった。そこで、防音の観点から1人用の「テレキューブ」ソロを2台導入。電話やWeb会議を防音性の高い「テレキューブ」内で行うことで、周囲を気にすることなく電話対応が可能になった。

オープン化したオフィスでの課題

オープンな空間は電話対応に不向き

オープンな執務フロアでは、機密情報の多い内容を電話で対応するためのスペースを確保することも難しい。

間仕切りしても外に音漏れする

ガラスで間仕切られた会議室では、外に音漏れするので、機密情報の漏洩の不安がある。

電話対応のための移動が非効率

機密性を確保するため別フロアにある会議室へ移動して電話対応することは非効率。また、急な電話では移動中に相手を待たせてしまう。

「テレキューブ」でこう解決！

オープン空間に設置し防音空間で電話対応が可能に

電話対応などに適した1人用の「テレキューブ」をオープンな執務フロアに設置し、外部からの音を遮断。

防音性に優れた「テレキューブ」なら、執務フロアからPC・電話を持ち込むだけで、周りを気にせず電話対応ができる。短時間利用のみを想定し椅子なしで設置。

防音性の高い「テレキューブ」で音漏れの心配いらず

機密情報を電話で話していても、「テレキューブ」の中での会話は外には聞こえないため、安心して電話できる。

ガラスで間仕切られた会議室では、他のクライアント情報が漏れ聞こえてしまう不安が。防音性の高い「テレキューブ」なら音漏れを気にする必要がない。

工事なしで簡単に設置し急な電話にも対応できるように

「テレキューブ」なら工事不要で、急に電話がかかってきても執務フロアからすぐに利用できる位置に設置可能。

空調機能も備わっている「テレキューブ」は工事不要。急な電話に執務フロアからすぐに駆け込める場所にも自由に設置できる。

「テレキューブ」選定のポイントは？

工事が不要で低コストで設置できるか？

冷暖房や換気のための空調が標準装備され、設営や設置に工事不要で低コストであること。

• 「テレキューブ」には空調機能が標準装備されているため、特別な工事が必要なく、低コストで設置可能
• キャスター付きの可動式だから、簡単に個室スペースを移動・設置できる

オープンな空間に設置しやすいか？

オープンな執務フロアを保ちながら、防音の整った個室スペースを簡単に設置できること。

• 「テレキューブ」は設置場所の雰囲気を保ったまま設置可能
• 間仕切りの会議室を設けたときのスペースよりもコンパクトに設置できる

高い防音性を保っているか？

個室スペースの中での会話や周りの音が漏れ聞こえない防音性を担保していること。

• 「テレキューブ」はガラスの間仕切りでは実現できない高い防音性を持つ
• 周りの音も「テレキューブ」内の音も漏れ聞こえる心配がない

お客様の声

オープン空間のあるオフィスへの移転を機に導入検討

シミック株式会社 常務執行役員 ファーマコヴィジランス事業本部
本部長　廣瀬 有紀子 氏

元々2拠点に分かれていたオフィスから、業務効率向上を目指して1拠点に移転する際に、会議室を数多く設けることよりも、間仕切りのないオープンな空間を設けたいと考えていました。

しかし業務の都合上、オープンな空間では機密情報を多く含むような電話対応が難しく、ガラスで間仕切りされた部屋でも音が漏れ聞こえることもあって、課題を感じていたところでした。

そこで工事不要で簡単に設置できる「テレキューブ」を検討。防音性が高く周囲の音も電話内容も聞こえなかったので、条件にぴったりでした。オープンな執務フロアでは話しにくい電話やWeb会議を、今では「テレキューブ」にすぐに移動して行っています。新オフィスのデザインにも馴染んでいるところも良い点です。

いつでもすぐ駆け込める空間で急な電話対応に役立つことを実感

シミック株式会社 ファーマコヴィジランス事業本部
東日本ファーマコヴィジランス第1部 部長　髙木 恵子 氏

これまでは別フロアにある会議室に移動して電話対応をしていました。外に漏れてはいけない機密情報を全社会議で扱ったり隣の社員が電話口で話していたりするので、オープンな空間で電話することは不可能だったのです。

「テレキューブ」導入後は、急な電話対応や全社会議中の入電にも大活躍しています。執務フロアからすぐ近くに設置されているので、電話がかかってきたらすぐに駆け込むことができます。周りに音が聞こえないので、安心して話せます。

電話以外にもWeb会議で使っていますが、「テレキューブ」の中には椅子を設置せず、PCを置けるテーブルのみがある状態なので、短時間での対応に使いやすいです。4人用のテーブルつきのものがあると、社内面談などさらに活用の幅が広がると感じています。

シミック株式会社様における「テレキューブ」活用法

オープンなオフィスへの移転を機に、防音性を担保できる個室スペースとして「テレキューブ」を導入したシミックでは、クライアントからの急な電話対応や周りの音を気にせず電話できるスペースとして活用を進めている。今回の導入は、シミックグループでの「テレキューブ」活用のフィジビリティスタディでもあり、電話利用以外の、1on1面談や人事評価に関する会議などのニーズを検証する方針だ。

機密性の高い内容や、会議中の急な電話にも対応しやすい空間

防音性の高い「テレキューブ」だからこそ、機密情報の多いクライアントとの電話の内容が外に漏れ聞こえることを気にせずに話せるのがポイント。

他のクライアントの情報を隣の席の社員が扱う場合も多く、オープンな執務フロアでは電話しづらい状況を一気に解決してくれる。

会議中にかかってきた急な電話対応も、執務フロアからすぐ近くにある「テレキューブ」に駆け込み、相手を待たせず対応可能に。

周りの音を気にすることなくWeb会議に集中できる

オープンな執務フロアでのWeb会議は、周りの議論や話し声が聞こえてしまうのが課題。「テレキューブ」の中であれば、外からの音を防いでくれ気にせず話すことができるように。

ガラスで間仕切られた会議室では音が聞こえてしまうが、「テレキューブ」なら音を気にせず話ができる。

電話以外での活用ニーズの検証も

現在は1人で利用することを想定して椅子を設置せずに導入しているが、今後は2人用のグループ1型、4人用のグループ2型も含め、シミックグループでの活用の方向性の検証も行う予定。

「仮に複数名で活用できる『テレキューブ』が導入されれば、機密性の高い1on1面談や人事関連の会議などのために、今まで以上に活用の幅が広がると思います」（廣瀬氏）