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アステナホールディングス株式会社 様

「バーチャル株主総会配信プラットフォーム」を採用し
企画から短期間で、出席型の株主総会を実現

企業イメージ

アステナホールディングス株式会社は、ファインケミカル事業、医薬事業、HBC・食品事業、化学品事業の4事業の各社を傘下に抱える持株会社。2021年6月に、「イワキ株式会社」から「アステナホールディングス株式会社」に商号変更するとともに持株会社体制へ移行。2030年に向け、中長期ビジョン「Astena 2030 “Diversify for Tomorrow”」を掲げ事業を推進し、ESG経営による持続的な成長を目指すべく新規事業への投資と育成にも取り組んでいる。

■設立 1941年9月20日(創業1914年)

「議決権行使」「質疑応答」もオンラインで
通信障害もなく、スムーズに運営

アステナホールディングス株式会社(株主総会開催当時はイワキ株式会社)の株主総会は、毎年2月に開催される。2020年の株主総会は株主にマスクを配布するなどの感染対策を行いながら、リアル会場で開催したが、2021年2月は東京の緊急事態宣言を考慮し、株主総会の約2ヶ月前にオンラインで開催することに決めた。

開催にあたり、こだわったのは「参加型」ではなく、「出席型」にすること。リアルタイムで審議に参加し、議決権行使や質疑応答も可能なハイブリッド出席型のバーチャル株主総会は、日本ではまだ事例が少ない。アステナホールディングス株式会社は、「バーチャル株主総会配信プラットフォーム」を採用し、ブイキューブが伴走する形で、初めてのバーチャル株主総会を成功させた。

ハイブリッド出席型バーチャル株主総会の課題

通信障害が起こった場合の対応をどうするか

質疑応答や議決権行使もオンラインでリアルタイムに行うため、通信障害が起こった場合の対応を、オペレーションと法律の点から考える必要があった。

質疑応答の対応がスムーズにできるか

株主総会中にリアルタイムで質問を受け付けるため、タイムマネジメントがスムーズにできるかといった課題があった。

決議の賛否について、どのように発表するか

事前の議決権行使分と当日の賛否の数をあわせて、どのように決議の賛否を発表するかを検討していた。

「バーチャル株主総会配信プラットフォーム」でこう解決!

解決1

シナリオを詳細に作り、リハーサルを実施

弁護士や信託銀行の方の意見を反映した詳細なシナリオを作成し、リハーサルで運営をシミュレーション

株主総会当日は、安定したネットワークを採用。専門家の意見を取り入れながら作成した株主総会のシナリオをもとに映像レイアウトの調整・バーチャル株主総会専用の事務局ページの操作リハーサルを行うことで、運営の不安を軽減。

解決2

オンラインの質問は、入力フォームから送信

事前の質問受付のほかに、当日も1人3問までオンラインで質問を受付

株主様がご質問の要点をまとめやすいように1問300文字の文字数上限を設定し、一人3問までの質問を受付。寄せられた質問はバーチャル株主総会専用事務局ページにてリアルタイムに確認をしながら活発な質疑応答を行なった。

解決3

株主総会ではバーチャル出席者を含めた議決権行使結果の速報値を発表

当日はバーチャル出席者の議決権行使結果と事前行使結果を集計・速報報告

当日は決議成立の発表までとし、行使期限までに受け付けた議決権行使の結果と、当日のオンラインでの議決権行使分とリアル会場分を合わせて、最終的な数字を臨時報告書に記載。

「バーチャル株主総会配信プラットフォーム」選定のポイントは?

バーチャル株主総会の経験が豊富か?

バーチャル株主総会の運営のためのノウハウを備えており、実績があること。

  • 上場企業はじめ多数のバーチャル株主総会運営の経験がある

ハイブリッド出席型株主総会のためのシステムがあるか?

