東日本電信電話株式会社様

自由にテーブルを移動できるのは「EventIn」だからこそ、分科会ごとに議論が深まるオンラインイベント設計が可能

東日本電信電話株式会社（以下、NTT東日本）では、新型コロナウイルス感染拡大の影響を受け、学術機関との意見交換をオンラインで開催。

ツールの選定にあたっては、基調講演で質疑応答ができるだけでなく、小規模のグループ単位で議論ができ、そのグループ間を自由に移動できるなどの点を評価し「EventIn」を導入。従来のツールでは実施困難な分科会ごとに議論する場を実現することができた。

他のオンラインツールを利用した場合における課題

小規模での議論がしにくい

基調講演などセミナー形式で開催できるオンラインツールでは、グループごとに部屋を分けて参加者同士の活発な議論を促進できるような仕組みを用意しづらい。

自由に部屋を移動しづらい

小規模のグループ単位で議論する際、一度入室した部屋から退出して別の部屋へ移動することが難しい。既存のオンラインツールでは自由に移動しづらく、回遊しにくい設計になっている。

「EventIn」でこう解決！

テーブルごとにテーマを設定し議論できる

各テーブルに複数人が入室でき相互コミュニケーションが可能

参加者同士がコミュニケーションできる形で小規模な部屋を作ることができる。1対nの基調講演も開催可能。

参加者がテーブルを自由に移動できる

画面上に表示される一覧から1クリックで移動可能

マップのように表示される一覧から、議論したいテーマのテーブルを選んで自由に移動ができる。

低コストで、場所を選ばずに開催できる

参加ハードルや開催準備コストも低く開催可能

「EventIn」への参加には専用URLが発行され、参加者の管理も簡単。会場の準備や手配、参加者の移動コストなどもかからず、開催しやすい。

「EventIn」選定のポイントは？

小規模での議論の場を用意できるか？

複数の会場に分かれてのセッションやコミュニケーションができること。

• 基調講演だけでなく、テーマを設けたテーブルを用意できる

テーブルごとの移動が自由かつ簡単にできるか？

議論したいテーマの分科会へと自由に簡単に移動できること。

• 会場全体が一覧表示され、自由にテーブルを移動できる
• 「お試し視聴」機能によりテーブル内の様子を確認できる

お客様の声

自由にテーブルを移動でき、テーマごとの意見交換を実現できた

学術機関の関係者と現状の課題を共有しディスカッションしていく場は、新たなソリューションを生み出していく上でとても重要です。これまでは関係者が会場に集う形式で開催していましたが、新型コロナウィルスの影響でオンライン形式での開催が求められるようになりました。

意見交換だけでなく基調講演も行っていたため、オンラインへの移行にあたっては、1対nの基調講演とn対nの意見交換が柔軟に運用でき参加者が操作しやすいツールを探すことが求められました。その点、「EventIn」は参加者全員に向けた講演ができるだけでなく、参加者が自由にテーブルごとに分かれてコミュニケーションが取れる場を設けられるため、今回のイベントにぴったりなツールでした。

特に、一度議論に参加したテーブルから退出して他のテーブルへと自由に移動できる点はとても良かったです。参加関係者の時間を無駄にすることなく、議論を活発に進めることができます。能動的に参加したいテーブルを選ぶことができることがとても魅力的です。

東日本電信電話株式会社 デジタル革新本部
デジタルイノベーション部 デジタル戦略部門 R&D戦略担当　黒川 和宏 氏

対面開催とオンライン開催を組み合わせた「ハイブリッド型」を検討

今回オンラインで意見交換を開催するにあたり、既存のオンラインツールでは一方通行の発信になりがちな点が懸念され、双方向の意見出しやコミュニケーションができることが重要だと考えていました。そこで「EventIn」を活用し、複数のテーマごとに参加者が分かれて議論し、自由に移動できる場を用意できたことは新しい発見でした。

今後の意見交換は、直接顔を合わせてディスカッションができる対面形式での開催とオンライン開催との組み合わせを検討しています。対面だからこそ話しやすいこともあるため対面開催をなくすことはないと思いますが、回数を増やして会場で開催することは難しいため、次の対面開催を実施するまでの期間にもオンライン開催することでディスカッションの頻度を高めていくことを視野に入れています。

東日本電信電話株式会社 デジタル革新本部
デジタルイノベーション部 デジタル戦略部門 R&D戦略担当　小宮 朋子 氏

NTT東日本様における「EventIn」の活用法

NTT東日本では、学術機関向けのソリューションの提供を行う中、学術機関の関係者と意見交換を行う場を設けている。会場に70〜80名ほどが集い、基調講演やグループでの議論を行うことがコロナの影響で難しくなったため、「EventIn」を活用してオンラインで実施した。その結果、分科会ごとの議論も深まり、参加者同士のコミュニケーションも活発になった。

基調講演と分科会での意見交換ができる場を
オンラインで実施

学術機関の関係者が集うイベントで、全体向けの基調講演や、テーマごとに分かれて議論を行う分科会を開催。従来のオンラインツールでは、テーマごとの分科会を開催することが難しかった。しかし「EventIn」なら、基調講演での質疑応答や、分科会でのディスカッションが可能になる。

テーブル間を自由に移動できる仕組みで
議論を活性化

テーマごとの分科会を開催するにあたり、自由にテーブル間を移動できることが重要だった。「EventIn」は入退室を能動的にできるため、参加者の議論がより深まった。

今後はオンライン開催も並行し、意見交換の場を増やしていく

オンライン開催の場合、参加者は会場への移動も必要なく手軽に参加できる。また主催者側としてもコストを抑えて開催できるようになる。
そのため、今後は対面開催を行いながらも、オンライン開催の場も併用して意見交換の機会を増やしていくことを検討している。