株式会社両備システムズ 様

セキュリティが重要な自治体、官公庁とのWeb会議に
防音・遮音に優れた「テレキューブ」を活用

両備システムズの内部情報サービス部は、全国の自治体にグループウェアシステム、文書管理システム、庶務事務システム、人事給与システムを提供している。コロナ禍においても事業の継続が必須な自治体に対して、システムのサポートなども行っているが、出張の制限があったり、セキュリティの問題で自宅からWeb会議に参加できなかったりという課題があり、執務室内に防音・遮音に優れたWeb会議スペースを作ることを目的に「テレキューブ」を導入した。

自治体とのWeb会議における課題

セキュリティの面からWeb会議のために出社

自治体特有のセキュリティの課題があり、社外に資料を持ち出すことができないため、出社してWeb会議を実施。

Web会議に適した広さの会議室が不足

15人程度の会議室は複数あるものの、少人数で使えるWeb会議に適した環境の会議室がなく、慢性的な会議室不足。

スペース確保のための初期コストが壁

コロナ禍でWeb会議が急激に増加し、専用の場所を短期間で作る必要性があるが、初期投資は抑えてスムーズに設置したい。

「テレキューブ」でこう解決！

オフィスのセキュアな回線から自治体とWeb会議

執務室のWeb会議専用「テレキューブ」からセキュアにアクセス。

自治体特有のセキュリティの問題から自宅からのWeb会議はできないが、執務室に「テレキューブ」を設置することで、空調完備、遮音・防音環境でWeb会議ができるようになった。

2人用「テレキューブ」で適度な広さと使い勝手の良さを実現

2人で使うのに十分な広さの空間で、Web会議に適した環境を活用。

空調完備で一定の時間で空気が入れ替わる機能に加え、テーブルの真ん中に飛沫防止用のシートを設けることでより安全性を強化。有線LANやWeb会議用のカメラ、充電器なども設置し、長時間のWeb会議にも対応。

1ヶ月契約更新のサブスクモデルで

検討期間も短く、移動制限により体験・下見ができない中、初期コストも低減できる価格体系を選択。

コロナ禍で東京や大阪への出張が難しかったため、下見・体験をすることなしに、まずは導入のハードルが低いサブスクモデルで「テレキューブ」を導入。運用しながら、使い方の改善などを並行して検討。

「テレキューブ」選定のポイントは？

防音・遮音に優れ、機密性の高い会議に適した環境か？

外部の音が聞こえず、「テレキューブ」内の声も外に漏れない環境であること。

• 「テレキューブ」の事例を参考にしながら、実際に導入して防音・遮音をチェック

空気の入れ替え、除菌など、コロナ対策に沿った運用ができるか？

空気の入れ替えやアルコール除菌などで空間を常に衛生的に使えること。

• 空調完備で飛行機のように閉じられた空間でも短時間で空気の入れ替えができることを確認

短期で納入かつコストを抑え、すぐに利用を開始できるか？

納入までの期間が短く、初期費用を抑えて利用できること。

• サブスクモデルなら1ヶ月契約更新での導入が可能
• 空調、スプリンクラーなどの新設も不要のため低コストで導入

お客様の声

サブスクモデルでスムーズに「テレキューブ」の運用を開始

私の所属する内部情報サービス部は、主に全国の自治体総務向けのシステムを提供しています。そのため、全国の出張が多いのですが、どうしても工数がかかり、業務の効率化が課題となっていました。Web会議によって出張の回数を減らすことができないかと考え、専用のWeb会議ブースを作ることを2019年11月ぐらいから検討し、インターネットで情報を検索して「テレキューブ」を知りました。

その後も導入の費用対効果などを検討していたのですが、コロナ禍で急激にWeb会議の回数が増え、ニーズがより顕在化しました。

会議室は慢性的に不足していましたし、執務室でWeb会議をするには周囲の音が相手にも聞こえてしまったり、機密性の高い会話はできなかったりという問題がありました。また、セキュリティ上、社外に資料を持ち出せないため、自宅からのWeb会議も難しく、セキュアな回線を活用できるオフィス内にこうしたスペースを作る必要がありました。

感染症対策として東京・大阪への出張制限もあったため、実際に「テレキューブ」を見に行くことができなかったのですが、サブスクモデルなら導入後に「返したい」と思っても契約を終了すれば良いということで、実物を見ずに導入することに。実際に使ってみると、中は思った以上に広く、２人用としては十分なスペースです。また空調も完備なので、空気の入れ替えに対する不安もありません。防音・遮音に優れており、自治体とのWeb会議も周りを気にすることなく集中して行えます。

現在は70〜80%ぐらいの稼働率で推移しています。近いうちに部署でアンケートを行い、「テレキューブ」や運用についての意見を集め、さらに使いやすさを追求したいと考えていますが、4人用の「テレキューブ」も追加導入を予定しています。

株式会社両備システムズ
公共ソリューションカンパニー 公共ビジネス事業部 内部情報サービス部
総務事務グループ リーダー 金澤 佑哉 氏

株式会社両備システムズ様
「テレキューブ」を活用した自治体とのWeb会議

自治体の総務向けにグループウェアシステム、文書管理システム、庶務事務システム、人事給与システムを提供する両備システムズの内部情報サービス部は、全国の自治体と頻繁にWeb会議を実施。秘密保持を可能とするセキュアな環境からのWeb会議が必須であり、「テレキューブ」を活用して会議を行っている。

両備システムズ　内部情報サービス部における「テレキューブ」活用法

執務室の一角に「テレキューブ」を設置し
会議室と同様の予約制で運用

利用しやすい執務室の一角に「テレキューブ」を設置し、事前に予約して利用できるように。現在の稼働率は70～80%であり、1日中空いていることはほとんどないという。今後、空いている時間も利用しやすいよう、扉にセンサーをつけて利用状況が予約システムに反映する運用も検討している。

Web会議に必要なカメラ、
配線などを完備

部屋に入ってすぐにWeb会議ができるよう、有線LANやWebカメラなどを設置。長時間の会議もバッテリーを気にせずできるよう、充電器なども置いている。壁にマグネットでメモを貼れるようにするなど、使いやすさを追求。

空調完備の「テレキューブ」内のテーブルに飛沫防止のシートを設置することで、さらにコロナ対策を強化している。