リアル会場での株主総会と同様に、質疑応答等ができること。

  • 議決権行使、動議、質問がオンラインで可能
  • 株主IDと紐付けて、誰が質問しているのか等がわかる

お客様の声

緊急事態宣言をきっかけに、新しい時代の株主総会が可能に

アステナホールディングス株式会社 経営管理部
副部長 総務グループ リーダー 木村 守利 氏

当社はコロナ禍以前からオフィスという場所にとらわれない働き方などにも積極的で、株主総会に関してもバーチャルで行うことを少しずつ検討していたものの、当時は事例も少なく、オンラインでの実施はまだ先のことと考えていました。2021年2月の株主総会に向けたキックオフの時点で「まもなく東京に緊急事態宣言が発令されるかもしれない」という話が聞かれるようになり、「株主様の安全を考えた場合にリアル会場のみの株主総会は賢明ではない」「バーチャル株主総会を開催しよう」という経営判断が下りました。

開催までの期間はわずか2ヶ月というときでしたが、「参加型」ではなく、「出席型」にしたいという経営者の意向もあり、バーチャル株主総会の経験が豊富なブイキューブに委託することになりました。私はとにかく通信障害が最も心配だったのですが、入念なシナリオ作成やリハーサル、当日のバックアップ体制によって、最後までスムーズに開催することができました。実際に開催して実感したのは、リアル会場の物理的な準備といった負担が軽くなり、何よりも遠方の株主様も参加しやすいという点で非常に有意義だったということです。コロナの影響でハイブリッド株主総会を開催する企業が増えましたが、今後はこの開催方法がスタンダードになり、発展していくのではないかと考えています。

株主総会後に会社説明会を実施、オンラインで株主とのコミュニケーションが活発に

アステナホールディングス株式会社 経営管理部
総務グループ 小林 愛子 氏

今回、新しい試みとして、株主総会終了後にオンラインで会社説明会を開催しました。株主総会の議案とは関係ないところで、当社の事業などを丁寧にご説明したいというのが趣旨だったのですが、数十名の方が参加してくださり、こちら運営もブイキューブにサポートしていただきました。

リアル会場では場所の時間制限などがあってできなかったことがオンラインだからこそ可能になる、ひとつの成果となりました。株主総会でも、オンラインのほうが質問しやすいせいか、これまで以上に質問が多く寄せられました。今回はすべての質問にお答えすることができましたが、さらに質問数が増加すると時間の関係で対応できかねるものが出てくる可能性もありますので、オンラインならではの株主様とのコミュニケーションのあり方を検討していきたいと思っています。

会場での実務が軽減され、オペレーションが円滑化

アステナホールディングス株式会社 経営管理部
総務グループ 小砂 璃采 氏

株主総会の運営に関して、ブイキューブに全面的にサポートいただき、とても心強く感じました。コールセンター業務もお任せしたので、当日の株主様からの問い合わせ対応も円滑になりました。

また、ハイブリッド総会になったことでリアル会場の出席者が減り、感染症対策として非常に有効だったと思います。以前は他部署の方にも受付業務を手伝ってもらっていたのですが、今回は会場スタッフの人数を減らしても受付の対応がスムーズにでき、リアル会場の実務が大幅に軽減されました。

アステナホールディングス株式会社様の 「バーチャル株主総会配信プラットフォーム」活用法

アステナホールディングス株式会社様は、初めてのハイブリッド型株主総会を「出席型」で行った。準備期間わずか2ヶ月という短期間で、当日のオペレーションが「参加型」より複雑な「出席型」で開催するにあたり、「バーチャル株主総会配信プラットフォーム」を採用。運営のシナリオ作成からコールセンター業務、システムまで全面的にブイキューブがバックアップし、コロナ対策にも配慮した運営が可能になった。

1. 株主ごとの固有IDとパスワード、オンライン会場へ「出席」

招集通知に記載された専用ログインページにアクセスし、株主ごとの固有IDとパスワードを入力してオンラインの会場へ「出席」。

2. 質問は入力フォームで1人3問まで受付

出席型は当日の質問も可能。入力フォームで質問しやすいためか、リアル会場のみのときよりも多くの質問が寄せられた。

3. オンラインで議決権を行使

各議案ごとにオンラインで賛否を入力。結果はリアルタイムで反映され、事務局が集計。

4. 株主総会終了後には、会社説明会も開催

株主総会の終了10分後に、オンラインで会社説明会を開催。株主総会の時間で説明しきれなかった事業の内容を伝えることで、より詳細な情報発信が可能に。

会社イメージ

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アステナホールディングス株式会社様
社名
アステナホールディングス株式会社 様
URL
https://www.astena-hd.com/
住所
東京都中央区日本橋本町4-8-2 

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